Eine Praxissoftware begleitet Sie jeden Tag: beim Schreiben der Rechnung, beim Dokumentieren der Behandlung, bei der Terminplanung. Eine Software, die nicht zu Ihrer Praxis passt, kostet Sie Zeit, und ein späterer Wechsel ist aufwendig. Dieser Ratgeber nennt die Kriterien, die für Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker, Therapeutinnen und Therapeuten sowie Coaches wirklich zählen. Am Ende finden Sie eine Checkliste.

1. Abrechnung: GebüH, Privatrechnung und Pflichtangaben

Heilpraktiker rechnen in der Regel nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) ab. Achten Sie darauf, dass die Software Leistungen und Diagnosen (ICD-10) aus der Klientenakte übernimmt, die Pflichtangaben auf der Rechnung setzt und Rechnungen mit und ohne Umsatzsteuer erstellen kann. Ein Storno sollte nachvollziehbar im Rechnungsjournal stehen, statt Daten zu löschen. Was auf eine Rechnung gehört, erklärt unser Leitfaden zu den Pflichtangaben einer GebüH-Rechnung. Mehr zur Abrechnung mit Vereto: Digitale Abrechnung für Heilpraktiker.

2. E-Rechnung und Steuerberater

Seit 2025 gelten für Rechnungen an Unternehmen die Regeln zur E-Rechnung; normale Rechnungen an Patientinnen und Patienten sind davon nicht betroffen. Prüfen Sie, ob die Software E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugt und ob Sie Umsätze für Ihren Steuerberater exportieren können, etwa per DATEV-Export. Einen Überblick gibt die Seite eRechnung für Heilpraktiker.

3. Klientenakte und Dokumentation

Sie müssen Ihre Behandlungsdokumentation über Jahre aufbewahren. Fragen Sie nach: Wie werden Akteneinträge gespeichert und geschützt? Gibt es Vorlagen für Behandlungsvertrag und Anamnese? Können Sie Ihre Daten vollständig herunterladen, falls Sie die Software wechseln oder Ihre Praxis aufgeben? Bei Vereto finden Sie unter „Extras“ den Punkt „Daten herunterladen“ für Klientendaten, archivierte Dokumente und Akten.

4. Terminplanung und Online-Terminbuchung

Ein Terminkalender mit Serien, Erinnerungen und Online-Buchung für Klientinnen und Klienten spart Telefonzeit. Wichtig sind: Buchung rund um die Uhr, Terminarten mit eigener Dauer, Wartelisten und die Möglichkeit, den Kalender mit einem externen Kalender abzugleichen. Mehr dazu: Online-Terminbuchung.

5. Videosprechstunde

Wer Termine auch per Video anbietet, braucht eine Lösung, die Datenschutz und einfache Bedienung verbindet: Zugang nur mit persönlichem Link, Warteraum, keine Aufzeichnung, einen Server in der EU. Bei Vereto läuft die Video-Sprechstunde auf einem eigenen Server in Spanien (EU), die Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Details: Video-Sprechstunde.

6. Datenschutz und Datensicherheit

Fragen Sie den Anbieter nach Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag), Unterauftragsverarbeitern und nach dem Schutz des Zugangs, zum Beispiel einer Zwei-Faktor-Anmeldung. Seriöse Anbieter legen diese Angaben offen und stellen den AV-Vertrag bereit. Bei Vereto stehen die Server in der EU, der AV-Vertrag ist inklusive, und die Zwei-Faktor-Anmeldung ist Pflicht.

7. Bedienung im Alltag

Läuft die Software im Browser oder muss sie installiert werden? Funktioniert sie auf Tablet und Smartphone? Gibt es Hilfevideos und verständliche Anleitungen? Testen Sie vor der Entscheidung mit echten Abläufen: Klient anlegen, Rechnung schreiben, Termin eintragen.

8. Preis und Vertragsbedingungen

Vergleichen Sie nicht nur den Monatspreis, sondern auch, was im Preis enthalten ist, was Zusatzmodule kosten und wie lange die Vertragslaufzeit ist. Die Nutzungslizenz von Vereto beginnt bei 100 Euro netto pro Jahr, Mitglieder des VFP erhalten einen Sonderpreis von 75 Euro. Zusatzfunktionen wie Archiv + Akte oder Video-Sprechstunde werden gesondert ausgewiesen; alle Preise stehen auf der Seite Preise. Eine Übersicht verschiedener Anbieter finden Sie im Preisvergleich.

Checkliste: Das sollte Ihre Software können

• GebüH-Rechnung mit Pflichtangaben, mit und ohne Umsatzsteuer
• Storno nachvollziehbar im Rechnungsjournal
• E-Rechnung (ZUGFeRD) und Export für den Steuerberater
• Klientenakte mit Vorlagen für Behandlungsvertrag und Anamnese
• Vollständiger Datenexport bei Wechsel oder Praxisaufgabe
• Terminkalender, Online-Terminbuchung, Erinnerungen
• Videosprechstunde ohne Aufzeichnung mit Warteraum
• AV-Vertrag, Serverstandort in der EU, Zwei-Faktor-Anmeldung
• Bedienung im Browser, Hilfevideos, Testzugang
• Klare Preise und Vertragslaufzeit

Vereto kostenlos testen

Wenn Sie prüfen möchten, ob Vereto zu Ihrer Praxis passt: Testzugang anfordern. Für Psychotherapie (HPP) gibt es eine eigene Seite zur Praxissoftware für Heilpraktiker für Psychotherapie, für Tierheilpraktiker die Seite Abrechnung für Tierheilpraktiker.

Häufige Fragen

Welche Software eignet sich für Heilpraktiker?

Entscheidend sind Abrechnung nach GebüH, Klientenakte, Terminplanung und Datenschutz. Die Kriterien stehen in diesem Ratgeber; Vereto bietet alle genannten Funktionen und lässt sich kostenlos testen.

Was kostet eine Praxissoftware für Heilpraktiker?

Das hängt vom Anbieter und von den Modulen ab. Die Vereto-Nutzungslizenz beginnt bei 100 Euro netto pro Jahr; Zusatzfunktionen werden gesondert ausgewiesen.

Kann ich meine Daten beim Anbieterwechsel mitnehmen?

Das sollten Sie vor der Entscheidung klären. Bei Vereto gibt es unter „Extras“ die Funktion „Daten herunterladen“.

Brauche ich eine E-Rechnung?

Für Rechnungen an Unternehmen gelten Regeln zur E-Rechnung, normale Patientenrechnungen sind nicht betroffen. Details auf der Seite zur eRechnung.

Fragen? Schreiben Sie uns: info@vereto.de