Vereto — die Praxissoftware für Heilpraktiker

1 Einstieg & Anmeldung

So kommen Sie in Ihre Praxis-Umgebung — mit oder ohne bestehendes Passwort.

Vereto ist eine reine Web-Anwendung: keine Installation, kein Update, das Sie selbst anstoßen müssten. Sie brauchen nur einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internetverbindung — auch auf Tablet und Smartphone funktioniert der Zugang.

Anmelden

1. Rufen Sie https://www.vereto.de/vereto/php/p_start auf, oder klicken Sie auf der Vereto-Website oben im Menü auf „Vereto öffnen".
2. Geben Sie Ihre Mandantennummer (Verband, z. B. VFP) und Ihre Praxisnummer ein.
3. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein.
4. Geben Sie im Feld Zugangscode Ihr Passwort und Ihren persönlichen Zugangsschlüssel ein, verbunden durch ein Pluszeichen: Passwort+Schlüssel. Den Zugangsschlüssel haben Sie bei der Einrichtung erhalten.
5. Klicken Sie auf „Anmelden".

Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA)

Nach Passwort und Zugangsschlüssel folgt ein sechsstelliger Code per E-Mail — geben Sie ihn auf der nächsten Seite ein, um sich vollständig anzumelden. Der Code gilt nur begrenzte Zeit; kommt keine E-Mail an, lässt sich ein neuer Code anfordern. Der Code wird an die E-Mail-Adresse geschickt, die in Ihren Benutzerdaten hinterlegt ist, und ist 5 Minuten gültig. Schauen Sie bei ausbleibender Mail zuerst im Spam-Ordner nach; bei Adressen von web.de, gmx.de, gmx.net oder mail.de kann die Zustellung einige Minuten dauern. Eine veraltete Adresse ändern Sie nach einer Anmeldung unter Extras → Benutzerverwaltung → Kontaktdaten bearbeiten; kommen Sie nicht mehr hinein, schreiben Sie an info@vereto.de.

Automatische Sitzungsbeendigung

Aus Datenschutzgründen meldet Vereto Sie nach einer Weile ohne Aktivität automatisch ab („Sitzung ist wegen Inaktivität beendet"). Melden Sie sich dann einfach erneut an — bereits gespeicherte Daten gehen dabei nicht verloren, nur ungespeicherte Formulareingaben.

Testzugang

Interessentinnen und Interessenten beantragen unter vereto.de → Testzugang einen kostenlosen, zeitlich begrenzten Testzugang — die Bearbeitung dauert in der Regel rund einen Werktag.

Rechnungen, die Sie im Testzugang erzeugen, tragen das Wasserzeichen „Testversion“. Mit der Bestellung (Kapitel 13) erstellen Sie neue Dokumente ohne Wasserzeichen.

2 Das Hauptmenü im Überblick

Nach der Anmeldung sehen Sie das Hauptmenü — von hier aus erreichen Sie alle Funktionen.

Das Menü gliedert sich in sechs Bereiche. Je nach Praxis-Einstellung (freiberuflich/gewerblich, mit/ohne Aktenführung) sind einzelne Unterpunkte aus- oder eingeblendet.

So bedienen Sie das Menü

Klicken Sie einen Menübereich an (z. B. „Abrechnung"), um die Unterpunkte aufzuklappen — manche öffnen wiederum ein eigenes Untermenü (z. B. „Klienten-Übersicht" mit den Filtern „alle" / „in Behandlung" / „nicht in Behandlung"). Auf Smartphone und Tablet öffnet ein Tipp auf das Menü-Symbol oben rechts eine ausklappbare Seitenleiste mit denselben Bereichen.

Der „Hilfe"-Button

Oben rechts auf jeder Seite finden Sie den Button „Hilfe". Er öffnet einen Hilfetext, der genau zu der Seite passt, die Sie gerade geöffnet haben — beim Ausfüllen einer Rechnung erklärt er das Rechnungsformular, nicht eine allgemeine Übersicht. Sie können das Fenster jederzeit schließen, ohne dass Ihre bisherige Eingabe verloren geht.

3 Klientenverwaltung

Klienten (Patienten) anlegen, pflegen, importieren und wiederfinden.

Menüpfad: Klientendaten

Einen neuen Klienten anlegen

1. Öffnen Sie Klientendaten.
2. Füllen Sie mindestens Nachname, Vorname und Adresse aus. Weitere Felder: Titel, Geburtsdatum, Telefon/Mobil, E-Mail, PDF-Passwort und Bemerkung.
3. Wählen Sie bei Bedarf einen Leistungsträger (Kostenerstatter) aus.
4. Klicken Sie auf „Speichern".

Abweichender Rechnungsempfänger: Ist ein Klient nicht selbst der Rechnungsempfänger (zum Beispiel ein Kind), legen Sie den Empfänger zuerst wie einen weiteren Klienten an oder als „Nur Adresse“-Datensatz (zum Beispiel für eine Firma). Beim Klienten wählen Sie diesen dann als abweichenden Rechnungsempfänger aus und geben die Beziehung zum Versicherten an. Rechnungen enthalten danach automatisch dessen Adresse. E-Mail-Adresse und PDF-Passwort für den Rechnungsversand tragen Sie beim abweichenden Empfänger ein.

„nur Adresse“: Mit dem Haken „nur Adresse“ neben der Anrede speichern Sie einen Eintrag als reine Adresse, etwa als abweichende Rechnungsadresse. Eine solche Adresse lässt sich nicht als Klient auswählen; die Buttons „GebüH-Rechnung erstellen“, „Untern.rechnung erstellen“, „letzte GebüH-Rechnung kopieren“ und die Akte-Buttons sind dann ausgegraut. Wählen Sie die Adresse stattdessen beim Klienten im Feld für den abweichenden Rechnungsempfänger aus.

Klient auswählen / aktivieren

Über die Klienten-Auswahlliste wählen Sie einen bestehenden Klienten aus — seine Daten erscheinen im Formular, er gilt ab jetzt als „aktiver Klient" für Rechnung, Termin und Akte. Bei vielen Klienten hilft die Suche: geben Sie einen oder mehrere Begriffe ein (z. B. Nachname und Ort) — Vereto durchsucht alle Felder, nicht mehr nur den Anfangsbuchstaben des Nachnamens.

Name nicht nachträglich ändern: Ändern Sie bei einem vorhandenen Klienten niemals die Identität, indem Sie Vor- und Nachname durch einen völlig anderen Namen ersetzen. Alle zugehörigen Dokumente (Rechnungen, Patientenakte, Archiv) gehören danach zum neuen Namen, und der bisherige Klient ist nicht mehr auffindbar. Für Tippfehler im Namen wenden Sie sich bitte an den Support unter info@vereto.de.

Klienten kopieren

Bei einem bereits geladenen Klienten steht der Button „Klienten kopieren" zur Verfügung. Er übernimmt nur Adress- und Kontaktdaten (Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon, Mobil, Leistungsträger, Firma, Zahlungsziel) in ein neues, noch nicht gespeichertes Formular — praktisch für Familienmitglieder oder Personen im selben Haushalt. Name, Geburtsdatum, E-Mail und PDF-Passwort bleiben bewusst leer. Gespeichert wird erst, wenn Sie das Formular selbst absenden.

CSV-Import (mehrere Klienten auf einmal)

Über Klientendaten → CSV-Import Patientendaten importieren Sie mehrere Klienten aus einer Tabellendatei, statt sie einzeln einzutippen. Eine Muster-CSV mit der passenden Spaltenreihenfolge steht zum Download bereit. Prüfen Sie nach dem Import die Fehlerübersicht — fehlerhafte Zeilen werden angezeigt und nicht importiert.

GDT-Export: Über Abrechnung → GDT-Export (aktueller Klient) laden Sie die Stammdaten des aktuell aktivierten Klienten (Name, Geburtsdatum, Adresse) als GDT-2.1-Datei herunter, um sie in ein per GDT-Schnittstelle angebundenes Gerät oder Fremdsystem einzulesen. Ein Rückimport aus einem Gerät ist nicht vorgesehen. In einzelnen Berufsprofilen (z. B. Coaching) steht der Export nicht zur Verfügung.

Klienten mit angefangener GebüH-Rechnung

Diese Liste zeigt Klienten, für die bereits eine Rechnung begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurde — praktisch, um offene Vorgänge nicht zu vergessen.

Aufbewahrung & Löschen: Menüpfad: Klientendaten → Aufbewahrung & Löschen (nur Hauptbenutzer). Vereto rechnet mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ab dem Ende des Kalenderjahres der letzten Aktivität (Termin, Rechnung, Akteneintrag, Dokument, Befund); das ist eine Vorgabe von Vereto und keine Rechtsberatung. Die Seite zeigt drei Listen: Einträge, deren Frist abgelaufen ist, Einträge, die noch in der Frist sind (mit dem frühesten Löschdatum), und das Löschprotokoll. In der ersten Liste setzen Sie Haken, bestätigen das endgültige Löschen und klicken auf „Ausgewählte endgültig löschen“; pro Vorgang sind höchstens 200 Einträge möglich. Gelöscht werden der Klient mit Terminen, Akte, archivierten Dokumenten, Rechnungen und Umsätzen; das lässt sich nicht rückgängig machen. Ein Klient, der noch Rechnungsempfänger für eine andere Person ist, bleibt bestehen. Vereto löscht nie automatisch. Unter „Aufbewahrungsfrist dieser Praxis“ stellen Sie eine längere Frist ein (10 bis 30 Jahre, nicht kürzer als 10 Jahre); jede Änderung wird protokolliert. Das Löschprotokoll enthält keine Namen von Klientinnen und Klienten, nur Zahlen; bei Archivdokumenten ohne Klient steht zusätzlich der Betreff. Das Protokoll (die neuesten 5.000 Einträge) laden Sie als CSV-Datei herunter, zum Beispiel als Nachweis für Ihre Datenschutzdokumentation. Die Datensicherungen von Vereto laufen nach etwa 5 Wochen aus; eine einzelne Akte lässt sich aus der Datensicherung nicht gezielt wiederherstellen. Archivdokumente ohne Klient (z. B. Eingangsrechnungen) listet die Seite getrennt auf; sie lassen sich nach Ablauf ihrer Frist (Ende des Kalenderjahres des Dokumentdatums plus Ihre eingestellte Frist, mindestens 10 Jahre) einzeln löschen; ist das Dokumentdatum unbekannt (Jahr vor 1990), bleibt die Löschung gesperrt, sofern sie in keiner Akte verwendet werden. Das Löschen kann gegen Ihre Aufbewahrungspflicht verstoßen: Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern relevant sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, oder eine Betriebsprüfung oder ein Rechtsstreit läuft. Vereto prüft das nicht; sichern Sie vorher unter Extras → Daten herunterladen. Jede Löschung wird protokolliert.

Zwischenspeichern: Mit dem Button „speichern und später fortsetzen“ im Rechnungsformular sichern Sie angefangene GebüH-Rechnungsdaten, z. B. direkt nach einer Behandlung. Unter Klientendaten → Klienten mit angefangener GebüH-Rechnung wählen Sie den Klienten mit „anzeigen“ aus und machen mit „GebüH-Rechnung fortsetzen“ weiter; abgeschlossen wird die Rechnung wie gewohnt. Für die Unternehmerrechnung gibt es kein Zwischenspeichern.

4 Terminkalender

Termine anlegen, verwalten und exportieren — als Einzeltermin oder als Serie.

Menüpfad: Termine → Terminkalender

Termin anlegen

1. Wählen Sie im Kalender Datum und Uhrzeit.
2. Wählen Sie einen Klienten, oder haken Sie „Blocker (kein Klient, z. B. Pause)" an, um die Zeit ohne Klientenbezug zu sperren — die Zeit zählt bei der Kollisionsprüfung wie ein echter Termin.
3. Legen Sie „Zeit von" und „Zeit bis" fest.
4. Speichern Sie den Termin.

Bei vielen Klienten hilft die Checkbox „Klientenliste: nur 'in Behandlung'" oberhalb der Auswahlliste — sie blendet Klienten ohne dieses Häkchen aus und hält die Liste übersichtlich.

Ein Termin benötigt einen Klienten oder den Haken „Blocker". Für ein Erstgespräch, bei dem noch keine Kontaktdaten vorliegen, können Sie einen Platzhalter-Klienten anlegen (ohne Telefon und E-Mail sind Vor- und Nachname Pflicht, z. B. Vorname „Erstgespräch“ und Nachname „!1“; das Ausrufezeichen sortiert ihn an den Listenanfang). Liegen die echten Daten vor, legen Sie den tatsächlichen Klienten an und stellen den Termin im Termin-Fenster auf diesen um.

Termin ändern

Klicken Sie einen bestehenden Termin an, um ihn zu bearbeiten. Auch der zugeordnete Klient lässt sich hier direkt umstellen — praktisch, wenn beim Anlegen versehentlich der falsche Klient gewählt wurde. Ein Löschen und Neuanlegen ist dafür nicht mehr nötig.

Löschen Sie einen online gebuchten Termin im Kalender, erhält die Person automatisch eine E-Mail, dass der Termin storniert wurde (mit Datum und Uhrzeit); bei Gruppenterminen geht die Mail an alle Teilnehmenden. Bei einem manuell angelegten Termin geht diese Mail nur, wenn beim Anlegen bereits eine Sofortmail verschickt wurde; beim Markieren eines Termins als abgesagt wird keine Mail versendet.

Rechnungsstatus im Kalender

Wer das Recht „Abrechnung“ hat (Hauptbenutzer, Administratoren oder eine Gruppe mit Abrechnung ab „Lesen“), sieht im Terminkalender direkt am Termin ein kleines Abzeichen: €✓ bedeutet, dass für diesen Termin bereits eine Rechnung erstellt wurde. Bei einem Gruppentermin steht €½, wenn erst ein Teil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer abgerechnet ist. Ohne Abzeichen ist der Termin noch offen. Abgesagte Termine und Blocker tragen kein Abzeichen. Das hilft besonders, wenn mehrere Benutzer mit einer Praxis arbeiten: Sie sehen auf einen Blick, was schon abgerechnet ist. Wird eine Rechnung storniert, verschwindet das Abzeichen wieder. Der Abrechnungsstatus gehört zur Klientin bzw. zum Klienten: Wechseln Sie bei einem Einzeltermin die Person, übernimmt die neue Person den Status „abgerechnet“ nicht von der bisherigen.

Termin als abgesagt markieren

Klicken Sie den Termin an und wählen Sie im Termin-Fenster „Als abgesagt markieren“ (mit Rückfrage). Der Termin bleibt im Kalender sichtbar — grau-schraffiert und durchgestrichen, mit dem Titel „abgesagt: …“ —, ist aber danach nicht mehr abrechenbar: er erscheint nicht mehr unter „Noch nicht abgerechnete Termine“, es werden keine Erinnerungen mehr versendet, und der Zeitraum steht für Online-Buchungen wieder zur Verfügung. Ein Video-Link des Termins wird ungültig; im Kalender-Abo und im ICS-Export fehlt der Termin.

Mit „Absage zurücknehmen“ machen Sie die Markierung jederzeit rückgängig (bei einem inzwischen neu vergebenen Zeitraum erhalten Sie einen Hinweis). Bereits abgerechnete Termine lassen sich nicht absagen, ebenso keine Blocker. Bei einer Terminserie gilt die Markierung nur für den geöffneten Termin, bei einem Gruppentermin für den ganzen Termin. Voraussetzung ist das Recht „Termine“ mit Bearbeitungsstufe.

Terminserien (wiederkehrende Termine)

Beim Neuanlegen eines Termins lässt sich zusätzlich eine Wiederholung festlegen (täglich / wöchentlich / alle 2 Wochen / monatlich, bis zu 52 Termine). Jeder Termin der Serie bleibt danach eigenständig — Sie ändern oder löschen einzelne Termine, ohne die übrigen zu beeinflussen. Termine einer Serie erkennen Sie im Kalenderraster an einem Wiederholungs-Symbol und gestricheltem Rand. Über „Ganze Serie löschen" entfernen Sie alle noch bevorstehenden Termine der Serie auf einmal — inklusive automatischem Aufräumen von Erinnerungsmails, Online-Buchungs-Stornos und Warteliste.

Klient/in über eine Terminverschiebung informieren

Verschieben Sie einen bestehenden Termin — per Ziehen im Kalender oder über das Bearbeiten-Formular —, kann Ihre Klientin oder Ihr Klient automatisch per E-Mail informiert werden: mit einer Übersicht des alten und neuen Termins und einer aktualisierten Kalenderdatei (ICS) zum Import in die eigene Kalender-App. Standardmäßig ist das ausgeschaltet; einschaltbar unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) über die Option „Info-Mail bei Verschiebung".

Namensanzeige im Kalender: Aus Datenschutzgründen zeigt der Terminkalender den Klientennamen abgekürzt an — standardmäßig als „M. Anna“ (Anfangsbuchstabe des Nachnamens, dann Vorname). Hauptbenutzer und Administratoren können unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) → Anzeige im Terminkalender → Namensanzeige stattdessen „Mustermann, A.“ (Nachname, Anfangsbuchstabe des Vornamens) wählen. Die Einstellung gilt für die ganze Praxis; den vollständigen Namen sehen Sie weiterhin erst nach einem Klick auf den Termin. Den sichtbaren Zeitraum der Zeitleiste (Standard 07:00 bis 20:00 Uhr) legen Hauptbenutzer und Administratoren unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) → Anzeige im Terminkalender → Sichtbarer Zeitraum fest (ganze Stunden, mindestens 4 Stunden, z. B. 09:00 bis 22:00 Uhr); er gilt für die ganze Praxis und wirkt sofort. Termine außerhalb des Zeitraums bleiben gespeichert, sind in der Mehrfachansicht aber nicht sichtbar.

Urlaub und Öffnungszeiten im Kalender: Die unter „Terminbuchung online (Einrichtung)“ hinterlegten Urlaubs- bzw. Sperrzeiträume erscheinen im Kalender als dezent gelb hinterlegte Tage (beim Darüberfahren sehen Sie den Grund). Haben Sie Öffnungszeiten eingetragen, sind die Zeiten außerhalb davon in der Wochen- und Tagesansicht leicht grau hinterlegt. Das ist nur eine Anzeige: Termine können Sie weiterhin zu jeder Zeit anlegen.

Feiertage & Bundesland

Der Kalender zeigt automatisch die Feiertage des in Ihren Praxisdaten hinterlegten Bundeslands — inklusive Sonderfällen wie dem Kleinwalsertal, das ausschließlich österreichische Feiertage nutzt.

Mehrfachansicht: Monat / Woche / Tag / Liste / Jahr

Der Menüpunkt Termine → Terminkalender öffnet die Mehrfachansicht. Wechseln Sie zwischen fünf Ansichten (Monat, Woche, Tag, Liste, Jahr), verschieben Sie Termine per Drag&Drop und legen Sie neue über ein Klick-Modal an oder bearbeiten Sie bestehende. Die Klientenauswahl läuft über eine Suche statt einer langen Liste. Über diese Ansicht erzeugen Sie außerdem einen einmaligen ICS-Export der gerade sichtbaren Termine — zusätzlich zum dauerhaften Kalender-Abo weiter unten. Seit September 2026 ist dies die Standardansicht (Menüpunkt „Termine → Terminkalender" führt direkt hierher); die frühere Wochen-Rasteransicht bleibt darüber als Alternative erreichbar.

Öffnen Sie einen vorhandenen Termin, steht Ihnen dort der Button „Per E-Mail senden" zur Verfügung: der Termin geht als Kalenderdatei (ICS) an die beim Klienten hinterlegte E-Mail-Adresse. Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse für Ihren eigenen Benutzer-Zugang.

Kalender-Abo (ICS-Export)

Am Ende der Terminkalender-Seite finden Sie einen Kalender-Abo-Kasten. Er liefert einen einmalig einzurichtenden Link, den Sie in Ihrer eigenen Kalender-App (Google Kalender, Apple Kalender, Outlook) als Abonnement hinterlegen — künftige Termine erscheinen dann automatisch auch dort.

Wunschtermine / Warteliste ansehen

Menüpfad: Termine → Wunschtermine / Warteliste. Die Seite listet alle Personen, die sich über das Buchungswidget auf die Warteliste eingetragen haben (neueste zuerst, höchstens 200): Eingangsdatum, Wunschdatum, Terminart, Name, E-Mail, Telefon, Wunsch im Freitext und Status. „benachrichtigt“ heißt, dass die Person automatisch informiert wurde, weil ein Termin frei geworden ist. Melden Sie sich bei der Person und klicken Sie auf „Erledigt“ — der Eintrag bleibt grau sichtbar, „Wieder öffnen“ macht das rückgängig, „Löschen“ entfernt ihn endgültig. Ansehen kann die Liste jeder mit Leserecht für Termine; Erledigen und Löschen erfordern das Bearbeitungsrecht.

Info-Mail bei neuen Einträgen: Sobald sich jemand neu einträgt, erhalten Sie eine kurze E-Mail mit Name, E-Mail und Wunsch. Diese Mail ist für alle Praxen standardmäßig eingeschaltet; abschalten können Sie sie unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) unter „Mails und Erinnerungen“, indem Sie den Schalter „Info-Mail bei Wartelisteneintrag“ ausschalten.

Löschen Sie einen Termin an einem Tag, für den Wunschtermine vorliegen, erhält die am längsten wartende, noch nicht benachrichtigte Person für diesen Tag automatisch eine E-Mail, dass wieder ein Platz frei ist. Der Platz wird nicht reserviert; die Person bucht den Termin selbst wie gewohnt online.

Terminliste & ICS-Einzelexport

Über Termine → Terminliste sehen Sie alle Termine tabellarisch. Ein einzelner Zeitraum lässt sich zusätzlich als ICS-Datei herunterladen (ein Standardformat, das jede gängige Kalender-App öffnet) und z. B. per E-Mail versenden.

4b Video-Sprechstunde

Termine per Video durchführen — ganz ohne separate Software.

Direkt zu: Aktivierung & Bindung · Sichtbarkeit steuern · Termin mit Video-Sprechstunde · Ablauf & Zulassen · Werkzeuge · Preismodell · Datenschutz-Hinweis · Gruppentermine · Ad-hoc-Meeting · Gerätecheck für Klienten · Der eigene Server & Sicherheit

Menüpfad: Termine → Video-Sprechstunde. Ein Schalter aktiviert die Funktion grundsätzlich für Ihre gesamte Praxis. Der Video-Raum-Name wird automatisch aus Ihrem Praxisnamen abgeleitet — ein eigenes Kürzel-Eingabefeld gibt es nicht mehr, die Eindeutigkeit/Sicherheit des Raumnamens hängt ausschließlich von einem praxiseigenen, geheimen Schlüssel ab, nicht vom sichtbaren Namensteil. Die Aktivierung ist mit einer 12-Monats-Bindung verbunden (analog zu Archiv+Akte/Praxen-Verzeichnis) — nach dem Einschalten wird das verbindliche Enddatum angezeigt, vor dem eine Deaktivierung nicht möglich ist.

Sichtbarkeit steuern (seit Version 6.41): Zusätzlich zum grundsätzlichen Ein-/Ausschalten legen Sie fest, für welche Termine der Video-Link tatsächlich erscheint — Global (bei jedem Termin, das bisherige Verhalten), Pro Klient (nur bei einzeln freigeschalteten Klientinnen/Klienten), Pro Klient + pro Termin (die Termin-Einstellung hat Vorrang, sonst gilt die Klienten-Einstellung) oder Nur pro Termin. Ohne ausdrückliche Freischaltung bleibt Video für einen Klienten/Termin immer aus. Beim erstmaligen Wechsel weg von Global können Sie optional alle bisherigen Klientinnen/Klienten in einem Schritt aktivieren, sonst verschwindet der Video-Link zunächst überall.

So nutzen Sie es

1. Aktivieren Sie die Video-Sprechstunde in den Einstellungen.
2. Öffnen Sie im Terminkalender einen Termin — bei aktivierter Funktion erscheint ein zusätzlicher Button „Video-Sprechstunde beitreten".
3. Bei Sichtbarkeit „Global" erhält Ihr Klient/Ihre Klientin denselben Link automatisch in der Terminbestätigungs-E-Mail — unabhängig davon, ob der Termin online gebucht oder von Ihnen selbst im Kalender angelegt wurde. Bei den eingeschränkteren Sichtbarkeits-Stufen (siehe oben) nur, wenn für diesen Klienten/Termin ausdrücklich freigeschaltet.
4. Zum Termin öffnen beide Seiten einfach ihren jeweiligen Link im Browser, eine zusätzliche Software-Installation ist nicht nötig.
5. Betritt Ihr Klient/Ihre Klientin den Video-Raum, während noch niemand aus Ihrer Praxis im Raum ist, bekommen Sie automatisch einen Warteraum-Hinweis per E-Mail — mit Terminzeit und einem Direktlink in den Raum.

Im Terminkalender zeigt ein kleines Kamera-Symbol 📹 direkt am Termin, ob dafür aktuell ein Video-Link sichtbar ist — auf einen Blick, ohne den Termin erst öffnen zu müssen.

Der Ablauf im Gespräch: Einstiegsseite, Wartebereich und Zulassen

Der Link aus der Einladung führt auf eine Einstiegsseite (meet.vereto.de/einstieg) — für Ihre Klientinnen und Klienten genauso wie für Sie. Dort lassen sich Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vorab prüfen; mit „Gespräch beitreten“ bzw. „Gespräch starten“ geht es direkt im Browser in den Raum, es muss nichts installiert werden. Unten auf der Seite steht in jedem Zustand der Ausweichlink „Gespräch direkt öffnen“.

Aus Sicht Ihrer Klientinnen und Klienten:

1. Der Link aus der Einladungs-Mail öffnet die Einstiegsseite. Dort testen Klientinnen und Klienten Kamera, Mikrofon und Lautsprecher.
2. Mit „Gespräch beitreten“ warten sie zunächst im Wartebereich. Die Seite zeigt „Ihr Behandler wurde benachrichtigt und lässt Sie gleich in das Gespräch. Bitte bleiben Sie auf dieser Seite.“
3. Sobald Sie die Person zulassen, beginnt das Gespräch. Verlässt eine Person das Gespräch und tritt erneut bei, wartet sie wieder im Wartebereich.

Aus Ihrer Sicht als Praxis:

1. Über „Video-Sprechstunde beitreten“ im Terminkalender (oder über das Ad-hoc-Meeting) öffnen Sie dieselbe Einstiegsseite im Modus „Start für die Praxis“. Mit „Gespräch starten“ betreten Sie den Raum mit Moderatorrechten.
2. Sobald jemand im Wartebereich steht, erscheint oben ein Hinweis, z. B. „1 Gast wartet“, mit der Schaltfläche „Zulassen“. Sind Sie noch nicht im Raum, erhalten Sie zusätzlich die Warteraum-Mail (siehe unten).
3. Ein Klick auf „Zulassen“ öffnet das Teilnehmer-Fenster. Dort lassen Sie wartende Personen einzeln zu oder lehnen sie ab; warten mehrere, steht zusätzlich „Alle zulassen“ zur Verfügung.

Der Wartebereich gilt für Termine und für Ad-hoc-Meetings: Wer über den Gesprächspartner-Link kommt, wartet, bis Sie ihn zulassen.

Im Gespräch: Werkzeuge

Im Gespräch stehen Bildschirmfreigabe, Chat, „Hand heben“, Kachelansicht und Vollbild zur Verfügung. Das Whiteboard finden Sie im Menü „Weitere Einstellungen“ (drei Punkte in der Symbolleiste) unter „Whiteboard anzeigen“; alle Teilnehmenden können darauf gemeinsam zeichnen und schreiben. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Gruppentermine sind bis 9 Klientinnen und Klienten plus Sie möglich (siehe unten).

Gerätecheck für Klienten: Den reinen Gerätetest erreichen Klientinnen und Klienten unter meet.vereto.de/einstieg/?check=1 — ohne Anmeldung und ohne dass ein Gespräch aufgebaut wird. Die Terminmails mit Video-Link enthalten dazu den Hinweis „Tipp: Prüfen Sie vorab Kamera und Mikrofon“ mit einem Link. Zusätzlich führt der Einladungslink selbst auf die Einstiegsseite mit demselben Gerätecheck (siehe oben). Klientinnen und Klienten prüfen Kamera, Mikrofon und Lautsprecher, wählen bei Bedarf das richtige Gerät und erhalten Hinweise zu Browser (auf iPhone/iPad Safari) und Verbindung. Der Test läuft nur im Browser: Es wird nichts aufgezeichnet, übertragen oder gespeichert. Den Link finden Sie auch auf der Seite „Video-Sprechstunde“.

Praxen, die die Video-Sprechstunde anbieten, können dies zusätzlich im öffentlichen Praxen-Verzeichnis mit einem entsprechenden Hinweis kennzeichnen lassen.

Datenschutz-Hinweis für Ihre Website

Bieten Sie die Video-Sprechstunde an, sollte Ihre Datenschutzerklärung das erwähnen. Auf der Einstellungsseite der Video-Sprechstunde finden Sie dafür die Karte „Datenschutz-Hinweis für Ihre Website“ mit einem kopierbaren Mustertext. Er beschreibt, dass die Gespräche über den von der concreativ GmbH selbst betriebenen Videoserver in der EU laufen, dass Ihre Klientinnen und Klienten einen persönlichen Einladungslink erhalten, dass die Übertragung verschlüsselt erfolgt und das Gespräch nicht aufgezeichnet wird.

Gruppentermine (z. B. Gruppentherapie)

Ein Termin kann mehrere Klientinnen und Klienten haben. Setzen Sie im Termin-Fenster des Terminkalenders den Haken „Gruppentermin" und klicken Sie über die Klientensuche nacheinander 2 bis 9 Klientinnen und Klienten an — sie erscheinen als Liste und lassen sich über das × wieder entfernen. Zusammen mit Ihnen sind so höchstens 10 Personen im Video-Raum; diese Grenze gilt auch auf dem Video-Server selbst.

• Alle Teilnehmenden treffen sich im selben Video-Raum. Jede Person erhält eine eigene, an sie adressierte E-Mail mit eigenem Video-Link und Kalenderdatei — Namen und E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmenden sind darin nicht zu sehen, der Text des Termins wird nicht mitgeschickt. Jeder Link gilt nur für eine gleichzeitige Verbindung — ein weitergeleiteter Link kommt nicht zusätzlich in den Raum, solange die eingeladene Person dort ist. Entfernen Sie eine Person aus der Gruppe (oder löschen Sie den Termin), ist ihr Link sofort gesperrt; ist sie gerade im Gespräch, wird sie innerhalb von etwa einer Minute aus dem Raum entfernt. Nehmen Sie sie wieder auf, braucht sie einen neuen Link ([Einladung an alle senden]).
• Ist die Sofortmail für manuell angelegte Termine aktiv, gehen die Einladungen beim Speichern automatisch hinaus; sonst (oder erneut, etwa nach einer Änderung der Teilnehmerliste) über „Einladung an alle senden" im Termin-Fenster.
• Sie selbst betreten den Raum wie gewohnt über „Video-Sprechstunde beitreten" und haben als Einzige Moderationsrechte.
• Verschieben Sie einen Gruppentermin, erhalten alle Teilnehmenden die Info-Mail (gleiche Einstellung wie beim Einzeltermin). Löschen Sie ihn, erhalten alle Teilnehmenden eine Absage, sofern sie zuvor eingeladen wurden.
• Löschen Sie eine Klientin oder einen Klienten, die bzw. der an einem Gruppentermin teilnimmt, bleibt der Gruppentermin für die übrigen Teilnehmenden bestehen; bleibt nur noch eine Person übrig, wird daraus deren Einzeltermin.
• Im Kalender erscheint ein Gruppentermin als „Gruppe (Anzahl)" statt mit einem einzelnen Namen.
• In der Klientenakte (Zeitleiste und Terminliste) erscheint der Gruppentermin bei jeder teilnehmenden Person und ist als „Gruppentermin“ gekennzeichnet; er zählt dort auch als „Nächster Termin“. Die Termin-Notiz sehen Sie nur bei der Person, die beim Anlegen als Erste gewählt wurde — bei den übrigen Teilnehmenden bleibt sie ausgeblendet, und der Eintrag lässt sich dort nicht ändern oder löschen.
• Die Sammelmail „Alle Termine per Mail senden“ enthält bei einer teilnehmenden Person auch ihre Gruppentermine (gekennzeichnet als „Gruppentermin“, mit ihrem eigenen Video-Link) — ohne Angaben zu den übrigen Teilnehmenden und ohne Termin-Notiz.

Ad-hoc-Meeting starten (spontanes Gespräch ohne Termin)

Sobald die Video-Sprechstunde für Ihre Praxis aktiv ist, erscheint zusätzlich der Menüpunkt Termine → Ad-hoc-Meeting starten. Damit können Sie ein Video-Gespräch führen, ohne vorher einen Termin oder Klienten/eine Klientin anzulegen — praktisch für ein kurzfristiges Telefonat, das spontan doch per Video stattfinden soll.

1. Klicken Sie auf „Neues Ad-hoc-Meeting starten" — sofort entsteht ein neuer, eindeutiger Video-Raum.
2. Über „Jetzt selbst beitreten" öffnen Sie den Raum direkt für sich, mit vollen Moderatorrechten.
3. Den zweiten, separaten Link (ohne Moderatorrechte) kopieren Sie über den Button „Link kopieren" und senden ihn selbst an Ihren Gesprächspartner — z. B. per E-Mail oder Messenger. Da kein Termin/Klient hinterlegt ist, verschickt Vereto hierfür keine automatische E-Mail.

4c Termine aus Kalender importieren

Übernehmen Sie vergangene Termine aus Outlook, Google oder Apple Kalender für einen Klienten in die Akte.

Menüpfad: Klient auswählen, dann in der Akte unter Weitere Aktionen → Termine aus Kalender importieren. Sie benötigen die Berechtigung Termine „Bearbeiten“ und Patientenakte „Bearbeiten“.

1. Zeitraum wählen (3, 6 oder 12 Monate rückwirkend).
2. Kalender-Datei (.ics) hochladen oder, falls für den Kalender-Abgleich eine Adresse hinterlegt ist, diese abrufen. Die Datei wird nur ausgewertet und nicht gespeichert (höchstens 2 MB, 2000 Einträge).
3. Auf der Prüfseite die Empfehlungen ansehen: Sicher, Möglich, Unklar oder Keine Zuordnung. Sie beruhen auf Name, E-Mail oder Telefonnummer im Kalendereintrag und sind nur ein Vorschlag.
4. Einträge auswählen, bei Bedarf je Termin „abrechenbar“ oder „nicht abrechenbar“ ändern und bestätigen.

Auswahlhilfen: Über der Liste wählen Sie alle oder keine Einträge, wählen Doppelte ab, wählen nur sichere (oder sichere und mögliche) Treffer und stellen die Abrechnung für alle Termine um. Mit „Anzeige“ blenden Sie nur nicht zugeordnete oder nur doppelte Einträge ein. Doppelte (gleicher Tag, Startzeit höchstens 30 Minuten Unterschied) und bereits importierte Einträge sind abgewählt.

Abrechnung: Standard ist „nicht abrechenbar“. Der Termin steht dann nur in der Akte und erscheint nicht unter „Noch nicht abgerechnete Termine“. Abrechenbare importierte Termine erscheinen dort, wie andere Termine auch.

4d Kurse

Verwalten Sie Kurse mit mehreren Terminen, zum Beispiel Rückbildung, Yoga oder Gruppentherapie, und sehen Sie die Termine im Kalender.

Menüpfad: Termine → Kurse. Sie benötigen das Recht „Kurse“ (Lesen zum Ansehen, Bearbeiten zum Anlegen und Ändern).

1. Neuen Kurs anlegen und Titel, Art, Beschreibung, Ort, Präsenz oder Video, Höchstzahl der Personen eintragen.
2. Gebühr, Umsatzsteuersatz und Abrechnungsmodus (je Teilnehmer oder Pauschale) festlegen. Die Rechnungen erstellen Sie auf der Seite Abrechnung des Kurses.
3. Im Terminrechner Anzahl, Starttag, Uhrzeit, Dauer und Wochentage wählen und Termine berechnen klicken. Die Termine erscheinen in einer Liste, die Sie anpassen können: Datum oder Zeit ändern, einzelne Termine als abgesagt markieren oder entfernen, Termine von Hand ergänzen.
4. Kurs speichern. Erst jetzt wird alles angelegt.
5. Im gespeicherten Kurs führt der Abschnitt Teilnehmende zur Teilnehmerverwaltung, zur Anwesenheit, zur Abrechnung und zur Druckansicht; bei Video-Kursen außerdem zu den Video-Links.

Teilnehmende und Warteliste

Auf der Seite Teilnehmende verwalten sehen Sie oben die Belegung (zum Beispiel „5 von 10 Plätzen belegt“). Klienten melden Sie an, indem Sie den Namen eintippen und aus der Liste wählen; Begleitpersonen ohne Akte (zum Beispiel Partner oder Partnerin) tragen Sie mit Name und optional Kontakt ein, beides wird verschlüsselt gespeichert. Jede angemeldete Person, auch eine Begleitperson, belegt einen Platz; die Höchstzahl gilt für alle zusammen, bei Video sind es höchstens 9 plus Behandler/in.

Ist der Kurs voll, setzen Sie die Person auf die Warteliste. Wird ein Platz frei, lassen Sie jemanden per Nachrücken nachrücken – das geschieht bei von Ihnen selbst auf die Warteliste gesetzten Personen nicht automatisch. Bei Online-Anmeldungen macht Vereto wartenden Personen dagegen automatisch ein Angebot, sobald ein Platz frei ist. Abmelden entfernt die Person aus dem Kurs; ihre bisherige Anwesenheit bleibt als Historie erhalten, und sie kann wieder aufgenommen werden, solange ein Platz frei ist. Wird ein Klient ganz gelöscht, verschwindet er auch aus seinen Kursen.

Namen und Kontakte sehen Sie nur mit dem Recht „Patientenakte“ (Lesen). Ohne dieses Recht erscheinen neutrale Bezeichnungen, und Klienten können nicht angemeldet werden; Begleitpersonen schon.

Anwesenheit

Wählen Sie auf der Seite Anwesenheit den Kurstermin und tragen Sie für jede angemeldete Person „anwesend“, „abwesend“ oder „entschuldigt“ ein; mit Alle anwesend setzen Sie alle auf einmal. Eine kurze Notiz zum Termin (zum Beispiel das Thema) ist möglich, bitte ohne Gesundheitsdaten. Für abgesagte Termine wird keine Anwesenheit erfasst; ein Termin mit erfasster Anwesenheit kann nicht gelöscht, aber abgesagt werden. Die Übersicht je Person zählt die Anwesenheit über alle Termine.

Druckansicht

Die Druckansicht zeigt die Teilnehmerliste und eine Anwesenheitsliste mit leeren Feldern zum handschriftlichen Eintragen. Der Status des Kurses wird aus den Terminen abgeleitet (Geplant, Laufend, Abgeschlossen); „Abgesagt“ setzen Sie selbst.

Teilnehmende informieren

Auf der Seite Teilnehmende sendet der Abschnitt Teilnehmende informieren eine E-Mail an alle angemeldeten Klientinnen und Klienten. Wählen Sie, worum es geht: der Kurs fällt aus, ein einzelner Termin fällt aus (dann den Termin wählen), die Termine haben sich geändert (die aktuellen Termine stehen in der Mail) oder eine freie Nachricht. Ein Zusatztext (höchstens 500 Zeichen, bitte ohne Gesundheitsdaten) ist optional, bei der freien Nachricht Pflicht. Dazu brauchen Sie das Recht „Patientenakte“ (Lesen), weil E-Mail-Adressen gelesen werden. Begleitpersonen und Personen ohne gültige E-Mail-Adresse werden nicht angeschrieben, die Rückmeldung nennt die Zahl. Pro Kurs ist etwa ein Versand pro Minute möglich.

Abrechnung

Auf der Seite Abrechnung rechnen Sie je nach Modus je Teilnehmer oder per Pauschale ab. Rechnung erstellen öffnet das Formular der Unternehmerrechnung mit vorbelegter Leistung und vorbelegtem Betrag; beides ist dort noch änderbar. Der Steuersatz der Rechnung muss zum Steuersatz des Kurses passen, sonst wird nichts gebucht. Gebühr, Steuersatz und Abrechnungsart sind gesperrt, sobald es eine Rechnung gibt. Wird die Rechnung storniert, ist der Anspruch wieder offen; doppelt abrechnen lässt sich ein Anspruch nicht. Benötigt werden die Rechte Kurse, Abrechnung (Bearbeiten) und Patientenakte (Lesen).

Online-Anmeldung

Eine Online-Anmeldung für Interessierte folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Video-Kurse

Bei Kursen mit der Durchführung Video führt der Knopf Video-Links zur Seite der Videositzung (die Video-Sprechstunde muss eingeschaltet sein). Wählen Sie den Termin; mit Dem Kurs als Leitung beitreten öffnen Sie den Videoraum, höchstens 9 Teilnehmende gleichzeitig plus Sie. Jede angemeldete Person bekommt einen eigenen, persönlichen Link für diesen Termin, der nur auf einem Gerät zur Zeit funktioniert und kurz nach Kursende abläuft. Mit Link anzeigen geben Sie ihn selbst weiter (zum Beispiel bei Begleitpersonen ohne E-Mail-Adresse), mit Per E-Mail senden oder Allen per E-Mail senden verschicken Sie ihn auf Ihren Klick. Ein neuer Link ersetzt den alten, und Alle Links dieses Termins sperren macht alle Links des Termins ungültig. Links werden auch ungültig, wenn sich eine Person abmeldet oder der Termin bzw. Kurs abgesagt wird.

Im Kalender: Kurstermine haben eine eigene Farbe (Legende „Kurse“), erscheinen im manuellen ICS-Export (nicht im dauerhaften Kalender-Abo) und blockieren die Zeit für die Online-Terminbuchung. Im Kalender lassen sie sich nicht verschieben; ein Klick öffnet den Kurs.

5 Online-Terminbuchung

Patienten fragen Termine selbst online an — ganz ohne eigenen Vereto-Zugang.

Einrichtung

Menüpfad: Termine → Terminbuchung online (Einrichtung). Die Einstellungsseite gliedert sich in Themenkarten mit Überschriften und kurzen Erklärungen. Die Seitennavigation führt zu den Themenkarten. Mit „Einstellung suchen“ (Taste /) finden Sie Einstellungen. Nach Änderungen erscheint unten die Speicherleiste mit „Speichern“ und „Verwerfen“; beim Verlassen mit ungespeicherten Änderungen erhalten Sie eine Warnung. Die wichtigsten Themenkarten im Überblick:

Öffnungszeiten: An welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern ist online überhaupt buchbar?

Zeitfenster für einzelne Terminarten – in der Themenkarte „Öffnungszeiten“ (optional): Standardmäßig gelten die Öffnungszeiten für alle online buchbaren Terminarten. Möchten Sie ein Angebot, z. B. ein kostenloses Beratungsgespräch, nur zu festen Zeiten anbieten, legen Sie bei den Öffnungszeiten ein Zeitfenster an und wählen unter „Gilt für“ die gewünschte Terminart. Sobald eine Terminart eigene Zeitfenster hat, gelten für sie nur noch diese (an allen Wochentagen, mehrere Fenster pro Tag möglich); alle anderen Terminarten behalten die allgemeinen Zeiten. Auch bei einer Umbuchung durch Klientinnen und Klienten werden nur die Zeiten der jeweiligen Terminart angeboten. Wird die Terminart gelöscht, werden ihre Zeitfenster mit gelöscht. Das Buchungs-Widget lässt sich aktivieren, wenn allgemeine Zeitfenster vorhanden sind oder jede online buchbare Terminart eigene hat.

Terminarten: Welche Terminarten sind online buchbar, wie lange dauern sie? Haben Sie noch keine eigenen Terminarten, zeigt Vereto den Button „Vorlage für Psychotherapie-Praxen laden (4 typische Terminarten)" — ein Klick legt vier bewährte Terminarten (Erstgespräch, Folgesitzung, Kurzsitzung, Gruppensitzung) an, die Sie danach frei anpassen. Der Button erscheint nur, solange Ihre Praxis noch keine eigenen Terminarten hat.

Urlaubszeiträume (optional): Zeiträume, in denen online gar keine Termine buchbar sind (Urlaub, Fortbildung) — unabhängig von den wöchentlichen Öffnungszeiten. Tragen Sie Von- und Bis-Datum ein; angelegte Zeiträume erscheinen darunter als Liste und lassen sich jederzeit ändern oder löschen.

Buchungsregeln / Mails und Erinnerungen: Mindestvorlauf und Zeittakt finden Sie unter „Buchungsregeln“; Benachrichtigungsadresse, Erinnerungen und Sofortmail unter „Mails und Erinnerungen“. Unter Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse legen Sie fest, wohin neue Anfragen gemeldet werden — leer lassen genügt, dann gehen Benachrichtigungen automatisch an die E-Mail-Adresse Ihres Hauptbenutzer-Zugangs. Den Mindestvorlauf für eine Buchung geben Sie als Zahl mit Einheit (Minuten, Stunden oder Tage) ein, höchstens 7 Tage. Beim Zeittakt der angebotenen Buchungszeiten wählen Sie alle 15 oder 30 Minuten oder Terminlänge plus Pause: Dann folgen die Startzeiten lückenlos aufeinander (z. B. bei 50 Minuten Termin und 20 Minuten Pause 09:00, 10:10, 11:20), jeweils ab Beginn des Zeitfensters. Unter „Buchungsregeln“ können Sie außerdem die Telefonnummer im Buchungsformular als Pflichtfeld verlangen (Standard: aus). Unter „Mails und Erinnerungen“ finden Sie die Erinnerungsmail (etwa 24 Stunden vorher) auch für Termine, die Sie selbst manuell eintragen — nicht nur für online gebuchte (Standard: aus, nutzt die beim Klienten hinterlegte E-Mail-Adresse). Dort finden Sie auch die Option Sofortmail für manuelle Termine: Bei jedem neu angelegten manuellen Termin geht automatisch eine Info-Mail an den Klienten (Standard: aus; dann nicht zusätzlich „Termin an Klient senden“ anklicken, sonst bekommt der Klient zwei Mails).

Individuelle Texte (optional): Ersetzen Sie den Hinweistext im Buchungswidget sowie die Einleitungstexte der Bestätigungs- und Erinnerungsmail durch eigene Formulierungen — leere Felder verwenden weiterhin den bewährten Standardtext. Hier finden Sie auch die Absageregelung: Schalten Sie die verpflichtende Bestätigung der Absageregelung ein; dann muss der Patient vor dem Absenden einer Buchung eine Checkbox mit genau diesem Text bestätigen; ohne Bestätigung lehnt Vereto die Buchung serverseitig ab. Ebenso frei formulierbar: der Text der Bestätigungsseite und der Schlusssatz „Wir freuen uns auf Ihren Besuch." in der Bestätigungs-/Erinnerungsmail.

Zusatztext in der Termin-Mail: Im Abschnitt „Individuelle Texte“ können Sie einen eigenen Zusatztext hinterlegen (z. B. Hinweise zur Anreise oder zum Mitbringen). Er erscheint in der Mail, die Klientinnen und Klienten bei einem von Ihnen angelegten Termin erhalten (Sofortmail und „Termin senden“).

Branding (optional): Eine eigene Akzentfarbe fürs Buchungswidget, mit Live-Vorschau vor dem Speichern.

Dokumente bei Erstbuchung (optional): Bucht ein Klient zum ersten Mal online einen Termin, kann Vereto zusammen mit der Terminbestätigung automatisch ausgewählte Textvorlagen (höchstens 5, z. B. Ihren Behandlungsvertrag) als sicheren Einmal-Download-Link mitschicken — es wird bewusst kein Dokument als Anhang versendet. Zusätzlich lässt sich ein Link zum digitalen Anamnese-Fragebogen mitschicken: Der Klient füllt ihn online über einen persönlichen Einmal-Link aus, die Antworten erscheinen in der Patientenakte unter Anamnese als Vorschlag und werden erst durch Sie übernommen und dabei verschlüsselt gespeichert. Alles ist standardmäßig aus und wird über den Schalter „Automatischen Dokumentenversand bei Erstbuchung aktivieren“ sowie die Vorlagenauswahl bzw. die Option für den Anamnese-Link eingeschaltet. Bei Folgeterminen und bei Terminarten mit „Kein Dokumentenversand“ (z. B. ein kostenloses Erstgespräch am Telefon) wird nichts mitgeschickt. Hat der Klient bereits eine ausgefüllte oder schon eingereichte Anamnese, entfällt nur der Anamnese-Link; ausgewählte Dokumente werden weiterhin verschickt. Anamnesebogen je Terminart: Haben Sie mehrere eigene Fragebögen angelegt, ordnen Sie in der Terminarten-Tabelle (Spalte „Anamnesebogen“) jeder Terminart einen eigenen Bogen zu, z. B. einen für Menschen und einen für Tiere. „Praxisstandard“ nimmt den oben gewählten Fragebogen. Die Spalte erscheint, sobald mindestens ein aktiver eigener Fragebogen mit Fragen vorhanden ist; ein bereits verschickter, noch gültiger Link behält seinen Bogen. Eigener Anamnesebogen: Statt des Vereto-Fragebogens können Sie einen eigenen Fragebogen versenden. Legen Sie ihn unter Stammdaten → Eigener Anamnesebogen an (Titel, Einleitung, bis zu 80 Fragen: Freitext, Ja/Nein, Einfach- oder Mehrfachauswahl zum Ankreuzen, optional Pflicht; aktiv schalten; insgesamt höchstens 900 Felder; dabei zählt jede Frage einmal, bei Mehrfachauswahl stattdessen jede Antwortmöglichkeit einzeln) und wählen Sie hier die Option „Statt des Vereto-Fragebogens meinen eigenen Fragebogen verwenden“. Die Antworten auf den eigenen Fragebogen werden schon beim Absenden verschlüsselt gespeichert und stehen in der Patientenakte unter Anamnese bereit. Der Fragebogen greift nur zusammen mit dem Anamnese-Link; ohne aktive Vorlage mit mindestens einer Frage lässt sich die Option nicht speichern. Der eigene Bogen kann zusätzlich einen Vertragstext mit Zustimmung und Unterschriftsfeld enthalten (s. Kapitel „Eigener Anamnesebogen“), sodass der Klient Fragebogen und Vereinbarung über denselben Link erledigt.

Stammdaten-Formular (optional): Zusätzlich zum Anamnese-Link können Sie in derselben Einstellung einen Link zu einem Stammdaten-Formular mitschicken. Die Klientin oder der Klient trägt Anrede, Titel, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon, Mobil und E-Mail selbst ein und stimmt der Übermittlung an die Praxis zu. Die Angaben liegen verschlüsselt bereit und erscheinen in der Zeitleiste der Person unter Angaben des Klienten prüfen (neu). Dort sehen Sie die bisherigen Werte neben den Angaben und wählen, welche Felder in die Klientenkartei übernommen werden; leere Felder sind vorausgewählt, gefüllte werden nur auf Ihr ausdrückliches Ankreuzen überschrieben. Danach aktivieren Sie die Person in der Klientenverwaltung erneut, damit die neuen Daten angezeigt werden. Der Link ist nur einmal verwendbar und läuft ab.

Video-Link selbst versenden – bei der jeweiligen Terminart (optional): Bei einer Terminart mit „Video-Call“ können Sie „Link selbst senden“ einschalten. Online gebuchte Termine dieser Terminart gehen dann ohne Video-Link in die Terminmails (Bestätigung, Erinnerung, Verschiebung); Sie senden ihn selbst, z. B. nach Zahlungseingang. Öffnen Sie dazu den Termin im Terminkalender: Dort steht der Hinweis „Der Video-Link wird für diesen Termin nicht automatisch versendet“ und der Button „Video-Link jetzt an Klient senden“. Er schickt dem Klienten eine E-Mail mit seinem persönlichen Video-Link; danach laufen weitere Mails zu diesem Termin wieder mit Link. Der Button erscheint nur mit Leserecht auf die Patientenakte und Bearbeitungsrecht für Termine; bei Gruppenterminen nutzen Sie „Einladung an alle senden“. Termine anderer Terminarten und von Hand im Kalender angelegte Termine bleiben unverändert.

Honorar im Behandlungsvertrag: Der Platzhalter für das Honorar pro 60 Minuten in der Vertragsvorlage wird automatisch mit dem Stundensatz aus Stammdaten → Praxisdaten gefüllt (z. B. „120,00“; die Vorlage setzt das EUR-Zeichen selbst dahinter). Ist kein Stundensatz hinterlegt, erscheint bei den Online-Erstbuchungs-Dokumenten eine Linie zum handschriftlichen Ausfüllen. Im manuellen Brief-Dialog wird der Satz nur ersetzt, wenn ein Stundensatz größer null eingetragen ist.

Code für die eigene Website – unter „Aktivierung und Einbindung“: Sie erhalten den Code in drei Varianten: als einbettbares Widget (empfohlen), als reines iframe (für Homepage-Baukästen wie Wix/Jimdo) oder als reiner Link (z. B. für Instagram/Google-Unternehmensprofil oder die E-Mail-Signatur). Über die Kopier-Buttons übernehmen Sie Einbettungscode oder Buchungslink.

Selbst verschieben/stornieren für manuelle Termine: In der Themenkarte „Mails und Erinnerungen“ können Sie einschalten, dass Klientinnen und Klienten manuell im Kalender angelegte Termine über einen Link in der Info-Mail selbst verschieben oder stornieren dürfen (Standard: aus). Der Link steht dann in der Mail zu jedem Termin, auch in der Sammelmail „Alle Termine per Mail senden“. Mit der Option „Verschieben-/Stornieren-Link sofort anlegen“ wird für jeden neuen manuellen Termin sofort ein solcher Link erzeugt, auch wenn noch keine Info-Mail verschickt wurde. Sie wirkt nur bei eingeschalteter Option „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“.

Selbst verschieben/stornieren für online gebuchte Termine: In der Themenkarte „Mails und Erinnerungen“ (Gruppe „Online gebuchte Termine“) steht der Schalter standardmäßig an. Schalten Sie ihn aus, entfallen die Verschieben- und Stornieren-Links in den Bestätigungs- und Erinnerungsmails online gebuchter Termine, und bereits verschickte Links melden „Funktion nicht verfügbar“. Die Mails bitten stattdessen um eine direkte Antwort. Die Online-Buchung selbst und die Bestätigungsmails bleiben erhalten.

Bestehende Öffnungszeiten ändern Sie direkt in der Übersicht: Passen Sie Wochentag, Von- und Bis-Zeit an und klicken Sie auf „Speichern“. Löschen und Neuanlegen ist nicht nötig.

Die Absageregelung schalten Sie mit der Option „Bestätigung der Absageregelung vor der Buchung verpflichtend abfragen“ ein (Standard: aus). Dann müssen Patientinnen und Patienten im Buchungswidget zusätzlich eine eigene Checkbox bestätigen; ohne Bestätigung wird die Buchung abgelehnt. Den Text tragen Sie im Feld „Text der Absageregelung“ ein. Bleibt es leer, zeigt Vereto einen Standardtext (Termine können bis 24 Stunden vorher kostenfrei abgesagt werden; bei späterer Absage oder Nichterscheinen kann ein Ausfallhonorar berechnet werden).

Serienbuchung abschalten: Möchten Sie online nur Einzeltermine anbieten (zum Beispiel für Erstgespräche), schalten Sie unter „Buchungsregeln“ den Schalter „Wiederholungs-Option anbieten“ aus. Die Option gilt für die ganze Praxis und ist im Auslieferungszustand eingeschaltet.

Zum Branding gehören außerdem die Foto-Quelle (kein Foto, eigenes Foto oder Ihr bereits hinterlegtes Praxislogo) und ein persönlicher Begrüßungstext (bis 300 Zeichen), der mit dem Foto oben auf der Buchungsseite erscheint. Mit dem „Experten-Modus“ legen Sie zusätzlich Hintergrundfarbe, Textfarbe, Schriftart, Schriftgröße, Schriftstärke und Eckenradius selbst fest; Vereto prüft dabei, ob der Kontrast ausreichend ist.

Externen Kalender einbinden (Themenkarte „Kalender-Abgleich“): Hinterlegen Sie die private Kalender-Adresse (ICS) Ihres Google-, Outlook/Microsoft-365- oder Apple-iCloud-Kalenders und schalten Sie „Kalender-Synchronisation aktivieren“ ein. Vereto ruft die Adresse regelmäßig ab und sperrt die dort eingetragenen Zeiten für die Online-Buchung wie einen im Vereto-Kalender eingetragenen Termin; es werden Datum und Uhrzeit übernommen, Beschreibungen und Teilnehmer nie. Titel übernimmt Vereto nur, wenn Sie die Option „Titel der externen Termine im Kalender anzeigen“ einschalten (Standard: aus): Dann erscheint der Titel des externen Termins im Vereto-Kalender, nur für angemeldete Mitarbeitende mit dem Recht „Patientenakte“ (Lesen); er wird verschlüsselt gespeichert und nie in der Online-Buchung, im Kalender-Abo oder in E-Mails gezeigt. Ohne die Option steht dort nur „Sync-Kalender“. Beim Ausschalten werden gespeicherte Titel sofort gelöscht. Für externe Termine ohne Endzeit legen Sie eine Ersatzdauer fest (Standard 60 Minuten). Wie weit im Voraus wiederkehrende Termine übernommen werden, wählen Sie mit 3, 6, 12 (Standard) oder 24 Monaten; das gilt unabhängig vom Vorausbuchungshorizont der Online-Buchung.

Für online gebuchte Termine versendet Vereto automatisch etwa 24 Stunden vor dem Termin eine Erinnerungsmail. Für Termine, die Sie selbst im Terminkalender eintragen, geschieht das nur, wenn Sie die Option zur Erinnerungsmail für manuell eingetragene Termine einschalten.

Was Patientinnen und Patienten im Buchungswidget zusätzlich sehen

Ist an einem Tag kein freier Termin mehr verfügbar, können Interessentinnen und Interessenten sich direkt im Widget auf eine Warteliste eintragen (Name, E-Mail, Telefon). Löschen Sie später im Kalender einen bereits vergebenen Termin an genau diesem Tag, wird die wartende Person automatisch per E-Mail benachrichtigt.

Bei geeigneten Terminarten lässt sich statt eines Einzeltermins auch eine wiederkehrende Terminserie buchen („Wöchentlich wiederholen", 2 bis 12 Termine). Vereto prüft dabei alle gewünschten Termine der Serie zusammen — ist auch nur einer nicht mehr verfügbar, wird gar keiner angelegt, damit keine Lücken entstehen. Ist die Serie vollständig buchbar, erhält der Patient eine einzige, kombinierte Bestätigungsmail für alle Termine.

Anfragen bearbeiten

Menüpfad: Termine → Terminanfragen (online). Neue Anfragen erscheinen hier zur Bestätigung oder Ablehnung — erst nach Ihrer Bestätigung ist der Termin fest im Kalender eingetragen.

1. Patient wählt über Ihren Link einen freien Zeitraum und eine Terminart — optional als Serie, oder trägt sich bei ausgebuchtem Tag in die Warteliste ein.
2. Sie erhalten die Anfrage in der Liste „Terminanfragen (online)".
3. Sie bestätigen oder lehnen ab — der Patient wird per E-Mail informiert.
4. Der Patient kann seine eigene Anfrage über einen Link in der E-Mail auch selbst stornieren; Sie werden dann per Mail benachrichtigt. Über die Verschieben-Seite kann er einen neuen Termin wählen und dort mit „Weitere Termine anzeigen“ über die ersten 14 Tage hinaus blättern. Aus Datenschutzgründen nennt diese Mail nur Datum und Uhrzeit — wer storniert hat, sehen Sie nach der Anmeldung unter Selbst stornierte Termine (Menü Termine → Selbst stornierte Termine oder Link direkt in der Mail; der Name erscheint nur mit Leserecht für die Patientenakte; die Einträge werden aus Datenschutzgründen nach 90 Tagen automatisch gelöscht).

Vorkasse bei Online-Buchung

Bei einer Terminart mit hinterlegtem Preis können Sie „Vorkasse bei Online-Buchung“ einschalten: Der Termin wird nach der E-Mail-Bestätigung 30 Minuten reserviert und geht erst nach der Online-Zahlung als Anfrage an die Praxis. Voraussetzung ist ein aktiver Zahlungsanbieter (PayPal, Stripe oder Vereto Connect). Ablauf und automatische Erstattung beschreibt das Kapitel Zahlungslink und Vorkasse.

5b SMS-Terminerinnerung

Zusätzlich zur E-Mail eine SMS 48 Stunden vor dem Termin: mit eigener Einwilligung und Prepaid-Guthaben.

Direkt zu: Einwilligung & Mobilnummer · Guthaben aufladen · Automatisch nachladen · Inhalt der SMS · Test-SMS

Die SMS-Terminerinnerung ergänzt die bestehende E-Mail-Erinnerung. Sie richten sie unter Termine → SMS-Terminerinnerung ein (nur Hauptbenutzer und Administratoren). Jede tatsächlich versendete SMS kostet 25 Cent und wird von Ihrem Prepaid-Guthaben abgezogen. Es gibt keine Grundgebühr und kein Abo. Ist das Guthaben aufgebraucht, ruht der SMS-Versand; die E-Mail-Erinnerung läuft unverändert weiter.

Einwilligung und Mobilnummer

Eine SMS-Erinnerung ist nicht vom normalen Behandlungsvertrag gedeckt. Sie brauchen je Klientin oder Klient eine eigene, dokumentierte Einwilligung. Diese tragen Sie in den Klientendaten im Feld SMS-Terminerinnerung ein (Einwilligung erteilt). Außerdem muss eine Mobilnummer hinterlegt sein; eine Festnetznummer genügt nicht. Ohne Einwilligung wird keine SMS versendet. Das System prüft das bei jedem Versand erneut, ein Widerruf wirkt also sofort.

Guthaben aufladen

Wählen Sie auf der Einstellungsseite einen Betrag (10, 20 oder 50 € netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer; abgebucht werden 11,90, 23,80 bzw. 59,50 €, gutgeschrieben wird der Nettobetrag) und bezahlen Sie mit Karte. Sie werden dazu zum Zahlungsdienst Stripe weitergeleitet; Vereto speichert keine vollständigen Kartendaten. Das Guthaben wird gutgeschrieben, sobald Stripe den Eingang bestätigt hat, in der Regel sofort. Das Guthaben verfällt nicht. Für jede Aufladung erhalten Sie automatisch eine Rechnung als PDF (mit ausgewiesener Umsatzsteuer) per E-Mail an den Hauptbenutzer Ihrer Praxis. Alle bisherigen Aufladungen sehen Sie in der Liste „Letzte Aufladungen“.

Automatisch nachladen (freiwillig)

Beim Aufladen mit Karte können Sie ausdrücklich zustimmen, dass Stripe das Zahlungsmittel für spätere Zahlungen speichert. Vereto speichert dazu nur Referenzen, die Kartenmarke und die letzten vier Ziffern. Danach schalten Sie unter Automatisches Nachladen ein, bei welchem Guthaben (Schwelle) wie viel (10, 20 oder 50 € netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer; abgebucht werden 11,90, 23,80 bzw. 59,50 €, gutgeschrieben wird der Nettobetrag) nachgeladen werden soll. Es wird höchstens einmal innerhalb von 24 Stunden und höchstens dreimal je Kalendermonat nachgeladen. Schlägt eine Zahlung fehl, wird das automatische Nachladen ausgeschaltet und Sie erhalten einen Hinweis per E-Mail. Mit Zahlungsmittel entfernen widerrufen Sie Ihre Zustimmung jederzeit.

Inhalt der SMS

Übertragen werden nur die Mobilnummer sowie Datum und Uhrzeit des Termins, dazu Ihr Praxisname. Die SMS enthält bewusst keinen Namen und keine Angabe zur Behandlung, weil eine SMS unverschlüsselt ist und auf einem Sperrbildschirm mitgelesen werden kann. Der Versand läuft über den deutschen Anbieter seven.io. Die Übersicht „Letzte SMS“ am Seitenende zeigt die jüngsten Versandvorgänge; Rufnummern erscheinen dort nur verkürzt.

Test-SMS

Mit „Eine Test-SMS senden“ schicken Sie einmal eine einzelne SMS an die Mobilnummer aus Ihren eigenen Benutzer-Kontaktdaten (Benutzerverwaltung → Kontaktdaten bearbeiten). Eine andere Nummer lässt sich nicht eingeben. Die Test-SMS kostet wie jede andere SMS 25 Cent. Möglich sind drei Test-SMS pro Tag.

6 Rechnungen — GebüH & Unternehmerrechnung

Der Kern von Vereto: Rechnungen an Ihre Klienten schreiben.

GebüH-Rechnung (freiberuflich, Heilpraktiker-Leistungen)

Menüpfad: Abrechnung → Rechnung mit GebüH-Leistungen (nur sichtbar bei freiberuflicher Praxis).

1. Klient auswählen/aktivieren (siehe Kapitel 3).
2. Leistungen einzeln oder als vordefinierte Leistungskette hinzufügen.
3. Diagnose(n) angeben — bei einer Folgerechnung optional die Diagnose der letzten Rechnung übernehmen.
4. Behandlungsdatum eingeben — hat der Klient noch nicht abgerechnete Termine (bis zu 90 Tage zurück), schlägt Vereto diese automatisch vor: das Datum ist auf den ältesten offenen Termin vorbelegt, ein Klick auf einen anderen Termin in der angezeigten Liste übernimmt stattdessen dessen Datum.
5. Optional die Uhrzeit angeben („Zeit“ = Beginn, „Zeit bis“ = Ende). Statt der Endzeit können Sie eine Dauer eintragen — entweder in Gesamtminuten (90) oder als Stunden und Minuten (1:30 bzw. 1 Std. 30 Min.). Vereto rechnet daraus die Endzeit aus (Beginn + Dauer). Die Dauer selbst wird nicht gespeichert; auf der Rechnung erscheint die Zeitspanne mit der Minutenangabe.
6. Beträge prüfen: zu jeder Leistung wird — sofern in den GebüH-Sätzen hinterlegt — der zulässige Mindest-/Höchstsatz als Orientierung angezeigt. Das GebüH kennt keinen Steigerungsfaktor wie die GOÄ, nur diese Satzspanne.
7. Rechnung abschließen — die PDF-Rechnung entsteht und lässt sich herunterladen oder direkt per Mail versenden.

Zusatztext: Im letzten Schritt der GebüH-Rechnung (zusammen mit Rechnungsdatum und Sofortzahler-Option) steht das optionale Feld „Zusatztext“ (bis 500 Zeichen). Der Text wird auf der Rechnung mit ausgegeben, zum Beispiel ein Hinweis, welche Rechnung eine Korrekturrechnung ersetzt. Ein eigenes Feld für die Steuernummer des Klienten gibt es nicht; das Feld „Steuernummer“ in den Praxisdaten gehört immer zu Ihrer Praxis.

Folgerechnung für eine Behandlungsserie: Bei einem geladenen Klienten erstellt der Button „letzte GebüH-Rechnung kopieren“ (Klientendaten) eine neue Rechnung mit denselben Diagnosen und Leistungen wie die letzte. Passen Sie das Behandlungsdatum jedes Behandlungstages an; auch das Kennzeichen „Sofortzahler“ und ein vorhandener Zusatztext werden übernommen. Die neue Rechnung erhält eine neue Rechnungsnummer. Auf diese Weise lässt sich auch eine Korrekturrechnung für die letzte Rechnung vorbereiten.

Eine GebüH-Rechnung wird immer in zwei Ausfertigungen ausgegeben, als „Original“ und als „Duplikat“ (Kopfzeile jeweils entsprechend gekennzeichnet). Das ist nicht abschaltbar: Das Original reichen Privatversicherte bei Versicherung oder Beihilfe ein, das Duplikat bleibt bei ihnen.

Solange die Rechnung noch nicht fertiggestellt ist, können Sie über die Schaltfläche „ändern“ beim jeweiligen Behandlungsdatum dessen Rechnungsdaten (auch die Diagnose) erneut bearbeiten. Eine fertiggestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: Stornieren Sie sie und erstellen Sie sie neu, bei GebüH-Rechnungen vereinfacht über „letzte GebüH-Rechnung kopieren“.

Sammelrechnung: Mit dem Button „weiteres Datum“ erfassen Sie in derselben GebüH-Rechnung ein weiteres Behandlungsdatum mit eigenen Leistungen. So können Sie zum Monatsende alle Behandlungen eines Klienten in einer Rechnung zusammenfassen. Bereits eingegebene Tage erscheinen tabellarisch und lassen sich ändern oder löschen.

Bei einer GebüH-Rechnung muss mindestens die erste Diagnose angegeben werden. Ausnahme ist der Leistungsträger „Selbstzahler“: Dort kann die Diagnose entfallen.

Codes auf der Rechnung: Ist der Leistungsträger des Klienten nicht „Selbstzahler“, gibt Vereto auf der GebüH-Rechnung automatisch zwei Datamatrix-Codes (eA und eP) aus. Schlägt die Übertragung der Codes einmal fehl, entsteht die Rechnung ohne Codes (siehe „Barcode anfordern“ in Kapitel 7). Ist die private Krankenversicherung dafür freigeschaltet und bietet eine entsprechende Smartphone-App an, kann der Klient die Rechnung durch Scannen der Codes einreichen, und die Versicherung kann sie automatisiert verarbeiten.

Automatisierter Rechnungs-Workflow (optional)

Menüpfad: Abrechnung → Rechnungs-Workflow (Einstellungen). Diese Einstellung ist im Auslieferungszustand ausgeschaltet — ohne sie verhält sich die Rechnungserstellung genau wie oben beschrieben. Ist sie aktiv, unterstützt Vereto Sie beim Erfassen zusätzlich:

• Alle offenen Termine nacheinander: Nach jedem Klick auf weiteres Datum steht bereits der nächste noch nicht abgerechnete Termin im Feld. Eine Fortschrittszeile zeigt, wie viele Termine noch offen sind; bereits erfasste sind als erfasst markiert.
• Leistungen übernehmen: Der Knopf Leistungen vom vorigen Behandlungstag übernehmen füllt die Leistungszeilen mit den Angaben des zuletzt erfassten Tages. Sie können anschließend alles ändern oder löschen.
• Datum übernehmen: In der Übersicht der erfassten Behandlungstage beginnen Sie damit einen weiteren Eintrag mit demselben Datum — praktisch für eine zweite Leistung am selben Tag.
• Behandlungstag löschen: Ein nicht benötigter Behandlungstag lässt sich mit dem beschrifteten Knopf löschen wieder entfernen.
• Favoriten für die Leistungsliste: Auf der Einstellungsseite wählen Sie die Leistungen aus, die Sie regelmäßig abrechnen. Im Rechnungsformular werden dann zunächst nur diese vorgeschlagen; über das Häkchen nur meine Favoriten in der Leistungsliste vorschlagen sehen Sie jederzeit wieder alle Leistungen. Es geht keine Leistung verloren.

Uhrzeit beim Übernehmen offener Termine: Unter Noch nicht abgerechnete Termine übernimmt ein Klick auf einen Termin Datum und Uhrzeit in die Felder Zeit und bis. Möchten Sie die Uhrzeit nicht auf der Rechnung haben, schalten Sie auf dieser Einstellungsseite den Schalter Uhrzeit beim Übernehmen offener Termine in die Rechnung eintragen aus (gilt für GebüH- und Unternehmerrechnung, unabhängig vom Workflow). Dann wird nur das Datum übernommen; die Uhrzeit sehen Sie weiterhin in der Terminliste und können sie jederzeit von Hand eintragen. Bereits erstellte Rechnungen ändern sich nicht.

Unternehmerrechnung (gewerbliche Leistungen)

Menüpfad: Abrechnung → Unternehmerrechnung mit/ohne USt. (nur bei gewerblicher Tätigkeit sichtbar). Funktioniert im Prinzip wie die GebüH-Rechnung, aber mit freier Leistungsbeschreibung/Preis statt eines festen Leistungskatalogs. Bei Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) entfällt die USt.-Auswahl automatisch.

Ausfallhonorar als Rechnung: Wählen Sie in der Variante „ohne USt.“ den Grund für die Steuerbefreiung „Nicht steuerbar (Ausfallhonorar/Schadensersatz, kein Leistungsaustausch)“. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält den Hinweis auf nicht steuerbaren Schadensersatz (bei einer E-Rechnung wird die Kategorie „nicht steuerbar“ übermittelt). Bitte mischen Sie ein Ausfallhonorar nicht mit erbrachten Leistungen auf derselben Rechnung. Ob im Einzelfall tatsächlich ein Schadensersatz vorliegt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung (keine Rechtsberatung). Im DATEV-Export und in der Lexware-Übertragung läuft die Rechnung wie andere Rechnungen ohne USt. auf dasselbe Konto bzw. dieselbe Kategorie; bitte passen Sie das bei Bedarf in Ihrer Buchhaltung an.

Über den Button Zeit in der jeweiligen Leistungszeile können Sie eine Zeitangabe ergänzen: entweder von/bis (HH:MM) oder nur eine Dauer in Gesamtminuten (90) bzw. als Stunden und Minuten (1:30, 1 Std. 30 Min.). Der Button „Preis aus Zeit übernehmen“ schlägt bei hinterlegtem Stundensatz (Praxisdaten → Stundensatz, optional) einen Preis vor (änderbar); die Zeitangabe erscheint als Zusatzzeile unter der Leistung auf der Rechnung, z. B. „90 Min.“.

Verordnung (Physiotherapie): Praxen mit der Berufsgruppe Physiotherapie (privat) wählen bei jeder Unternehmerrechnung (mit und ohne USt.) und jeder Quittung eine erfasste Verordnung der aktiven Person aus; jeder Behandlungstag zählt als eine Sitzung, die Zeile „Ärztliche Verordnung“ schreibt Vereto selbst auf den Beleg. Ausnahme ist ein echtes Ausfallhonorar mit der Bestätigung „Es hat keine Behandlung stattgefunden“. Einzelheiten: Kapitel 11e. Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung: Ob die Leistung im Einzelfall steuerfrei ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Grund für die Steuerbefreiung: In der Unternehmerrechnung ohne USt. wählen Sie den passenden Grund: § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 4 Nr. 1 a) (Ausfuhrlieferung), § 4 Nr. 12 a) (Vermietung), § 4 Nr. 14 a) (Heilbehandlung), § 4 Nr. 21 a) bb) und b) bb) (Unterrichtsleistungen), § 4 Nr. 25 (Jugendhilfe), § 4 Nr. 28, § 13b (Reverse-Charge) oder „Nicht steuerbar“ (Ausfallhonorar). Welcher Grund im Einzelfall zutrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung. Die Bezeichnung „Unternehmerrechnung“ grenzt diese Rechnungen von den GebüH-Rechnungen ab.

Eine Rechnung ohne Diagnose erstellen Sie als Unternehmerrechnung (mit oder ohne USt.): Dort gibt es keine Diagnoseeingabe. Diagnosen lassen sich nur bei GebüH-Rechnungen erfassen; bei Selbstzahlern kann die Diagnose auch dort entfallen.

Vorausrechnung

Soll die Rechnung vor der Leistung erstellt werden, zum Beispiel zur Vorauszahlung, setzen Sie im letzten Rechnungsschritt den Haken „Vorausrechnung“. Dann darf das Rechnungsdatum vor dem Leistungs- bzw. Behandlungsdatum liegen. Ohne den Haken darf das Rechnungsdatum nicht vor dem höchsten Behandlungsdatum liegen.

Auf der Rechnung erscheint automatisch der Hinweis „Vorausrechnung – die Leistung wird am TT.MM.JJJJ erbracht“ (bei mehreren Daten: „im Zeitraum vom … bis …“). Ein noch nicht begonnener Termin mit diesem Datum gilt als abgerechnet; ein Storno der Rechnung gibt ihn wieder frei.

Der Haken steht bei der GebüH-Rechnung nur für Selbstzahler (Privat) ohne Kostenträger und bei der Unternehmerrechnung zur Verfügung. In Praxen mit Verordnungspflicht (Physiotherapie) wird er nicht angeboten.

Rechnung stornieren

Menüpfad: Abrechnung → Rechnung stornieren. Eine Stornorechnung wird erzeugt, die Originalrechnung bleibt im Rechnungsjournal nachvollziehbar erhalten — unterstützt die GoBD-konforme Dokumentation, kein echtes Löschen. War die Rechnung bereits online bezahlt (Kapitel 14), stößt das Storno automatisch die passende Rückerstattung beim jeweiligen Zahlungsanbieter an.

Ältere fehlerhafte Rechnung korrigieren: Ein Storno ist nur möglich, solange die Rechnung noch in der Ablage liegt (60 Tage). Für eine ältere Rechnung buchen Sie diese unter Abrechnung → Umsatz ausbuchen aus und erstellen anschließend eine korrigierte Rechnung mit den ursprünglichen Behandlungsdaten und dem ursprünglichen Rechnungsdatum (z. B. aus dem Vorjahr). Der Jahresteil der Rechnungsnummer richtet sich nach dem eingegebenen Rechnungsdatum.

Stornieren können Sie Rechnungen, die noch in der Ablage liegen, also bis zu 60 Tage nach Erstellung. Die Umsatzstatistik wird beim Storno automatisch korrigiert. Anschließend können Sie bei Bedarf eine korrigierte Rechnung erstellen; bei GebüH-Rechnungen geht das einfach über „letzte GebüH-Rechnung kopieren“ in den Klientendaten.

Rechnungsjournal

Zeigt alle, offenen oder überfälligen Rechnungen — filterbar nach Jahr/Monat. Bei den offenen Rechnungen können Sie den Zeitraum zusätzlich eingrenzen: „nur ab Jahr …“ oder „nur ältere, vor Jahr …“ (nach Rechnungsdatum). So lassen sich alte, nie als bezahlt verbuchte Rechnungen ausblenden oder gezielt abarbeiten.

Zahlungseingänge per Kontoauszug abgleichen

Menüpfad: Abrechnung → Zahlungseingänge abgleichen (Kontoauszug). Statt jede Überweisung einzeln im Rechnungsjournal nachzutragen, laden Sie einen Kontoauszug Ihres Geschäftskontos hoch — als CAMT.053 (XML), MT940 oder CSV, wie ihn Ihr Online-Banking exportiert.

• Vereto sucht in den Gutschriften nach den Rechnungsnummern Ihrer offenen Rechnungen und zeigt zuerst nur eine Vorschau — es wird noch nichts gebucht.
• Sicher (vorausgewählt): Rechnungsnummer eindeutig gefunden und Betrag stimmt auf den Cent. Vorschlag (bitte selbst prüfen): z. B. Teil- oder Überzahlung, nur ungefähr lesbare Nummer oder nur Betrag und Name passen. Nicht zuordenbar: keine passende offene Rechnung, bereits bezahlt/storniert oder Sammelzahlung — diese Zahlungen erfassen Sie wie bisher im Rechnungsjournal.
• Nach Ihrer Bestätigung (einzeln oder »Alle sicheren übernehmen«) wird der Zahlungseingang mit dem Buchungstag eingetragen — genau wie bei der manuellen Erfassung, inklusive Umsatzstatistik und Mahnwesen. Jede Übernahme wird im Änderungsprotokoll festgehalten.
• CSV-Spalten werden meist automatisch erkannt; sonst tragen Sie unter »Spaltenzuordnung« den Spaltennamen oder die Spaltennummer ein.

Mahnwesen (Zahlungserinnerungen)

Optional: automatische Zahlungserinnerungen/Mahnungen für offene Rechnungen (Standard: ausgeschaltet, bewusstes Opt-in unter Stammdaten → Rechnungs-Einstellungen → Mahnwesen).

• Den Schalter „Mahnwesen aktivieren“ einschalten und mindestens eine Mahnstufe anlegen (Bezeichnung, Tage nach Fälligkeit, neue Zahlungsfrist) — mehrere Stufen sind möglich (z. B. erst eine freundliche Erinnerung, dann eine förmliche Mahnung). Bestehende Stufen ändern Sie direkt in der Tabelle und übernehmen sie mit „Speichern“.
• Ein rechtlich korrekter Standard-Mahntext (inkl. Verzugszinsen-Hinweis nach § 288 BGB) ist bereits vorausgefüllt und kann angepasst werden.
• Optional: »Vorab-Erinnerung an mich selbst« — einen Tag vor einer Mahnung erhalten Sie selbst eine kurze Mail, um vorher prüfen zu können, ob die Zahlung nicht doch schon eingegangen ist.
• Ist zusätzlich ein Online-Zahlungsanbieter aktiv, wird automatisch ein Bezahllink in die Mahnung eingefügt.

7 Ablage, Dokumente & Archiv

Wo Ihre Rechnungen, Briefe und sonstigen Dokumente landen.

Ablage

Menüpfad: Dokumente → Ablage. Alle neu erzeugten Dokumente (Rechnungen, Briefe, Quittungen) liegen zunächst 60 Tage in der Ablage — ansehen, herunterladen oder per E-Mail versenden (der Button „Mailen" erscheint nur hier, nicht im Archiv).

Voraussetzungen für „Mailen“: Beim Klienten (bei einem abweichenden Rechnungsempfänger bei diesem) müssen eine E-Mail-Adresse und ein PDF-Passwort hinterlegt sein. Das Passwort hat 12 bis 20 Zeichen und enthält mindestens einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Ziffer und ein Sonderzeichen; empfehlenswert sind Passwörter ohne Umlaute. Teilen Sie es dem Klienten persönlich mit, nicht per E-Mail. Der Button „Mailen“ steht nur in der Ablage zur Verfügung, solange das Dokument dort liegt (60 Tage). Eine Kopie der gesendeten Mail erhalten Sie in Ihrem eigenen Postfach; schauen Sie bei Ausbleiben zuerst in den Spam-Ordner.

Bounce-Erkennung

Wird eine per Mail versendete Rechnung vom Empfänger-Mailserver zurückgewiesen (Bounce), erkennt Vereto das beim erneuten Öffnen der Ablage automatisch und weist Sie darauf hin — so übersehen Sie nicht, dass eine Rechnung den Klienten nie erreicht hat.

Ist eine Rechnung an einen Kostenträger wegen einer vorübergehenden technischen Störung ohne eA/eP-Barcode erstellt worden, steht in ihrer Zeile zusätzlich der Button „Barcode anfordern". Damit wird der Barcode nachträglich erzeugt. Die Rechnung selbst bleibt dabei unverändert — das schreibt die Aufbewahrungspflicht so vor. Sie erhalten stattdessen einen separaten Nachtrags-Beleg als PDF, den Sie gemeinsam mit der Original-Rechnung bei der Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle einreichen. Später heißt der Button „Barcode-Beleg" und liefert denselben Beleg jederzeit erneut.

Brief/Dokument erstellen

Menüpfad: Dokumente → Dokument/Brief an Klienten (auch an andere Personen oder als Blanko-Dokument möglich). Nutzen Sie hinterlegte Textvorlagen oder schreiben Sie frei.

Vorschau: Mit dem Button „Vorschau“ unter dem Textfeld sehen Sie das fertige Dokument vorab in einem neuen Fenster – mit Briefkopf, Anordnung und Seitenumbrüchen. Dabei wird nichts gespeichert und nichts in der Ablage oder Akte angelegt. Erst „Dokument erstellen“ erzeugt das Dokument und legt es in der Ablage ab.

Vorschau bei Rechnung und Quittung: Auch bei „Rechnung erstellen“ (GebüH und Unternehmerrechnung) und bei der Quittung gibt es den Button „Vorschau“. Er zeigt das fertige Dokument in einem neuen Fenster, ohne etwas zu speichern, ohne eine Rechnungsnummer zu verbrauchen und ohne Übermittlung an Krankenversicherung oder Beihilfestelle; die angezeigte Nummer ist die voraussichtliche, ein eA/eP-Barcode wird erst beim Erstellen vergeben.

Behandlungsvertrag: Wählen Sie unter Dokumente → Dokument/Brief an Klienten die Textvorlage „Behandlungsvertrag“. Möchten Sie ihn einer neuen Klientin oder einem neuen Klienten schon beim Erstkontakt zur Unterschrift mitgeben, erstellen Sie ihn über Dokumente → Blanko-Dokument; dort stehen statt der Klientendaten nur Unterstriche zum handschriftlichen Ausfüllen. Blanko-Dokumente werden weder archiviert noch in der Ablage gespeichert.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)

Da Vereto in Ihrem Auftrag personenbezogene Patientendaten verarbeitet, schreibt die DSGVO (Art. 28) einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. Solange Sie noch keinen erstellt haben, finden Sie Dokumente → AV-Vertrag erstellen — das Dokument wird automatisch mit Ihren Praxisdaten befüllt und gilt elektronisch geschlossen, ganz ohne Unterschrift. Das Muster inkl. Anlage 2 (technische und organisatorische Maßnahmen) finden Sie jederzeit unter Downloads.

Dauerhaftes Archiv

Nach 60 Tagen werden Dokumente automatisch aus der Ablage entfernt — mit dem kostenpflichtigen Archiv-Modul werden sie stattdessen dauerhaft, verschlüsselt archiviert (zur Unterstützung der GoBD-konformen Aufbewahrung) und bleiben über Dokumente → Archiv anzeigen auffindbar. Ohne gebuchtes Archiv gehen Dokumente nach 60 Tagen unwiederbringlich verloren — laden Sie wichtige Dokumente rechtzeitig herunter.

Archiv + Akte nachträglich ein- und ausschalten: Haben Sie „Archiv + Akte“ bei der Bestellung nicht mitbestellt, schalten Sie die Funktion unter Stammdaten → Praxisdaten (Zeile „Archiv + Akte einschalten“) nachträglich ein, um sie zu testen. Das ist nur möglich, wenn bis zur nächsten Vereto-Rechnung mehr als 10 Tage Zeit sind. Bis zur nächsten Rechnung können Sie die Funktion wieder ausschalten; dabei werden alle archivierten Dokumente und die Einträge der Patientenakte gelöscht. Sobald die Funktion auf einer Vereto-Rechnung berechnet wurde, ist sie für das laufende Abrechnungsjahr verbindlich gebucht. Die Rechnung enthält dann zwei Positionen: den anteiligen Preis ab dem Einschalten und den Preis für das kommende Abrechnungsjahr; der Jahrespreis wird bei der Bestellung angezeigt.

Archiv-Import & automatische Texterkennung (OCR)

Über Dokumente → Archiv-Import laden Sie aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente (z. B. Eingangsrechnungen) als PDF oder Bilddatei hoch. Ein bereits archiviertes Dokument mit derselben Art, demselben Betreff und demselben Datum wird nur ersetzt, wenn Sie den Haken „Vorhandenes Dokument ersetzen“ setzen; ohne Haken meldet Vereto, dass das Dokument schon vorhanden ist. Nach dem Import steht in der Meldung, ob das Dokument neu abgelegt oder ein vorhandenes ersetzt wurde. Bei JPG-Scans lässt sich zusätzlich eine automatische Texterkennung (OCR) aktivieren — Sie sehen den erkannten Text vor der Übernahme immer zur Prüfung und Korrektur, statt Notizen von Hand abzutippen. Die Texterkennung läuft komplett auf unserem eigenen Server, ohne Cloud-Anbindung. Über Dokumente → Archiv: Bestehende Dokumente per OCR erfassen lassen sich auch ältere Scans nachträglich per OCR erfassen (bis zu 8 Dokumente je Durchlauf).

Eigene Dokumente zu einem Klienten legen Sie ab, indem Sie den Klienten auswählen und unter Dokumente → Archiv-Import eine PDF- oder JPG-Datei hochladen; bei „Art des Dokuments“ wählen Sie für medizinische Unterlagen „Medizinisches Dokument“. Damit das Dokument in der Akte des Klienten erscheint, muss beim Import das Kontrollkästchen zum Eintragen in die Akte gesetzt sein.

Behandlungsvertrag & digitale Unterschrift

Behandlungsverträge lassen sich direkt erstellen und vom Klienten mit digitaler Unterschrift (Touchscreen/Maus) unterzeichnen.

8 Umsatzstatistik & Quittungen

Behalten Sie den Überblick über Zahlungseingänge und Barzahlungen.

Umsatzstatistik

Menüpfad: Abrechnung → Umsatzstatistik. Zeigt alle Umsätze in einem wählbaren Zeitraum, inklusive Storno-Buchungen.

Zum Ausdrucken der Umsatzstatistik nutzen Sie die Druckfunktion Ihres Browsers (Strg+P, am Mac ⌘P) oder das Browsermenü Datei → Drucken.

Umsatz ausbuchen

Ermöglicht die manuelle Verbuchung eines Zahlungseingangs, der außerhalb des normalen Rechnungsflusses erfolgt ist.

Quittungen

Menüpfad: Abrechnung → Quittung mit/ohne Umsatzsteuer. Für die Dokumentation von Barzahlungen — ein separates, klassisches Kassenbuch bietet Vereto bewusst nicht an (dafür gelten strenge gesetzliche Auflagen, u. a. eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung); die Quittung deckt den typischen Anwendungsfall ab.

Für Quittungen gibt es keine eigene Stornofunktion. Rufen Sie erneut „Quittung“ auf, tragen Sie als Leistung z. B. „Storno Quittung Nr. …“ ein und geben Sie den zu stornierenden Betrag als negative Zahl ein. Nach dem Minuszeichen erscheint zunächst die Meldung „Gesamtbetrag ist eine ungültige Zahl“; bestätigen Sie mit OK und setzen Sie die Eingabe fort. Mit „Dokument erstellen“ entsteht eine negative Quittungsbuchung in der Umsatzstatistik, die den Betrag der falschen Quittung rechnerisch ausgleicht.

9 DATEV-Export

Übergeben Sie Ihre Buchungsdaten direkt an Ihren Steuerberater.

Menüpfad: Abrechnung → DATEV-Export. Erzeugt eine DATEV-EXTF-Buchungsstapel-Datei aus Ihren GebüH-/Unternehmerrechnungen (inklusive Stornos) für einen wählbaren Zeitraum (jeweils ein Kalenderjahr).

1. Beraternummer und Mandantennummer eingeben (von Ihrem Steuerberater).
2. Zeitraum (Kalenderjahr) wählen.
3. Kontenzuordnung prüfen — Vereto schlägt passende SKR03-Konten vor, Sie können sie anpassen.
4. Export erzeugen und an Ihren Steuerberater übergeben.

Belegbilder: Unter dem Formular laden Sie die PDF-Belege Ihrer Unternehmerrechnungen eines Zeitraums (höchstens ein Jahr und 400 Rechnungen) als ZIP herunter, dazu Übersicht und Prüfsummen. GebüH-Rechnungen sind nicht enthalten, weil sie Namen und Behandlungen enthalten. Die Zuordnung zu den Buchungen läuft über die Rechnungsnummer. Eine Anbindung an den DATEV-Rechnungsdatenservice gibt es nicht.

Steuerberater-Zugriff freigeben: Nutzt Ihre Steuerberatung Vereto mit der Berufsgruppe Steuerberatung, kann sie unter Klientendaten → Steuerberater-Zugriff Ihr Rechnungsjournal anfragen. Sie entscheiden als Hauptbenutzer, ob und für wie lange (3, 6 oder 12 Monate); die Freigabe lässt sich jederzeit widerrufen. Die Kanzlei sieht nur Rechnungsnummer, Art, Betrag, Datum, Fälligkeit, Zahlungseingang und Storno, keine Klientennamen.

9b Lexware Office

Übertragen Sie Ihre Rechnungen per Knopfdruck als Buchungsbelege in Ihr Lexware-Office-Konto.

Voraussetzung ist Lexware Office ab Tarif XL mit Zugang zur Public API. Den persönlichen API-Schlüssel erzeugen Sie in Lexware unter app.lexware.de/addons/public-api.

Einrichten (nur Admin oder Hauptbenutzer)

1. Menüpfad: Abrechnung → Lexware Office (Belege übertragen), dann auf Einstellungen klicken.
2. API-Schlüssel einfügen und Speichern und testen klicken. Der Schlüssel wird nur gespeichert, wenn Lexware ihn akzeptiert, und ist danach verschlüsselt abgelegt.
3. Buchungskategorien für GebüH-Rechnungen sowie Unternehmerrechnungen mit und ohne Umsatzsteuer wählen (am besten mit Ihrer Steuerberatung abstimmen).
4. Aktivieren klicken.

Rechnungen übertragen

1. Zeitraum (Belegdatum; bei Stornos und Ausbuchungen deren eigenes Datum) wählen und Anzeigen klicken.
2. Gewünschte Rechnungen markieren und Ausgewählte an Lexware übertragen klicken (höchstens 15 pro Vorgang).
3. In der Spalte Lexware sehen Sie für jede Rechnung, ob sie übertragen wurde oder warum nicht. Fehlgeschlagene Belege können Sie erneut übertragen. Wird ein bereits übertragener Storno in Vereto wieder gelöscht, weist Vereto auf der Übertragungsseite darauf hin — die Gutschrift korrigieren Sie dann in Lexware von Hand.

GebüH-Rechnungen werden umsatzsteuerfrei übertragen, Unternehmerrechnungen mit dem enthaltenen Steuersatz. Stornos und Ausbuchungen gehen als Gutschrift an Lexware. Jede Rechnung wird nur einmal übertragen. Den Zahlungsstatus kann Vereto in Lexware nicht setzen, er steht nur als Hinweis im Beleg.

9c Export für die Betriebsprüfung

Stellen Sie die Rechnungsdaten eines Zeitraums für Ihre Steuerberatung oder eine Betriebsprüfung zusammen.

Menüpfad: Abrechnung → Export für Betriebsprüfung. Der Export steht Administratoren und Hauptbenutzern zur Verfügung.

1. Zeitraum (Rechnungsdatum, höchstens ein Jahr) wählen.
2. Optional: „Archivierte Rechnungs-PDFs beilegen“ — nur mit der Zusatzfunktion Archiv + Akte. Dafür vergeben Sie ein ZIP-Passwort (12 bis 64 Zeichen), das Sie zum Öffnen benötigen.
3. „ZIP-Datei herunterladen“.

Die ZIP-Datei enthält die Umsatzliste und das Rechnungsjournal als CSV (ohne Klientennamen, einschließlich Stornobuchungen), eine Beschreibung der Spalten und eine Liste mit SHA-256-Prüfsummen. Die PDFs enthalten die Namen Ihrer Klientinnen und Klienten und werden deshalb nur mit Passwort verschlüsselt erzeugt; die Auswahl richtet sich nach dem Archivdatum der PDFs.

9d Alle Akten exportieren

Sichern Sie die Akten Ihrer Praxis in einer einzigen, passwortgeschützten Datei, zum Beispiel vor einem Anbieterwechsel oder vor einer Kündigung.

Menüpfad: Abrechnung → Alle Akten exportieren (ZIP). Der Export steht Administratoren und Hauptbenutzern mit der Zusatzfunktion Archiv + Akte zur Verfügung.

1. Optional: „Archivierte Dokumente der Klienten beilegen“ ankreuzen. Das kann die Datei sehr groß machen.
2. Ein ZIP-Passwort mit 12 bis 64 Zeichen vergeben. Sie benötigen es zum Öffnen der Datei.
3. „ZIP-Datei herunterladen“. Bei vielen Akten kann die Erstellung einige Minuten dauern.

Die ZIP-Datei enthält für jede Klientin und jeden Klienten mit Einträgen eine PDF, in der alle Einträge in zeitlicher Reihenfolge stehen: Notizen, Termine (auch Gruppentermine), Befunde, Verlauf, Therapieplan und Anamnese. Dazu kommen eine Übersicht als CSV-Datei, eine Beschreibung und eine Liste mit SHA-256-Prüfsummen. Klientinnen und Klienten ohne Einträge sind nicht enthalten. Die Dateinamen im ZIP enthalten keine Namen; welche Datei zu wem gehört, zeigt die Übersicht.

10 Stammdaten & Einstellungen

Ihre Praxis, Leistungen und Textbausteine einmal richtig eingerichtet — spart bei jeder Rechnung Zeit.

Suche in den Textvorlagen: Über der Liste unter Stammdaten → Textvorlagen finden Sie ein Suchfeld. Es blendet beim Tippen alle Zeilen aus, die den Suchbegriff nicht enthalten; die Liste zeigt dafür bis zu 500 Einträge auf einer Seite.

Praxisdaten

Menüpfad: Stammdaten → Praxisdaten. Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer, Bundesland (relevant für Feiertage und die zuständige Datenschutzaufsicht).

Wie viele Leistungen auf eine Rechnung passen, stellen Sie in den Praxisdaten ein: bis zu 30 bei der GebüH-Rechnung („max. Anzahl GebüH-Leistungen“) und bis zu 50 bei der Unternehmerrechnung („max. Anzahl Unt.-Leistungen“).

Rechnungsnummern: Unter Stammdaten → Praxisdaten legen Sie bei „Format GebüH-Rechnungsnr.“ und „Format Unternehmer-Rechnungsnr.“ je Plus, Präfix und Suffix fest (Plus 0 bis 1000, Präfix und Suffix nur Buchstaben und Ziffern). Die laufende Nummer beginnt jedes Kalenderjahr wieder bei 1. „Plus“ wird einfach zur laufenden Nummer addiert, etwa um mitten im Jahr eine bestimmte Zielnummer zu erreichen, und wird nicht automatisch zurückgesetzt: Setzen Sie es vor dem 1. Januar wieder auf 0, sonst zählt die erste Rechnung des neuen Jahres mit dem alten Plus-Wert weiter. Stellen Sie das Format möglichst in der Testphase ein und ändern Sie es im Echtbetrieb nicht mehr.

Rechnungsschlusstext: Am Ende der GebüH-Rechnung steht standardmäßig der Satz „Die Rechnung wurde aufgrund des zwischen Ihnen und mir geschlossenen Vertrags erstellt …“. Möchten Sie ihn nicht ausgeben, stellen Sie unter Stammdaten → Praxisdaten die Einstellung „Rechnungsschlusstext“ auf „nein“.

Grußformel: In den Praxisdaten schalten Sie mit der Einstellung „Grußformel“ ein, ob am Ende der Rechnung „Mit freundlichen Grüßen“ ausgegeben wird, danach die digitale Unterschrift (ohne hinterlegte Unterschrift drei Leerzeilen für die handschriftliche Unterschrift) und der Name der Behandlerin oder des Behandlers. Der Wortlaut der Grußformel selbst lässt sich nicht ändern.

Datum für die Umsatzstatistik: In den Praxisdaten wählen Sie, ob die Umsatzstatistik und die Jahreslisten für Ihre Steuerberatung nach dem Rechnungsdatum oder dem Zahlungsdatum geordnet werden. Das Zahlungsdatum ist für die Einnahmenüberschussrechnung gedacht; die Zahlungseingänge tragen Sie dann im Rechnungsjournal ein. Unbezahlte Rechnungen erscheinen in diesem Fall erst, wenn der Zahlungseingang erfasst ist.

Die Praxis- bzw. Unternehmensbezeichnung (Firmierung) ist aus Layoutgründen auf 65 Zeichen begrenzt.

Bei Praxen des VFP wird in der GebüH-Rechnung zunächst nur eine vom VFP empfohlene Auswahl der ICD-Diagnosen angeboten. Möchten Sie alle ICD-Diagnosen sehen, stellen Sie in den Praxisdaten „Alle ICD-Diagnosen“ auf „ja“.

Gemeinsamer Rechnungsnummernkreis: Üben Sie neben der freiberuflichen Tätigkeit noch ein Gewerbe aus, können Sie in den Praxisdaten bei „Gemeinsamer Re.nummernkreis“ festlegen, dass GebüH- und Unternehmerrechnungen eine gemeinsame laufende Nummer erhalten. Das Gleiche gilt für Quittungen mit und ohne USt. Im Normalfall gibt es zwei getrennte Nummernkreise; ein gemeinsamer ist ein Sonderfall, den Sie bitte mit Ihrem Finanzamt abstimmen.

Kleinunternehmerregelung: Gilt für Sie die Kleinunternehmerregelung, stellen Sie unter Stammdaten → Praxisdaten bei „Kleinunternehmer“ den Wert „ja“ ein; das Feld erscheint bei gewerblicher Tätigkeit. Unternehmerrechnungen werden dann immer ohne Umsatzsteuer erstellt.

In den Praxisdaten wählen Sie die Unternehmer-Rechnungsart: Bruttorechnung (Normalfall bei Privatkunden) oder Nettorechnung. Entsprechend geben Sie bei der Unternehmerrechnung Brutto- oder Nettopreise ein. Für die Ausgabe als E-Rechnung muss „Nettorechnung“ gewählt sein.

Logo hochladen

Ihr Praxislogo erscheint auf Rechnungen/Briefen und oben links in der Anwendung. Gewerbliche Praxen können zusätzlich ein separates Gewerbe-Logo hinterlegen.

Schriftart und Kopfgrafik (nur mit Archiv + Akte): Praxen mit gebuchtem Archiv + Akte finden auf der Seite „Logo hochladen" den Abschnitt „Darstellung der Dokumente". Dort legen der Hauptbenutzer bzw. Administratoren die Schriftart für Rechnungen, Quittungen und Briefe an Klienten fest (Sans-Serif als Standard, Serif oder Humanist; alle drei mit Fett und Kursiv) sowie die Höhe der Kopfgrafik von 20 bis 28 mm. Die Höhe wirkt nur, wenn das Logo zentriert ausgegeben wird (Logo-Position „Logo mit Name zentriert, keine Firmierung", bei sehr breiten Logos automatisch). Bei rechtsbündigem Logo oder ohne Logo bleibt es bei 20 mm; das Feld ist dann gesperrt, und die Seite erklärt den Grund. Das Logo wird höchstens 175 mm breit ausgegeben, bei sehr breiten Logos begrenzt das die Höhe zusätzlich. Sind in den Praxisdaten Zusatz-Firmenangaben hinterlegt, werden auf Rechnungen höchstens 22 mm verwendet (Quittungen und Briefe nutzen die gewählte Höhe). Eine kleine Skizze zeigt, wie die Kopfgrafik auf der Seite liegt. Die Einstellung gilt für neu erstellte Dokumente — bereits erstellte Dokumente und ihre Nachdrucke aus der Ablage behalten ihr Aussehen. Ohne Einstellung bleibt alles wie bisher.

Eigenes Briefpapier (nur mit Archiv + Akte): Wenn Sie vorgedrucktes oder eigenes Briefpapier verwenden, können der Hauptbenutzer bzw. Administratoren im Abschnitt „Eigenes Briefpapier" auf derselben Seite den Briefkopf und die Fußzeile von Vereto abschalten.

• Welche Dokumente: Rechnungen (mit und ohne Umsatzsteuer), Quittungen und Briefe an Klienten (mit Briefkopf). Logo, Praxisangaben und Seitenfuß von Vereto entfallen; das Adressfeld bleibt an der Normposition, rechts oben stehen Steuernummer bzw. USt-IdNr. sowie Ort und Datum.
• Hintergrund (optional): Ihr Briefpapier als PDF, JPG oder PNG, DIN A4 hochkant, bis 5 MB. Bei einer PDF-Datei gilt Seite 1 für die erste Dokumentseite und Seite 2 für alle Folgeseiten.
• Freiraum am unteren Rand: einstellbar von 20 bis 60 mm (Standard 25 mm), damit der Text nicht in eine vorgedruckte Fußzeile läuft; oben beträgt der Rand 15 mm.
• Absenderzeile: Die Zeile über dem Adressfeld lässt sich nur weglassen, wenn ein Hintergrund hinterlegt ist.
• GiroCode: Bei Rechnungen mit GiroCode erscheinen die Zahlungsangaben und der GiroCode als Block am Ende des Dokuments.
• Elektronischer Versand: Ohne hinterlegten Hintergrund erscheinen vorgedruckte Angaben nicht auf Dokumenten, die Sie elektronisch versenden. Bei E-Rechnungen gilt das Briefpapier nur mit Hintergrund.
• Gewerbe-Aussteller: Rechnungen mit Gewerbe-Aussteller nutzen immer das Standardlayout.
• Bestehende Dokumente: Die Einstellung gilt für neu erstellte Dokumente; bereits erstellte Dokumente und ihre Nachdrucke aus der Ablage behalten ihr Aussehen.
• Fehlende Hintergrunddatei: Ist die Hintergrunddatei eines Dokuments nicht mehr vorhanden, erscheint eine Fehlermeldung statt eines Dokuments ohne Hintergrund; bitte wenden Sie sich dann an den Vereto-Support.

Die Firmierung oben links auf Rechnungen und Briefen können Sie weglassen: Wählen Sie nach dem Hochladen Ihres Logos die Logo-Position „Logo mit Name zentriert, keine Firmierung“. Bei einem sehr breiten Logo (mehr als dreimal so breit wie hoch) wird diese Variante automatisch gewählt.

Leistungen & Leistungsketten

Legen Sie häufig verwendete Leistungskombinationen als „Leistungskette" an — bei der Rechnungserstellung fügen Sie damit mehrere Positionen mit einem Klick ein, statt jede einzeln zu suchen.

Wichtig — zwei getrennte Leistungslisten: Unter Stammdaten → Leistungen für GebüH-Rechnung und Stammdaten → Leistungen für Untern.-Rechnung pflegen Sie Ihre eigenen, individuellen Leistungen. Diese beiden Listen sind vollständig unabhängig voneinander — eine dort angelegte Leistung erscheint ausschließlich bei der Rechnungsart, für die sie angelegt wurde. Möchten Sie dieselbe Leistung sowohl für GebüH- als auch für Unternehmerrechnungen anbieten, müssen Sie sie in beiden Listen separat, also zweimal, anlegen.

Leistungsvorlage Physiotherapie

Menüpfad: Stammdaten → Vorlage Physiotherapie übernehmen (nur Hauptbenutzer und Administratoren, nur bei der Berufsgruppe Physiotherapie). Die Vorlage legt gängige Leistungen in Ihrem Leistungskatalog für die Unternehmerrechnung an; vorhandene Einträge werden nie verändert. Die Beträge sind Orientierungswerte nach den Höchstbeträgen der Bundesbeihilfe (Stand siehe Seite), keine Preisempfehlung — bitte legen Sie Ihre Preise selbst fest. Mehr in Kapitel 11e.

Diagnosen (ICD) & Textvorlagen

Eigene, häufig genutzte Diagnosen lassen sich praxisindividuell hinterlegen. Textvorlagen dienen als Bausteine für Briefe und Dokumente.

Aktenarten

Nur sichtbar, wenn die Patientenakte für Ihre Praxis aktiviert ist — hier legen Sie fest, welche Aktenarten (z. B. Anamnese, Befund) zur Auswahl stehen.

11 Benutzerverwaltung & Sicherheit

Weitere Mitarbeiter einrichten und Ihren eigenen Zugang absichern.

Weitere Benutzer einrichten

Menüpfad: Extras → Benutzerverwaltung → Neuen Benutzer anlegen (nur für Hauptbenutzer und Admins). Legen Sie zusätzliche Benutzerkonten für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Die Berechtigungsgruppe ist dabei Pflichtfeld — legen Sie deshalb vorher unter Extras → Berechtigungen mindestens eine Gruppe an. Auch die E-Mail-Adresse ist Pflichtfeld: Neue Benutzer melden sich von Anfang an mit Zwei-Faktor-Anmeldung an, der Bestätigungscode geht an diese Adresse. Nach dem Anlegen zeigt Vereto ein zufälliges Einmal-Passwort an — nur ein einziges Mal, es kann später nicht erneut abgerufen werden. Geben Sie es persönlich an die neue Person weiter. Der Zugangscode für die erste Anmeldung lautet Einmal-Passwort + Zugangsschlüssel (der Schlüssel hinter dem „+“ ist praxisweit derselbe wie Ihr eigener); bei der ersten Anmeldung muss die neue Person den Code aus der E-Mail eingeben und ein eigenes Passwort festlegen. Ist das Einmal-Passwort verloren gegangen, löschen Sie den Benutzer und legen ihn neu an.

Automatische Abmeldung bei Inaktivität

Menüpfad: Extras → Benutzerverwaltung → Automatische Abmeldung bei Inaktivität. Hier legen Sie fest, nach wie vielen Minuten ohne Bedienung Vereto Sie automatisch abmeldet. Wählbar sind 15 Minuten bis 12 Stunden (ein Arbeitstag), der Standard ist 2 Stunden. Die Einstellung gilt nur für Ihr eigenes Konto und wirkt sofort, ohne erneute Anmeldung. Kürzere Zeiten schützen die Patientendaten besser, wenn der Bildschirm einmal unbeaufsichtigt bleibt; längere Zeiten verhindern, dass Sie beim Schreiben längerer Notizen abgemeldet werden.

Bestehende Benutzer bearbeiten oder löschen Sie weiterhin über Stammdaten → Weitere Benutzer einrichten bzw. Benutzerverwaltung → Benutzer bearbeiten / löschen.

Berechtigungen (Benutzergruppen)

Menüpfad: Extras → Berechtigungen (nur für Hauptbenutzer und Admins). Hier legen Sie fest, welche Teammitglieder auf welche Bereiche zugreifen dürfen. Dazu legen Sie Benutzergruppen an und bestimmen je Bereich eine Stufe:

Die Stufen: Kein Zugriff (Bereich gesperrt), Lesen (ansehen, nichts ändern), Bearbeiten (anlegen und ändern) und Admin (zusätzlich unwiderrufliche Aktionen wie Rechnung stornieren, Terminserie löschen oder Datensätze löschen). Anschließend ordnen Sie im unteren Abschnitt der Seite jedes Teammitglied einer Gruppe zu. Änderungen wirken sofort, ohne erneute Anmeldung.

• Hauptbenutzer und Admins haben immer vollen Zugriff — auf dieser Seite kann sich niemand selbst aussperren.
• Teammitglieder ohne zugewiesene Gruppe behalten unverändert den vollen Zugriff wie bisher. Erst eine ausdrücklich zugewiesene Gruppe schränkt ein.
• Im Terminkalender werden Teammitgliedern ohne Leserecht auf die Patientenakte bei bestehenden Terminen Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Geburtsdatum ausgeblendet. Nicht ausgeblendet werden dagegen der Notiztext eines Termins, die Kontaktdaten in eingehenden Online-Terminanfragen sowie – ab der Stufe Bearbeiten für Termine – die Klientenauswahl beim Anlegen oder Ändern eines Termins (Name, Anschrift, Geburtsdatum). Wer überhaupt keine Klientendaten sehen soll, sollte deshalb keinen Zugriff auf das Modul Termine erhalten; in Terminnotizen sollten keine sensiblen Angaben stehen.
• Eine Gruppe lässt sich nur löschen, solange ihr keine Teammitglieder mehr zugewiesen sind.

Ruft ein Teammitglied einen gesperrten Bereich auf, erscheint der Hinweis „Für diesen Bereich fehlt die Berechtigung.“

Akten-Ansicht anpassen

Menüpfad: Extras → Akten-Ansicht (nur für Hauptbenutzer und Admins). Hier passen Sie die Darstellung der Klientenakte an Ihre Arbeitsweise an — die Einstellungen gelten für alle Benutzer Ihrer Praxis. Sind alle drei Schalter ausgeschaltet, bleibt die bisherige Darstellung erhalten:

• Psychotherapie-Modus: Körperdiagramm ausblenden — blendet den Reiter „Körperdiagramm“, die Körperdiagramm-Kachel in der Akte und den Vergleich im Verlauf aus. Bereits gespeicherte Markierungen bleiben erhalten.
• Schlichte klassische Aktenansicht als Standard — öffnet die Akte immer in der klassischen Tabellenansicht statt in der Zeitleiste.
• Klientenliste erst nach Suche anzeigen — in den Klientendaten erscheint die Liste mit Namen und Adressen erst nach Eingabe eines Suchbegriffs oder Klick auf „Liste anzeigen“ (Blickschutz am Bildschirm).

Benutzerverwaltung / eigenes Profil

Menüpfad: Extras → Benutzerverwaltung (oder über das Personen-Symbol oben rechts). Hier verwalten Sie Ihre eigenen Zugangsdaten, z. B. Passwort ändern.

Ein neues Passwort muss zwischen 10 und 64 Zeichen lang sein, mindestens 4 unterschiedliche Zeichen enthalten und darf kein Pluszeichen „+“ enthalten — das trennt im Zugangscode Passwort und Zugangsschlüssel. Sehr verbreitete Passwörter und solche, die aus bekannten Datenlecks stammen, lehnt Vereto ab; wählen Sie dann bitte ein anderes. Nach dem Speichern wird der vollständige neue Zugangscode noch einmal im Klartext angezeigt.

Passwort vergessen? Ein Selbst-Reset ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich. Schreiben Sie eine E-Mail an info@vereto.de mit Angabe Ihrer Mandanten- und Praxisnummer — wir setzen Ihr Passwort dann auf einen Startwert zurück, den Sie bei der nächsten Anmeldung sofort ändern müssen.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist Bestandteil jeder Anmeldung und schützt zusätzlich vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn ein Passwort bekannt würde. Seit dem 1. Oktober 2026 ist die 2-Faktor-Authentifizierung für alle Benutzer verpflichtend — wer sie noch nicht eingerichtet hat, wird nach der Anmeldung zur Einrichtung geführt (Mail-Code oder Authenticator-App); erst danach ist die Anmeldung abgeschlossen.

Authenticator-App als zweite Methode

Zusätzlich zum Mail-Code lässt sich eine Authenticator-App (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password u. a.) als zweiter Faktor einrichten — schneller als eine E-Mail und unabhängig von Zustellverzögerungen. Menüpfad: Benutzerverwaltung → 2FA verwalten — dort finden Sie beide 2FA-Methoden zusammengefasst, jede als eigene Karte mit Status und Aktions-Button.

Die App läuft auf einem separaten Gerät — in der Regel Ihrem Smartphone — und ist komplett unabhängig davon, an welchem Gerät Sie Vereto selbst nutzen (Notebook, PC, Tablet). Sie richten die App einmalig auf dem Smartphone ein; beim Anmelden werden Sie danach nur nach dem 6-stelligen Code aus der App gefragt, die App selbst wird am Vereto-Gerät nicht benötigt.

1. QR-Code scannen — die App zeigt danach alle 30 Sekunden einen neuen 6-stelligen Code. Geht das Scannen nicht, lässt sich der angezeigte Schlüssel auch manuell eintragen.
2. Code bestätigen — der aktuell angezeigte Code wird einmalig eingegeben. Erst danach ist die Einrichtung wirksam.
3. Wiederherstellungscodes sichern — 10 Einmalcodes, als PDF zum Download. Sie ersetzen die App, falls das Smartphone verloren geht oder defekt ist; jeder Code funktioniert genau einmal. Der Download ist Pflicht, bevor die Einrichtung abgeschlossen werden kann.

Nach der Einrichtung wählen Sie, ob Authenticator-App oder Mail-Code zuerst abgefragt wird — die jeweils andere Methode bleibt als Ausweichoption verfügbar (sofern eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist).

Passkey: Anmelden mit Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode

Zusätzlich zum Mail-Code oder zur Authenticator-App können Sie einen Passkey einrichten. Dann bestätigen Sie die Anmeldung einfach mit dem Entsperren Ihres Geräts (Face ID, Touch ID, Fingerabdruck oder Gerätecode), ohne einen Code abzutippen. Menüpfad: Benutzerverwaltung → 2FA verwalten → Karte „Passkey“.

1. Richten Sie zuerst den Mail-Code oder die Authenticator-App ein — der Passkey ergänzt diese Methoden und ersetzt sie nicht.
2. Geben Sie unter „Name für dieses Gerät“ eine Bezeichnung ein (z. B. „iPhone von Anna“) und klicken Sie auf „Passkey hinzufügen“. Ihr Gerät fragt nach Face ID, Fingerabdruck oder Gerätecode.
3. Bei der nächsten Anmeldung erscheint nach dem Passwort die Schaltfläche „Mit Passkey anmelden“. Die Code-Eingabe bleibt als Alternative bestehen.

Sie können bis zu 3 Passkeys einrichten (z. B. Computer und Smartphone) und jeden einzeln mit „Entfernen“ wieder löschen. Nach fünf Fehlversuchen ist die Anmeldung wie bei den anderen Methoden 15 Minuten gesperrt. Die Einrichtung ist derzeit im Browser möglich; die Vereto-App für das iPhone unterstützt Passkeys noch nicht.

11d. Tiere (Berufsgruppe Tiertherapie)

Für Tierheilpraktik, Tierphysiotherapie und Pferdeosteopathie: mehrere Tiere je Halter, Pferdedaten mit Equidenpass-Einstufung, Arzneimittel-Nachweis, Wiedervorlage und eine Leistungsvorlage mit Anfahrt.

Mehrere Tiere je Halter

Menüpfad: Halter → Tiere des Halters. Zu jedem Halter legen Sie beliebig viele Tiere an (Tierart, Name, Rasse, Geschlecht, Geburtsjahr, Chip, Gewicht, Tierarzt, Versicherung, Vorerkrankungen). Das erste Tier können Sie weiterhin direkt im Halter-Formular erfassen; weitere Tiere und alle Zusatzfelder pflegen Sie über den Link Tiere verwalten.

• Aktives Tier: In der Akte (oben links), im Körperdiagramm, im Arzneimittel-Nachweis und bei der Wiedervorlage arbeiten Sie mit dem aktiven Tier. Neue Akteneinträge und Körperdiagramm-Markierungen werden diesem Tier zugeordnet, in der Zeitleiste filtern Sie die Einträge nach Tier.
• Körperdiagramm für Tiere: Im Körperdiagramm wählen Sie oben die Figur passend zum Tier: Pferd, Hund, Katze und Kaninchen (von links, rechts, von oben und von unten) sowie Kleintier, Rind, Ziege, Schaf, Schwein, Esel, Frettchen, Vogel, Papagei, Ente und Huhn (je von links und rechts) sowie Meerschweinchen, Schildkröte und Echse (von links, rechts und von oben). Im Tierformular stehen dafür zusätzlich die Tierarten Schaf, Schwein, Esel, Kaninchen, Meerschweinchen, Frettchen, Schildkröte, Echse, Papagei, Ente und Huhn zur Verfügung; bei einem Kleintier öffnet das Körperdiagramm direkt die passende Figur. Bei Pferd, Hund, Katze und Kaninchen zeigt der Umschalter Modern/Anatomisch zusätzlich ein Muskelbild zur Orientierung, Markierungen setzen Sie in der Zeichnung. Markierungen, Schmerzintensität und Notiz funktionieren wie beim Menschen.
• Klientenart: Im Klientenformular gibt es bei Tiertherapie-Praxen das Feld Klientenart (Praxisstandard, Klient bzw. Patient (Mensch) oder Halter (Tier)). Es hält fest, ob die Person als Mensch oder als Tierhalter geführt wird. Beim Import werden Zeilen mit Tierdaten automatisch als Halter gespeichert. In Praxen mit Tier- und Menschenbereich zeigt die Seite des aktiven Klienten die passende Bezeichnung (Klient bzw. Patient oder Halter), Menüs und Listen ohne Klientenbezug heißen „Klient/Halter“. Bei der Auswahl der Aktenart für neue Einträge blenden Halter die Arten der Menschenseite aus und Klienten bzw. Patienten die Arten der Tierseite; vorhandene Einträge bleiben sichtbar, beim Praxisstandard wird nichts ausgeblendet.
• Nicht mehr in Behandlung: Mit dem Häkchen „in Behandlung“ blenden Sie ein Tier aus der Auswahl aus; seine Einträge bleiben erhalten. Löschen lässt sich ein Tier nur, solange noch nichts darauf verweist.
• Datenschutz: Name, Chip, Equidenpass-Nummer, Standort, Ansprechpartner, Tierarzt, Versicherung und Vorerkrankungen werden wie die Halterdaten verschlüsselt gespeichert.

Pferde: Lebensmittel liefernd laut Equidenpass

Bei Pferden halten Sie fest, ob das Pferd laut Equidenpass als Lebensmittel liefernd gilt (ja, nein oder nicht geklärt). Pferde gelten grundsätzlich als Lebensmittel liefernd, solange der Equidenpass nichts anderes festhält. Datum und erfassende Person speichert Vereto automatisch; solange nichts dokumentiert ist, erscheint in der Akte und im Körperdiagramm ein Pflichthinweis vor der Behandlung. Zusätzlich erfassen Sie Equidenpass-Nummer, Standort (Stall/Hof), Nutzung, Ansprechpartner (z. B. Reiter), Beschlag/Sattel und Leistungsstufe.

Arzneimittel-Nachweis

Menüpfad: Halter → Arzneimittel-Nachweis (THAMNV). Sie halten fest, welches Mittel in welcher Menge an welchem Tier angewendet wurde (Datum, Mittel, Menge, Charge, vom Tierarzt verordnet, Bemerkung). Name und Anschrift des Halters werden zum Zeitpunkt der Anwendung verschlüsselt mitgespeichert; in der Akte entsteht ein Eintrag „Arzneimittel-Anwendung“. Die Seite orientiert sich am Verbleibsnachweis nach § 3 THAMNV (Aufbewahrung 5 Jahre).

• Nicht änderbar: Nachweise können nicht geändert oder gelöscht werden; Berichtigungen erfassen Sie als neuen Eintrag mit Bemerkung.
• Export: Nachweise eines Zeitraums als CSV (Excel) oder PDF.

Tierarzt-Zusammenarbeit

In der Akte stehen die Aktenarten Tierarztbericht / Vorbefund und Rücksprache Tierarzt mit Vorlagentext zur Verfügung; PDF-Berichte legen Sie wie gewohnt im Archiv ab. Für Mitteilungen an die Tierärztin bzw. den Tierarzt gibt es die Textvorlage Mitteilung an Tierarzt (Menü Dokumente → Brief an Halter; sie wird nach interner Prüfung freigeschaltet). Geben Sie Informationen nur mit Einwilligung des Halters weiter.

Tier-Anamnese

Die Aktenart Tier-Anamnese enthält einen Fragenkatalog für den Halter (Anlass, Vorgeschichte, Haltung und Fütterung, Nutzung und Training, Verhalten; bei Pferden zusätzlich Equidenpass, Hufe und Zähne). Ein öffentlicher Link, über den Halter den Fragebogen selbst ausfüllen, folgt in einem weiteren Schritt.

Wiedervorlage

Menüpfad: Halter → Wiedervorlagen (Tiere). Pro Tier merken Sie sich Datum und Grund (z. B. „Kontrolle nach 6 Wochen“). Fällige Einträge stehen oben, im Menü sehen Sie ihre Anzahl. Es werden keine Nachrichten automatisch versendet.

Leistungsvorlage Tiertherapie und Anfahrt

Menüpfad: Stammdaten → Praxis-Stammdaten pflegen → Vorlage Tiertherapie übernehmen (nur Admin/Hauptbenutzer). Die Vorlage legt gängige Leistungen sowie Anfahrtspauschalen nach Zonen (11, 22, 44 €) und einen Kilometersatz (0,70 €) in Ihrem Leistungskatalog für die Unternehmerrechnung an. Alle Beträge sind nur Orientierung; Positionen mit 0,00 € sind Platzhalter. Bitte legen Sie Ihre Preise selbst fest.

Tier auf Rechnung und im Termin

Termin: Im Terminkalender wählen Sie beim Anlegen eines Termins das Tier des Halters aus, sofern der Halter mehrere Tiere hat. Das gewählte Tier wird dem Termin zugeordnet und in Erinnerungsmails an den Halter genannt. Rechnung: Bei der Unternehmerrechnung schlägt Vereto im Feld Zusatztext einen Satz mit dem Tiernamen vor, den Sie vor dem Erstellen ändern oder löschen können. Der Tiername ist noch kein eigenes Feld; in den Tooltips des Kalenders und in der klassischen Kalenderansicht erscheint er noch nicht. Hat der Halter mehrere Tiere, steht unter dem Zusatztext ein Hinweis, damit Sie das vorbelegte Tier prüfen.

Meldung „Code falsch oder abgelaufen“: Ein App-Code gilt nur 30 Sekunden. Stellen Sie Datum und Uhrzeit am Smartphone auf „automatisch“ (Android: Einstellungen → System → Datum und Uhrzeit; iPhone: Einstellungen → Allgemein → Datum & Uhrzeit). Zeigt die App mehrere Einträge „Vereto“, löschen Sie die alten Einträge und scannen Sie den QR-Code der aktuellen Einrichtung neu. Nach mehreren Fehlversuchen ist die Code-Eingabe 15 Minuten lang gesperrt.

Smartphone verloren oder defekt: Klicken Sie beim Anmelden auf „Keinen Zugriff mehr auf Ihre Authenticator-App? Wiederherstellungscode eingeben“ und tragen Sie dort einen Ihrer Wiederherstellungscodes im Format XXXX-XXXX ein. Sind keine Codes mehr vorhanden, ist ein Mail-Code nur möglich, wenn die E-Mail-Anmeldung zusätzlich eingeschaltet und eine gültige Adresse hinterlegt ist; andernfalls schreiben Sie an info@vereto.de. Nach der Anmeldung erzeugen Sie unter Extras → Benutzerverwaltung → 2FA verwalten neue Wiederherstellungscodes; die bisherigen werden erst ungültig, wenn Sie die neuen als PDF heruntergeladen und mit „Fertig“ bestätigt haben.

11e. Physiotherapie (privat)

Für Physiotherapie-Praxen mit Selbstzahlern: Verordnungen mit Sitzungskontingent, Wiedervorlagen, Physio-Befund mit Messwerten, Hausbesuch im Terminkalender sowie Termin- und Leistungsvorlagen.

Direkt zu: Berufsprofil · Verordnungen · Verordnung bei Rechnung und Quittung · Wiedervorlage · Physio-Befund · Hausbesuch · Vorlagen

Berufsprofil „Physiotherapie (privat)“

Menüpfad: Praxisdaten → Praxisdaten (Zeile „Berufsgruppe(n)“). Das Berufsprofil bestimmt, welche Bausteine und Menüpunkte Ihre Praxis sieht. Sie können es nicht selbst ändern; der Support weist es zu (info@vereto.de). Praxen ohne zugewiesene Berufsgruppe arbeiten unverändert im bisherigen Funktionsumfang („Standard“). Sind mehrere Berufsgruppen zugewiesen, sehen Sie die Bausteine aller dieser Berufsgruppen.

Verordnungen und Sitzungskontingent

Menüpfad: Klientendaten → Person aktivieren → Akte → Reiter Verordnungen. Mit + Neue Verordnung / Kontingent legen Sie für die aktive Person eine Verordnung (Rezept) oder ein Sitzungskontingent an. Pflicht sind Anzahl Sitzungen und Ausgestellt am; optional Gültig bis, ausstellende Stelle / Arzt, Heilmittel, Diagnose, ICD-Code und Notiz (verschlüsselt gespeichert wie die übrigen Akte-Inhalte).

• Zähler: Jede Verordnung zeigt „x von y Sitzungen“ mit Fortschrittsbalken und den Status Aktiv, Erschöpft, Abgelaufen oder Abgeschlossen; Warnhinweise erscheinen bei bald endender oder abgelaufener Gültigkeit, bei nur noch einer Sitzung und bei erschöpftem Kontingent.
• Sitzung zählen: Mit Datum und Sitzung zählen zählen Sie von Hand. Sitzungen, die durch eine Rechnung entstehen, zählt Vereto automatisch („aus Rechnung“ mit Rechnungsnummer). Ein Behandlungstag zählt pro Verordnung nur einmal. Wird die Rechnung storniert, wird die von ihr gezählte Sitzung wieder freigegeben; von Hand gezählte Sitzungen bleiben.
• Abschließen / Wieder öffnen: Eine abgeschlossene Verordnung lässt sich nicht mehr für Rechnungen auswählen.
• Berechtigungen: Anzeigen mit dem Recht Patientenakte (Lesen); Anlegen, Bearbeiten und Zählen mit dem Recht Bearbeiten. Das Löschen einer Verordnung, das Zurücknehmen einer Zählung und das Ändern von Anzahl, Ausstellungsdatum oder Gültigkeit bei bereits gezählten Sitzungen erfordern das Recht Löschen und werden im Audit-Log protokolliert.

Verordnung bei Rechnung, Unternehmerrechnung und Quittung

Menüpfad: Klientendaten → Unternehmerrechnung mit/ohne USt. bzw. Quittung mit/ohne Umsatzsteuer. In Praxen mit der Berufsgruppe Physiotherapie (privat) wählen Sie bei jeder Rechnung und jeder Quittung eine Verordnung der aktiven Person aus (bei der Unternehmerrechnung mit und ohne USt., bei jedem Steuerbefreiungsgrund). Vereto erstellt den Beleg nur, wenn die Verordnung zur Person gehört, zum Behandlungstag gültig ist und noch Sitzungen übrig sind. Die Zeile Ärztliche Verordnung: Aussteller, Datum schreibt Vereto selbst auf den Beleg.

• Rechnung: Jeder Behandlungstag der Rechnung zählt als eine Sitzung der gewählten Verordnung (in einer Transaktion mit der Rechnung; bei einem Fehler entsteht keine Rechnung).
• Quittung: Geprüft wird, ob das Quittungsdatum zwischen Ausstellungsdatum und „gültig bis“ liegt. Eine Quittung zählt keine Sitzung, weil sie nicht storniert werden kann und dieselbe Leistung sonst doppelt gezählt würde, wenn zusätzlich eine Rechnung entsteht.
• Ausfallhonorar: Für ein echtes Ausfallhonorar (Grund „Nicht steuerbar“) ist keine Verordnung nötig. Stattdessen bestätigen Sie mit Es hat keine Behandlung stattgefunden; ohne diese Bestätigung wird die Rechnung nicht erstellt, die Bestätigung wird im Audit-Log protokolliert.

Wiedervorlage

Menüpfad: Akte → Reiter Verordnungen → Link Wiedervorlagen. Hier merken Sie sich, wann Sie sich bei einer Person wieder melden wollen (z. B. Kontrolltermin nach 6 Wochen): Fällig am und Grund eintragen und Wiedervorlage speichern. Fällige Einträge stehen oben, mit Erledigt schließen Sie einen Eintrag ab, Löschen erfordert das Recht Löschen. Der Bereich Ohne Folgetermin zeigt Personen, deren letzter Termin länger zurückliegt und für die kein künftiger Termin eingetragen ist (nur Termine der letzten 365 Tage). Es werden keine Nachrichten automatisch versendet.

Physio-Befund mit Messwerten

Menüpfad: Akte → Reiter Fachbefund. Sie erfassen je Befund (Erst-, Verlaufs- oder Abschlussbefund) beliebig viele Messzeilen (bis 40) mit Art, Bezeichnung, Seite und Wert. Jeder Befund erscheint zusätzlich als Akteneintrag „Befund Physiotherapie“ in der Zeitleiste.

• Beweglichkeit in Grad nach der Neutral-Null-Methode (−90 bis 180, je Bewegungsrichtung eine Zeile; die dreiteilige Schreibweise wie 0-0-140 wird nicht abgebildet).
• Kraft als ganzer Kraftgrad 0 bis 5 (nach Janda/MRC).
• Umfang in cm (0 bis 200); messen Sie am besten immer in gleicher Höhe und schreiben Sie die Messhöhe in die Bezeichnung.
• Schmerz 0 bis 10 und frei benannte Funktions-Scores.
• Verlaufsvergleich: Die Werte der Befunde stehen nebeneinander (links der Erstbefund) mit der Veränderung vom ersten bis zum letzten Wert. „besser/schlechter“ ist nur eine Orientierungshilfe bei Beweglichkeit, Kraft und Schmerz.
• Korrigieren und Löschen sind nur bis ca. 24 Stunden nach dem Speichern möglich (Korrigieren mit dem Recht Bearbeiten, Löschen mit dem Recht Löschen). Die vorherige Fassung wird verschlüsselt im Audit-Log gesichert.

Hausbesuch im Terminkalender

Menüpfad: Termine → Terminkalender → Neuer Termin. Mit dem Haken Hausbesuch (Termin außerhalb der Praxisräume) tragen Sie die Einsatzadresse ein (Pflicht, höchstens 150 Zeichen); Wegezeit (0 bis 600 Minuten) und Strecke (bis 999,9 km) sind optional und dienen Ihrer Dokumentation. Eine Rechnungsposition für Wegegeld legen Sie selbst an.

• Die Adresse steht in der Terminmail (Sofortmail und Verschiebungs-Info) und als Ort im Kalendereintrag; bei einem Hausbesuch wird kein Video-Link mitgeschickt. Erinnerungsmail und Absage nennen den Ort nicht.
• Ein Hausbesuch ist nicht als Blocker oder Gruppentermin möglich. Ohne das Recht Patientenakte (Lesen) bleibt die Adresse ausgeblendet.
• Unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) lässt sich eine Terminart als Hausbesuch kennzeichnen; sie ist dann nicht online buchbar.

Terminart-Vorlage und Leistungsvorlage

Terminarten: Unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) lädt der Button Vorlage für Physiotherapie-Praxen laden (9 typische Terminarten) Erstbefundung (45 Min.), Krankengymnastik (20), Manuelle Therapie (30), Manuelle Lymphdrainage (30/45/60), Massage (20), Hausbesuch (45, nicht online buchbar) und Gruppe/Kurs (60). Die Vorlage wirkt nur, solange noch keine Terminart existiert; die Dauern sind Orientierungswerte und lassen sich anpassen.

Leistungen: Stammdaten → Vorlage Physiotherapie übernehmen (nur Hauptbenutzer und Administratoren) legt 26 gängige physiotherapeutische Leistungen mit Orientierungswerten in Ihrem Leistungskatalog für die Unternehmerrechnung an. Die Beträge sind die Höchstbeträge der Bundesbeihilfe nach Anlage 9 der Bundesbeihilfeverordnung, Stand: Merkblatt „Beihilfe Heilmittel“ des Bundesverwaltungsamts, September 2026 (maßgeblich ist derzeit eine Vorgriffsregelung des Bundesinnenministeriums; der veröffentlichte Verordnungstext ist noch nicht angepasst, Prüfung vom 03.10.2026). Länder-Beihilfen und private Krankenversicherungen können abweichen.

11f Coaching (Berufsgruppe Coaching)

Für Life-/Personal-Coaching und Beratung ohne Heilkunde: Ihr Gegenüber heißt Coachee, abgerechnet wird mit der Unternehmerrechnung, und es gibt keine Heilkunde-Bausteine.

Berufsprofil „Coaching“

• Zuweisung: Das Berufsprofil weist ausschließlich der Vereto-Support zu (info@vereto.de). Praxen mit anderen Berufsgruppen oder ohne Berufsprofil sehen keine Änderung.
• Bezeichnung: Die Praxis nennt ihr Gegenüber Coachee (Plural: Coachees) in Menüs, Terminkalender, Mails und auf Belegen.
• Zusammensetzungen: Mit Bindestrich geschrieben, z. B. Coachee-Daten, Coachee-Akte, Coachee-Nr.
• Akte: Die Akte gehört zum Modul Archiv + Akte (unabhängig von der Tätigkeitsart). In der Akte erscheinen nur die Reiter Übersicht, Sitzungsnotizen, Dokumente, Termine und Notizen. Die Sitzungsnotizen sind der Verlauf mit Sitzung, Dauer, Schwerpunkt und Coach (Eintragstypen „Sitzung“, „Erstgespräch“ und „Dokumentverweis“). Befunde und Therapieplan sind in dieser Berufsgruppe nicht sichtbar.
• Keine Heilkunde-Bausteine: ICD-Diagnosen, Körperdiagramm, Anamnese für Menschen und GDT-Export sind in dieser Berufsgruppe nicht vorhanden. Die GebüH-Rechnung gibt es ebenfalls nicht.
• Abrechnung: Rechnung → Unternehmerrechnung mit USt. (19 %) oder Unternehmerrechnung ohne USt. (z. B. als Kleinunternehmer nach § 19 UStG). Bei der Neuanlage einer Coaching-Praxis ist die Tätigkeitsart „Gewerbe“ vorbelegt. Orientierung, keine Steuerberatung: Die Befreiung „§ 4 Nr. 14 a) UStG (Heilbehandlung)“ trifft auf Coaching nicht zu und steht in der Unternehmerrechnung ohne USt. für diese Berufsgruppe nicht zur Auswahl.
• Kombination: Die Berufsgruppe Coaching kann nur allein zugewiesen werden, nicht zusammen mit anderen Berufsgruppen.
• Mails: In den Fußzeilen der Terminmails steht bei Coaching-Praxen „Praxissoftware für Beratung und Begleitung“.

Textvorlage „Coaching-Vereinbarung“

Zur Berufsgruppe gehört der Entwurf einer Coaching-Vereinbarung mit Gegenstand (kein Heilberuf), Hinweisen, Honorar, Vertraulichkeit, Terminabsage, Haftung, als Anlagen eine Widerrufsbelehrung mit Muster-Widerrufsformular (nur bei Verbrauchern mit Vertragsschluss ausschließlich per Fernkommunikation) und eine Datenschutzinformation nach Art. 13 DSGVO. Der Entwurf ist als nicht anwaltlich geprüft gekennzeichnet und wird Praxen erst nach rechtlicher Prüfung freigeschaltet; er ersetzt keine Rechtsberatung.

11g Vereto Video (reines Video-Produkt)

Für Therapeutinnen, Coaches und Berater, die nur Video-Termine führen wollen: Termine, Einladungslinks und Gespräche, ohne Abrechnung, Akte und Dokumente.

Berufsprofil „Vereto Video“

• Zuweisung: Das Berufsprofil weist ausschließlich der Vereto-Support zu (info@vereto.de). Praxen mit anderen Berufsgruppen oder ohne Berufsprofil sehen keine Änderung.
• Menü: Es gibt nur die Menüs Klienten (Kontakte), Termine (Terminkalender, Terminliste, Terminanfragen, Online-Terminbuchung, Video-Sprechstunde, Ad-hoc-Meeting), Extras (Videos, Berechtigungen, Benutzerverwaltung) und das Benutzermenü.
• Gesperrt: Rechnungen, Abrechnung, Patientenakte, Dokumente und Archiv, Umsatz, Verzeichnis, Zahlungsanbieter, Praxisdaten und weitere Stammdaten. Ein Aufruf zeigt „Diese Funktion ist für Ihre Berufsgruppe nicht freigeschaltet“.
• Bezeichnung: Ihr Gegenüber heißt Klient (Plural Klienten).
• Bestellung in der Testphase: Im Profil „Vereto Video“ gibt es keinen grünen Bestell-Button. Die Hauptbenutzerin oder der Hauptbenutzer bestellt über den Menüpunkt „Vereto Video bestellen“ im Menü Extras (nur im Teststatus sichtbar).
• Kombination: Das Profil kann nur allein zugewiesen werden. Der spätere Umstieg auf die volle Vereto-Version ist ein Profilwechsel durch den Support, ohne Datenumzug: Klienten, Termine und Video-Einstellungen bleiben erhalten.

Erste Schritte

1. Anmelden, Passwort ändern und die Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten.
2. Termine → Video-Sprechstunde (Einstellungen) (nur Hauptbenutzer/Administratoren): Video-Sprechstunde aktivieren.
3. Klienten: Der Nachname ist Pflicht; Vorname, E-Mail (für die Einladung), Telefon und Mobil sind optional. Je nach Einstellung der Video-Sprechstunde erscheint im Formular zusätzlich die Auswahl für die Video-Sprechstunde (nicht festgelegt, aktiviert, deaktiviert). Ein Geburtsdatum, eine Anschrift oder Notizen werden in diesem Profil bewusst nicht erfasst.
4. Termine → Terminkalender: Termin anlegen. Die Einladung mit persönlichem Video-Link geht per E-Mail an die erfasste Adresse; Gruppentermine bis 9 Klienten sind möglich.
5. Termine → Ad-hoc-Meeting starten: Sofort-Gespräch, den Link geben Sie selbst weiter.

Gerätecheck für Klienten

Der Einladungslink führt auf eine Einstiegsseite mit Gerätecheck (meet.vereto.de), auf der Klienten vorab Kamera und Mikrofon im Browser testen können; „Gespräch direkt öffnen“ ist der Ausweichlink. Die Mail enthält zusätzlich den Hinweis „Tipp: Prüfen Sie vorab Kamera und Mikrofon“ mit Link zum reinen Gerätetest (meet.vereto.de/einstieg/?check=1). Kamera, Mikrofon und Lautsprecher werden ausschließlich im Browser geprüft: Es wird nichts aufgezeichnet oder gespeichert. Mit „Sich selbst sehen und hören“ nehmen Sie 5 Sekunden auf (wahlweise nur Ton oder mit Bild von Ihrer Kamera) und sehen bzw. hören die Aufnahme danach an, so prüfen Sie Kamera, Mikrofon und Lautsprecher bzw. Kopfhörer; die Aufnahme bleibt auf Ihrem Gerät und wird verworfen. Das „Testgespräch mit dem Echo-Bot“ ist ein automatischer Gesprächspartner in einem echten Videoraum: Er wiederholt einen gesprochenen Satz nach 3 Sekunden, zeigt ihn als Untertitel und bewertet die Verbindung mit einer Ampel (Paketverlust, Laufzeit). Es dauert höchstens 3 Minuten und es sind höchstens 2 Testgespräche gleichzeitig möglich, weitere Personen warten automatisch in einer Warteschlange. Es wird nichts aufgezeichnet oder gespeichert; die Spracherkennung läuft auf unserem Server im Arbeitsspeicher. Nach dem Ende zeigt der Gerätecheck das Ergebnis des Testgesprächs (Ampel, Mikrofon gehört, Sprache verstanden, Paketverlust, Laufzeit) und nimmt es in die Diagnose auf, die Sie über „Problem melden“ senden können. Der optionale Verbindungstest (Antwortzeit, Empfangs- und Sendegeschwindigkeit, am Ende eine Ampel: grün, gelb oder rot) überträgt dafür kurz etwa 3 MB Testdaten zu unserem Server und speichert nichts. Funktioniert etwas nicht, nutzen Sie oben rechts „Problem melden“: Der Dialog zeigt einen technischen Text (Browser, Netz, Berechtigungen, Fehlercodes, keine Namen und keine Gesprächsinhalte). Er wird nur gesendet, wenn Sie auf „An den Support senden“ klicken (Speicherung 30 Tage, nur zur Fehlersuche) oder ihn selbst kopieren bzw. per E-Mail schicken. Im Gespräch warten Klienten zunächst im Wartebereich, bis Sie sie zulassen; die Praxis sieht dazu oben den Hinweis „Gast wartet“ mit der Schaltfläche „Zulassen“ (Einzelheiten in Kapitel 4b).

Mails

Terminmails tragen in der Fußzeile „Praxissoftware für Video-Sprechstunden“ und enthalten keine Hinweise auf Heilkunde oder Abrechnung.

11h Osteopathie

Für Osteopathie-Praxen mit Selbstzahlern: osteopathische Befunddokumentation, zusätzliche Markierungsarten im Körperdiagramm, Verordnungen mit Sitzungskontingent, Wiedervorlagen, Hausbesuch und eine Leistungsvorlage ohne vorgegebene Preise.

Direkt zu: Berufsprofil · Osteopathischer Befund · Körperdiagramm · Leistungsvorlage · Rechnung

Berufsprofil „Osteopathie (Selbstzahler)“

Menüpfad: Praxisdaten → Praxisdaten (Zeile „Berufsgruppe(n)“). Das Berufsprofil bestimmt, welche Bausteine und Menüpunkte Ihre Praxis sieht. Sie können es nicht selbst ändern; der Support weist es zu (info@vereto.de). Praxen ohne zugewiesenes Berufsprofil behalten ihren bisherigen Funktionsumfang unverändert.

Zum Profil gehören: Akte mit Verlauf, Befunden und Therapieplan, Anamnese, Körperdiagramm und ICD-Diagnosen, Verordnungen mit Sitzungskontingent, Wiedervorlage, Hausbesuch sowie der osteopathische Befund und die Leistungsvorlage. Die GebüH-Rechnung gehört nicht zum Profil; abgerechnet wird über die Unternehmerrechnung.

Osteopathischer Befund

Menüpfad: Klientendaten → Person aktivieren → Akte → Reiter Fachbefund. Wählen Sie den Behandlungstag und erfassen Sie je Befund Region, System, Test, Befundart und Seite, dazu eine kurze Befundbeschreibung und die Technik. Mit + Weiteren Befund hinzufügen erfassen Sie mehrere Befunde einer Sitzung. Ergänzen Sie die Reaktion auf die Behandlung und eine Folgeempfehlung und speichern Sie. Der Eintrag erscheint als Akteneintrag „Osteopathischer Befund“ in der Zeitleiste. Für einen ausführlichen Erstbefund mit Anamnese wählen Sie in der Zeitleiste die Aktenart „Osteopathischer Erstbefund“.

Zum Erfassen ist das Recht „Bearbeiten“ für die Patientenakte nötig. Die Texte sind Ihre fachliche Dokumentation; Vereto prüft sie nicht inhaltlich.

Körperdiagramm: Markierungsarten

Menüpfad: Akte → Reiter Körperdiagramm. Bei dieser Berufsgruppe stehen zusätzlich zu den bisherigen Beschwerdearten die Markierungsarten Restriktion, Dysfunktion, Triggerpunkt und Behandelt zur Verfügung. Sie unterscheiden sich durch die Form der Markierung (Quadrat, Raute, Punkt mit Kreuz, gestrichelt und blasser); die Farbe zeigt weiterhin die Schmerzintensität. Mehrfachauswahl ist möglich.

Leistungsvorlage Osteopathie

Menüpfad: Stammdaten → Vorlage Osteopathie übernehmen (nur Hauptbenutzer und Administratoren). Die Vorlage legt gängige Leistungsbezeichnungen der Osteopathie (z. B. Osteopathische Erstbehandlung, Folgesitzung, Kurzbehandlung, Behandlung von Säuglingen und Kindern) in Ihrem Leistungskatalog für die Unternehmerrechnung an. Für Osteopathie gibt es keine eigene Gebührenordnung: Es werden keine Preise und keine Gebührenziffern vorgegeben, die Dauerangaben sind nur Orientierungswerte. Tragen Sie Ihre Preise direkt ein (leer = 0,00 €) oder ergänzen Sie sie später unter Stammdaten → Leistungen für Untern.-Rechnung. Es werden nur Positionen angelegt, die noch nicht vorhanden sind; bestehende Einträge werden nie verändert.

Rechnung, Verordnung und Wiedervorlage

Menüpfad: Rechnung → Unternehmerrechnung mit/ohne USt.. Eine Verordnung ist bei Osteopathie-Praxen keine Pflicht für die Rechnung. Wenn Sie Verordnungen und Sitzungskontingente führen möchten, nutzen Sie den Reiter Verordnungen in der Akte; die Wiedervorlage und der Hausbesuch im Terminkalender stehen wie in Kapitel 11e beschrieben zur Verfügung. Ob und wie Leistungen steuerlich oder gegenüber Kostenträgern zu behandeln sind, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung bzw. dem jeweiligen Kostenträger; Vereto gibt dazu keine Auskunft.

12 Hilfe, Videos & Support

Wo Sie weiterführende Anleitungen finden.

Menüpfad: Extras → Wie-geht-das-Videos — kurze Erklärvideos zu den wichtigsten Abläufen (Klienten verwalten, GebüH-Rechnung erstellen, Unternehmerrechnung, Terminkalender, GiroCode/Überweisung, digitale Unterschrift u. a.). Auf jeder Seite öffnet der Button „Hilfe" oben rechts einen kontextbezogenen Hilfetext (siehe Kapitel 2).

Live-FAQ-Suche auf der Startseite

Direkt auf der Startseite finden Sie unter „Vielleicht ist Ihre Frage schon beantwortet" ein Suchfeld. Tippen Sie ein Stichwort ein (z. B. „Kündigung", „Import" oder „Rechnung stornieren") — passende Antworten aus der FAQ erscheinen sofort als Liste, ohne dass Sie Vereto verlassen müssen.

Weitere Downloads unter Downloads: dieses Handbuch (auch als PDF), die vollständige Vereto-Dokumentation, AGB und AV-Vertrag.

Hilfe & FAQ auf der Vereto-Website

Zusätzlich zur Hilfe innerhalb der Anwendung gibt es die öffentliche Seite vereto.de/hilfe/ — auch ohne Anmeldung erreichbar. Sie bündelt alle Erklärvideos, die häufigen Fragen mit Suchfeld und Themenfiltern sowie dieses Handbuch an einem Ort.

Vereto weiterempfehlen

Menüpfad: Hilfe → Vereto empfehlen. Dort finden Sie Ihren persönlichen Empfehlungslink zum Testzugang. Mit „Link kopieren“ übernehmen Sie ihn in die Zwischenablage, über den Button „Als E-Mail vorbereiten“ öffnet sich eine vorbereitete E-Mail mit einem Textvorschlag, den Sie frei ändern können.

Wer über Ihren Link einen Testzugang anfragt, erhält statt der üblichen zwei Monate einen verlängerten Testzugang von drei Monaten. Der Link enthält nur eine Kennung Ihrer Praxis, damit wir die Empfehlung zuordnen können; Daten der Interessentinnen und Interessenten werden nicht an Sie weitergegeben. Eine Vergütung für Empfehlungen ist in Planung, Details folgen. Berufsrechtliche Fragen zum Empfehlen klären Sie bitte mit Ihrem Berufsverband.

Bei Fragen, die weder Hilfe-Button noch FAQ beantworten, erreichen Sie den Support unter info@vereto.de.

Support erhalten Sie per E-Mail an info@vereto.de oder über das Kontaktformular auf vereto.de. Viele Fragen beantworten die Hilfe-Videos, dieses Handbuch, die FAQ und der Hilfe-Button in jeder Programmseite.

13 Vereto-Vertrag & Kündigung

Wie Sie Ihren Testzugang zu einem Vollzugang machen — und wie eine Kündigung abläuft.

Von der Testphase zur Vollversion

Solange Sie sich in der kostenlosen Testphase befinden, erscheint oben im Kopfbereich der Button „Vereto-Bestellung" mit der Anzahl verbleibender Testtage. Darüber gelangen Sie zur Bestellseite und schließen den Wechsel in die reguläre, kostenpflichtige Nutzung mit „Vereto kostenpflichtig bestellen" ab — Stammdaten wie Klienten, Praxisleistungen und Textvorlagen sowie Ihre Termine bleiben erhalten. Alle in der Testphase erzeugten Daten (Rechnungen, Umsätze, Rechnungsnummern, Ablage und Patientenakte-Einträge) werden bei der Bestellung gelöscht, ebenso die beiden Beispielklienten Testmann und Musterfrau, sofern Sie diese nicht verändert haben.

Zusatzauswahl auf der Bestellseite: Neben „Archiv + Akte“ können Sie die Video-Sprechstunde dazubuchen (Haken; 24 € netto pro Jahr, Laufzeit 12 Monate ab dem Bestelltag). Haben Sie die Video-Sprechstunde in der Testphase eingeschaltet, ist der Haken schon gesetzt; ohne Haken wird sie mit der Bestellung wieder ausgeschaltet. Beim Praxen-Verzeichnis wählen Sie Basis (kostenlos), Plus oder Premium; es ist keine Stufe vorausgewählt; wählen Sie nichts aus, bleibt Ihre bisherige Stufe bestehen; ein gebuchtes Plus- oder Premium-Paket wird Ihnen auf der Bestellseite angezeigt. Die Bestellung können nur Administratoren und Hauptbenutzer abschließen. Ihre Auswahl steht im Bestell-PDF und wird mit der ersten Rechnung abgerechnet.

Sie erhalten während der Testphase eine Erinnerungsmail: Bestellen Sie nicht innerhalb von 2 Monaten nach Einrichtung des Testzugangs, wird er automatisch beendet und Ihre Daten werden gelöscht. Möchten Sie Vereto weiter nutzen, schließen Sie die Bestellung rechtzeitig ab — Ihre Stammdaten (z. B. Klienten) bleiben dabei erhalten.

Kündigung

Eine Kündigung erfolgt formlos in Textform gegenüber dem Support (info@vereto.de). Nach Wirksamwerden bleiben Ihre Daten noch für eine Übergangsfrist zugänglich, danach werden sie gemäß den Aufbewahrungsfristen gelöscht.

Daten sichern: Vor dem Ende Ihres Zugangs laden Sie unter Extras → Daten herunterladen Ihre Klientendaten als CSV-Datei herunter; mit der Zusatzfunktion „Archiv + Akte“ zusätzlich die archivierten Dokumente (als passwortgeschützte Zip-Datei) und die Patientenakten. Für die Sicherheit der heruntergeladenen Daten sind Sie selbst verantwortlich: Schützen Sie sie vor unberechtigtem Zugriff (z. B. durch verschlüsselte Ordner) und legen Sie eine Datensicherung an.

Für die Kündigung genügt eine formlose E-Mail an info@vereto.de mit Ihrer Benutzernummer (Mandant/Praxis-Nr.). Die Kündigung muss spätestens einen Monat vor Ablauf des Nutzungsjahres bei uns eingehen, sonst verlängert sich die Lizenz um ein weiteres Jahr. Sie erhalten eine Bestätigung mit dem genauen Beendigungstermin; bis dahin können Sie Vereto uneingeschränkt weiter nutzen. Sichern Sie Ihre Daten vorher unter Extras → Daten herunterladen (siehe unten).

14 Online-Bezahlung

Ihre Klientinnen und Klienten können Rechnungen direkt online bezahlen.

SumUp

Zahlungsanbieter einrichten

Im Menü unter Abrechnung → Zahlungsanbieter hinterlegen Sie Ihre eigenen Zugangsdaten für PayPal, Stripe, Klarna oder SumUp — auch mehrere gleichzeitig. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Ein Anbieter lässt sich erst aktivieren, nachdem der eingebaute Selbsttest erfolgreich war, damit sichergestellt ist, dass die Zugangsdaten korrekt funktionieren, bevor ein Patient darüber zahlen kann. Diese Einstellung können nur Administratoren und der Hauptbenutzer Ihrer Praxis vornehmen.

Vereto Connect — ganz ohne eigenes Zahlungsanbieter-Konto

Wer kein eigenes Konto bei einem Zahlungsanbieter einrichten möchte, kann alternativ Vereto Connect nutzen: Zahlungen laufen über Concreativs eigene Stripe-Connect-Plattform (Embedded Checkout direkt auf der Vereto-Seite, kein Redirect auf eine fremde Seite). Es fällt eine zusätzliche Plattformgebühr von 0,5 % an. Vereto Connect steht allen Praxen zur Verfügung — einfach auf der Zahlungsanbieter-Einstellungsseite das Zahlungskonto einrichten.

Zusätzlicher Schritt bei PayPal und Stripe: Webhook einrichten

PayPal und Stripe verlangen zusätzlich ein Webhook-Ziel im jeweiligen Entwicklerportal, damit Vereto automatisch erfährt, wenn eine Zahlung abgeschlossen wurde. Die passende Endpunkt-URL steht direkt auf der Vereto-Einstellungsseite bei jedem der beiden Anbieter — einfach kopieren und im Entwicklerportal einfügen. Bei Stripe legt der Einrichten-Dialog oft zwei Ziele gleichzeitig an — eines im Stil „Momentaufnahme" (Snapshot), eines im Stil „Schlank" (Thin). Vereto braucht den Momentaufnahme-Stil; löschen Sie das Schlank-Ziel, sonst erhält Vereto doppelte, teils unbrauchbare Benachrichtigungen. Klarna und SumUp benötigen diesen Schritt nicht.

So läuft es für Ihre Klientinnen und Klienten ab

Sobald mindestens ein Anbieter aktiv ist, erscheint automatisch ein Bezahllink in der Rechnungs-E-Mail. Ihre Klientin oder Ihr Klient klickt darauf, wählt den gewünschten Zahlungsweg und bezahlt direkt online — Sie sehen den Zahlungseingang danach in Ihrem Rechnungsjournal. Die klassische Überweisung bleibt weiterhin möglich; Online-Bezahlung ist ein zusätzliches Angebot, kein Ersatz.

14b Zahlungslink und Vorkasse

Lassen Sie Klientinnen und Klienten einen festen Betrag vorab online bezahlen, mit einem Zahlungslink oder als Vorkasse bei der Online-Terminbuchung.

Voraussetzung: Mindestens ein Zahlungsanbieter ist aktiv (PayPal, Stripe oder Vereto Connect, siehe Kapitel Online-Bezahlung). Klarna und SumUp werden für diese Funktionen nicht angeboten.

Zahlungslink senden

Mit einem Zahlungslink schicken Sie einer Klientin oder einem Klienten einen Bezahllink über einen festen Betrag, ohne dass dafür eine Rechnung entsteht, zum Beispiel für eine Video-Sprechstunde, die vorab bezahlt werden soll.

1. Öffnen Sie den Termin im Terminkalender und wählen Sie „Zahlungslink senden“, oder wählen Sie die Klientin bzw. den Klienten aus und öffnen Sie Abrechnung → Zahlungsanforderungen.
2. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse, tragen Sie Betrag (1,00 bis 5.000,00 EUR) und Verwendungszweck ein und wählen Sie die Gültigkeit. Betrag und Zweck können Sie aus einer Terminart mit hinterlegtem Preis übernehmen.
3. Absenden. Der Link geht per E-Mail an die gewählte Adresse.

Übersicht: Auf der Seite Zahlungsanforderungen sehen Sie alle Zahlungslinks mit ihrem Status: offen, bezahlt, abgelaufen, zurückgezogen oder erstattet. Offene Zahlungslinks können Sie erneut senden oder zurückziehen, bezahlte erstatten. Nach der Zahlung erhält die Klientin bzw. der Klient eine Quittungsmail, die Praxis eine kurze Info-Mail ohne Namen. Zahlt jemand nach dem Zurückziehen noch, wird der Betrag automatisch erstattet.

Vorkasse bei der Online-Terminbuchung

Menüpfad: Termine → Terminbuchung online (Einrichtung). Bei einer Terminart hinterlegen Sie einen Preis und schalten „Vorkasse bei Online-Buchung“ ein. Dann läuft die Buchung so:

1. Die Klientin oder der Klient bestätigt die E-Mail-Adresse wie bisher. Der gewählte Termin ist danach 30 Minuten reserviert.
2. Es folgt die Bezahlung online. Erst nach der Zahlung geht die Anfrage an die Praxis.
3. Wird nicht bezahlt, gibt Vereto die Reservierung wieder frei.

Automatische Erstattung: Der Betrag wird automatisch erstattet, wenn Sie die Anfrage ablehnen, die Anfrage ausläuft, Sie den Termin löschen oder absagen oder die Klientin bzw. der Klient vor Terminbeginn über den Storno-Link storniert. Nach Terminbeginn entscheiden Sie selbst.

14c Forum

Fragen, Vorschläge und Wünsche an das Vereto-Team und an andere Anwenderinnen und Anwender, mit Antworten, Stimmen und sichtbarem Stand der Umsetzung.

Menüpfad: Stammdaten → Forum. Das Forum sehen alle Vereto-Praxen. Bitte tragen Sie keine Namen oder Daten von Klientinnen und Klienten ein. Probleme mit Ihren Daten melden Sie per Mail.

Beitrag schreiben und antworten

1. Schreiben Sie im Kasten „Neuer Beitrag“ Ihre Frage oder Ihren Wunsch (bis 2.000 Zeichen) und wählen Sie ein Thema.
2. Mit „Beitrag senden“ erscheint er sofort im Forum. Das Vereto-Team antwortet direkt unter dem Beitrag.
3. Unter jedem Beitrag öffnet „Antworten“ das Antwortfeld. Antworten des Teams sind grün gekennzeichnet.

Ist in Ihrem Benutzerkonto eine E-Mail-Adresse hinterlegt, erhalten Sie bei einer Antwort des Teams und bei einer Änderung des Status eine kurze Mail.

Stimmen und Status

Mit „Das wünsche ich mir auch“ geben Sie einem Beitrag eine Stimme (eine je Praxis, ein zweiter Klick nimmt sie zurück). So sehen wir, was vielen wichtig ist. Das Team kennzeichnet Wünsche mit einem Status: Aufgenommen, Geplant, Erledigt (mit Versionsnummer und Link zu den Neuigkeiten dieser Version) oder Nicht geplant.

Suchen und filtern

Mit der Suche finden Sie Stichworte in Beiträgen und Antworten. Zusätzlich filtern Sie nach Thema und Status und sortieren nach den neuesten Beiträgen oder den meisten Stimmen. Ältere Beiträge erreichen Sie über „Ältere Beiträge“.

15 Patientenakte

Anamnese, Befunde, Verlauf und Therapieplan strukturiert erfassen — mit eigener Seitenleisten-Navigation.

Menüpfad: Klientendaten → Akte (nur sichtbar, wenn die Patientenakte für Ihre Praxis aktiviert ist). Die Akte gliedert sich über eine Seitenleiste in acht Bereiche: Übersicht, Anamnese, Befunde, Körperdiagramm, Verlauf, Dokumente, Termine, Therapieplan.

Übersicht: die Zeitleiste

Die Patientenakte zeigt alle Einträge als Zeitleiste mit zusätzlicher Kalenderdarstellung — chronologisch, mit Rechnungen/Dokumenten direkt als PDF-Link, einem echten „Markieren"-Button (ersetzt die frühere „====="-Konvention, bleibt aber kompatibel damit) und einem Schnellnotiz-Feld mit automatischer Vorlagen-Befüllung. Einträge lassen sich direkt in der Zeitleiste bearbeiten oder löschen. Über „Alle Termine per Mail senden" versenden Sie die komplette Terminübersicht eines Klienten in einem Schritt. Seit September 2026 ist die Zeitleiste die einzige Akte-Ansicht; die frühere tabellarische Ansicht wird nicht mehr verwendet.

Notiz vs. Dokument: Eine Notiz tippen Sie direkt im Schnellnotiz-Feld ein — sie erscheint sofort als reiner Texteintrag in der Zeitleiste, ohne dass eine Datei hochgeladen wird. Ein Dokument ist dagegen immer eine hochgeladene Datei (PDF/JPG, z. B. ein eingescanntes Protokoll oder ein Befundbericht) — entweder über den Dokumenten-Upload direkt in der Akte-Zeitleiste, oder über Dokumente → Archiv-Import. Beide Eintragsarten erscheinen gemeinsam in der Zeitleiste, lassen sich über die Filter-Reiter „Dokumente"/„Notizen" aber getrennt anzeigen.

Abrechnungsstatus der Termine: Jeder Termin-Eintrag zeigt rechts oben, ob er bereits abgerechnet ist — Abgerechnet (grün) oder Offen (orange). Ein Klick auf „Offen" öffnet direkt die Rechnungserstellung für diesen Klienten. Künftige Termine tragen bewusst keinen Status. Die Kachel Offen abzurechnen in der Seitenleiste zählt alle offenen Termine der letzten 90 Tage — genau die, die Ihnen die Rechnung anschließend als Behandlungstage vorschlägt. Nutzen Sie den Rechnungs-Workflow (siehe Kapitel Abrechnung), weist Sie zusätzlich die Startseite auf offene, noch nicht abgerechnete Termine hin.

Schnellnotiz mit eigenem Datum: Unter dem Notizfeld setzen Sie das Datum des Eintrags. Voreingestellt ist der heutige Tag; für einen Nachtrag wählen Sie ein zurückliegendes Datum. Ein Datum in der Zukunft ist nicht möglich.

Akte drucken: Der Button „Akte drucken" oberhalb der Akte druckt die Zeitleiste bzw. speichert sie als PDF — Seitenleiste, Filter und Eingabefelder werden dabei automatisch ausgeblendet.

Nachträgliche Änderungen: Einträge in der Zeitleiste der Patientenakte (z. B. Notizen) lassen sich nur etwa 24 Stunden nach dem Speichern ändern oder löschen; danach erscheinen keine Bearbeiten-Schaltflächen mehr. Die Anamnese und das Körperdiagramm sind davon nicht betroffen. Automatisch erzeugte Einträge (z. B. Rechnungs-Diagnose und Rechnungs-Leistung) sind nicht bearbeitbar. Eine spätere Korrektur nehmen Sie über einen neuen Eintrag mit passendem Datum vor.

Anamnese

Strukturierte Erfassung der Patientengeschichte: aktuelle Beschwerden, Vorerkrankungen, Operationen, Medikamente. Besonders praktisch: Sie können einen sicheren Einmal-Link erzeugen, über den Ihre Klientin oder Ihr Klient die Anamnese selbst online ausfüllt — ganz ohne eigenen Vereto-Zugang. Der Link ist nur einmal gültig und für genau diesen Klienten bestimmt.

Eigener Anamnesebogen

Die über den Einmal-Link ausgefüllten Antworten eines eigenen Anamnesebogens (Stammdaten → Eigener Anamnesebogen, Versand über die Online-Terminbuchung) sehen Sie in der Akte unter Anamnese über den Hinweis „Antworten ansehen“ — neueste zuerst, mit Frage und Antwort im Wortlaut zum Zeitpunkt des Ausfüllens. Über „Drucken / als PDF speichern“ geben Sie sie über den Druckdialog Ihres Browsers aus. Die Seite ist nur lesend; zum Einsehen genügt das Recht Patientenakte (Lesen), zum Bearbeiten des Bogens das Recht Stammdaten (Bearbeiten). Die Antworten sind verschlüsselt gespeichert; später geänderte Fragen verändern bereits eingereichte Antworten nicht.

Mehrere Fragebögen und Versand an einzelne Klienten: Sie können bis zu zehn eigene Fragebögen je Praxis mit verschiedenen Titeln anlegen (z. B. für das Erstgespräch, für Kinder oder für bestimmte Behandlungen). Im Editor wählen Sie oben einen Bogen aus oder legen einen weiteren an; ein Bogen lässt sich löschen, bereits eingegangene Antworten bleiben erhalten, ein noch offener Link zu einem gelöschten Bogen funktioniert nicht mehr. Bei der Online-Erstbuchung legen Sie unter Terminbuchung online (Einrichtung) im Feld „Fragebogen bei Erstbuchung“ fest, welcher Bogen verschickt wird („Automatisch“ nimmt den ältesten aktiven). Zusätzlich können Sie einen Fragebogen gezielt an einen Klienten senden: in der Akte unter Anamnese mit „Link an Patient senden (E-Mail)“, dort wählen Sie den Fragebogen (oder den festen Vereto-Fragebogen). Der Link ist 7 Tage gültig und nur einmal verwendbar; ein neuer Versand ersetzt einen noch offenen Link. Die Antworten kommen wie gewohnt bei Ihnen an und werden von Ihnen übernommen.

Angaben im Vertragstext, Ort/Datum, Unterschrift der Praxis: Im Vertragstext des eigenen Bogens können Sie Platzhalter in doppelten eckigen Klammern verwenden, z. B. [[Vorname]], [[Nachname]], [[Straße]]. Vereto setzt dort die Antwort auf die gleichnamige Frage Ihres Bogens (Freitext) ein, die Person sieht den Text sofort mit ihren Angaben, und der bestätigte Text wird so gespeichert. [[Datum]] ergibt das heutige Datum. Legen Sie die passenden Fragen (z. B. „Vorname“, „Nachname“, „Straße“, „PLZ und Ort“, „Geburtsdatum“) vorher im Bogen an. Bei aktiver Unterschrift trägt die Person zusätzlich den Ort ein; das Datum setzt Vereto automatisch, beides erscheint in den Antworten. Mit dem Haken Meine gespeicherte Unterschrift als Unterschrift der Praxis im Vertrag zeigen wird Ihre in den Praxisdaten hinterlegte Unterschrift im Vertrag und in den Antworten angezeigt. Vereto gibt keine Rechtsberatung; lassen Sie Ihren Vertragstext bei Bedarf rechtlich prüfen.

Zwischenspeichern beim Ausfüllen: Unterbricht eine Klientin oder ein Klient das Ausfüllen des Anamnesebogens, speichert Vereto den Zwischenstand automatisch im Browser auf demselben Gerät (nicht bei Vereto und nicht auf dem Server). Beim erneuten Öffnen desselben Links auf diesem Gerät wird der Entwurf wiederhergestellt, ein Hinweis weist darauf hin, mit „Entwurf verwerfen“ beginnt man neu. Der Entwurf wird nach 14 Tagen, nach dem Absenden oder beim Verwerfen gelöscht. Einwilligung und Unterschrift werden nie zwischengespeichert und müssen vor dem Absenden jedes Mal neu gegeben werden. Auf einem anderen Gerät oder in einem anderen Browser ist der Entwurf nicht vorhanden.

Vorschau und Druck: Im Editor öffnet „Vorschau / Drucken“ die zuletzt gespeicherte Fassung als leeren Bogen (Fragen, Ankreuzfelder, Vertragstext, leeres Unterschriftsfeld) — zur Kontrolle oder zum Ausdrucken, z. B. für Klienten ohne Computer. Ungespeicherte Änderungen im Editor sind darin nicht enthalten.

Vertrag / Zustimmung und Unterschrift (optional): Unter den Fragen kann der Bogen einen eigenen Text (z. B. Ihren Behandlungsvertrag oder eine Vereinbarung) mit Zustimmungs-Haken und einem Unterschriftsfeld enthalten. Sie legen im Editor den Vertragstitel und -text fest, ob die Zustimmung verlangt wird und ob die Unterschrift aus, optional oder Pflicht ist. Der Text wird mit dem Einmal-Link der Erstbuchung mitgeschickt; der Klient liest ihn, setzt den Haken und unterschreibt mit Maus oder Finger. In der Akte sehen Sie unter „Antworten ansehen“ den Vertragstext in der damals gültigen Fassung, den Zeitpunkt der Zustimmung und die Unterschrift als Bild; beides lässt sich mitdrucken. Hinweise: Der Text ist Ihr eigener Text — Vereto prüft ihn nicht und ersetzt weder Aufklärung noch Rechtsberatung. Die Zustimmung ist von einer Einwilligung in die Behandlung getrennt. Die Unterschrift ist eine über den persönlichen Link abgegebene einfache elektronische Unterschrift als Bild ohne Identitätsprüfung. Ändern Sie den Bogen, während ein Klient ihn ausfüllt, muss er die aktuelle Fassung erneut bestätigen.

Befunde

Strukturierte körperliche Untersuchung — u. a. Beweglichkeit, neurologischer Status, Muskelkraft — inklusive der Möglichkeit, eine Datei (z. B. einen Befundbericht) direkt anzuhängen.

Körperdiagramm

Farbig unterschiedene Körperregionen (links/rechts getrennt) mit einer anatomischen Wirbelsäulen-Illustration, die zu jedem Abschnitt Funktion und häufige Beschwerden anzeigt. Schmerzen lassen sich strukturiert erfassen (Intensität 0–10, Beschwerdeart). Über „Verlauf & Vergleich" stellen Sie zwei Behandlungstage gegenüber — Veränderungen werden als Heatmap sichtbar.

Über den Umschalter „Ansicht: Betrachtersicht / Patientensicht" legen Sie fest, wie links und rechts angezeigt werden: Betrachtersicht (Standard) zeigt den Körper wie aus Sicht einer außenstehenden Person — die medizinisch übliche Konvention, etwa bei Röntgen- oder Befundbildern. Patientensicht spiegelt die Darstellung, sodass links/rechts wie beim Patienten bzw. der Patientin selbst erscheint. Bereits gesetzte Markierungen bleiben bei beiden Ansichten korrekt an derselben Körperstelle zugeordnet.

Verlauf & Therapieplan

Der Verlauf zeigt den chronologischen Behandlungsverlauf mit Dauer, Schwerpunkt und Behandler. Im Therapieplan halten Sie Behandlungsziele und Maßnahmen fest, jeweils mit Frequenz, Dauer und Verantwortlichkeit.

16 Praxen-Verzeichnis

Lassen Sie sich im Verzeichnis auf vereto.de listen — kostenlos oder mit erweiterter Sichtbarkeit.

Menüpfad: Extras → Praxen-Verzeichnis (Opt-in). Das Verzeichnis ist eine öffentliche, durchsuchbare Übersicht auf vereto.de/praxen-verzeichnis/ — jede Praxis entscheidet selbst, ob und mit welchen Daten sie dort erscheint (Opt-in, standardmäßig ausgeschaltet).

Drei Stufen

Jede gelistete Praxis erhält eine eigene Profilseite unter vereto.de/praxen-verzeichnis/. Der Verweis auf Ihre eigene Website zählt als echter, für Suchmaschinen sichtbarer Link (kein „nofollow") — das Verzeichnis kann so zusätzlich helfen, Ihre eigene Website in Suchmaschinen sichtbarer zu machen.

Online-Terminbuchung auf der Profilseite

Haben Sie die Online-Terminbuchung eingerichtet (siehe Kapitel 5), erscheint auf Ihrer Verzeichnis-Einstellungsseite zusätzlich die Option „Online-Terminbuchung im Verzeichnis anzeigen" — standardmäßig aktiviert. Ihre Profilseite zeigt dann einen Button „Termin online buchen", der direkt zu Ihrem Buchungswidget führt. Ohne eingerichtete Online-Terminbuchung erscheint diese Option gar nicht erst.

17 Steuerberatung

Mandate, Zeiten, Auslagen, Honorar und E-Rechnung für Kanzleien.

Die Berufsgruppe Steuerberatung weist der Vereto-Support Ihrer Kanzlei zu (im Testzugang-Formular „Steuerberatung, Kanzlei“ wählen). Ihr Gegenüber heißt dann Mandant. Menüpfad: Steuerberatung. Die Seite hat sieben Reiter.

Mandate: Pro Mandant legen Sie ein Mandat an, mit Mandatsnummer, Rechtsform, Steuernummer, USt-IdNr., Leitweg-ID, Honorarart (Stundensatz, Pauschale) und Vollmacht.

Zeiterfassung und Auslagen: Erfassen Sie Zeiten und Auslagen je Mandat. Durchlaufende Posten rechnen Sie ohne Umsatzsteuer in einer eigenen Rechnung ab.

Honorar & Rechnung: Wählen Sie ein Mandat und die offenen Posten. Der Honorar-Assistent bereitet Rechnungspositionen nach Stundensatz, Pauschale, Vorschuss und Dauerberatung vor und übernimmt sie in die Unternehmerrechnung mit USt. Für Gebühren nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) wählen Sie den Tatbestand und geben je nach Art den Gegenstandswert (Tabellen A bis C), Betriebsfläche und Jahresumsatz (Tabelle D), die Minuten (Zeitgebühr) oder die Anzahl (Festbeträge) ein; der Satz muss im Gebührenrahmen liegen. Der Rechner prüft nicht alle Regeln zum Gegenstandswert (zum Beispiel Mindestwerte): Prüfen Sie jede Gebühr selbst.

Dauerberatung und Fristen: Die Dauerberatung rechnet regelmäßig wiederkehrende Honorare ab. Unter Fristen führen Sie Fristen und Aufgaben je Mandat; überfällige Einträge sind rot markiert.

E-Rechnung: Eine E-Rechnung entsteht aus einer Unternehmerrechnung mit USt als Nettorechnung, wenn die USt-IdNr. der Kanzlei hinterlegt ist. Der Reiter E-Rechnung listet sie. Pro Rechnung laden Sie die XRechnung als XML oder die ZUGFeRD-XML herunter. Für die XRechnung braucht Vereto E-Mail und Telefonnummer des Rechnungsstellers, die IBAN für Rechnungen und die E-Mail-Adresse des Mandanten; fehlt etwas, nennt der Download es.

Zugriff auf Kundendaten: Mit der Berufsgruppe Steuerberatung fragen Sie als Hauptbenutzer unter Zugriff auf Kundendaten bei einer Kundenpraxis den lesenden Zugriff auf deren Rechnungsjournal an (Mandant, Praxis-Nr. und E-Mail-Adresse des Hauptbenutzers der Kundenpraxis). Die Praxis gibt unter Klientendaten → Steuerberater-Zugriff für 3, 6 oder 12 Monate frei, lehnt ab oder widerruft jederzeit. Sie sehen Rechnungsnummer, Art, Betrag, Datum, Fälligkeit, Zahlungseingang und Storno, auch als CSV, aber keine Klientennamen, Akten oder Termine. Jeder Abruf wird bei der Praxis protokolliert. Eine unbeantwortete Anfrage verfällt nach 14 Tagen.

Kanzlei-Zugang (kostenlos, nur lesen): Wenn Sie Vereto nicht für Ihre eigenen Rechnungen nutzen, sondern nur die Rechnungsjournale Ihrer Mandanten einsehen möchten, richtet der Vereto-Support Ihrer Kanzlei einen kostenlosen Kanzlei-Zugang ein: Schreiben Sie uns kurz an info@vereto.de. Der Zugang hat ein eigenes, schlankes Menü mit dem Punkt Zugriff auf Kundendaten; Anfrage, Freigabe durch die Praxis, sichtbare Spalten und Protokollierung sind wie oben beschrieben. Rechnungen, Mandate und die übrigen Reiter gehören nicht zum Kanzlei-Zugang. Möchten Sie später doch selbst mit Vereto arbeiten, öffnen Sie als Hauptbenutzer Extras → Auf Steuerberatung (kostenpflichtig) wechseln und senden Sie die Anfrage; wir melden uns dann. Das Profil Steuerberatung kostet so viel wie die normale Vereto-Nutzungslizenz.

Sammel-Export (zum Beispiel für Peppol): Auf dem Reiter E-Rechnung laden Sie unter Sammel-Export alle XRechnungen eines Zeitraums (Erzeugungsdatum, höchstens drei Jahre, höchstens 500 Rechnungen) als ZIP: je Rechnung eine XML-Datei, dazu eine Übersicht als CSV, SHA-256-Prüfsummen und eine Liesmich-Datei. Rechnungen, bei denen die E-Mail-Adresse des Mandanten fehlt, werden nicht exportiert und in der Übersicht genannt. Vereto sendet nicht selbst über Peppol; die Dateien laden Sie bei einem Peppol-Zugangspunkt Ihrer Wahl oder in einem Rechnungsportal hoch. Vereto erzeugt die XRechnung im CII-Format; ob Ihr Anbieter dieses Format direkt versendet, klären Sie mit ihm. Prüfen Sie die erste Datei eines Mandanten vor dem Versand einmal mit einem Validator.