Vollständige Anleitung für den aktuellen Live-Betrieb (Version 6.15.0). Von der Anmeldung über Klienten, Termine und Rechnungen bis zu Archiv, Statistik und DATEV-Export.
So kommen Sie in Ihre Praxis-Umgebung — mit oder ohne bestehendes Passwort.
Vereto ist eine reine Web-Anwendung. Sie benötigen keine Installation — nur einen aktuellen Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge) und eine Internetverbindung. Der Zugang funktioniert auch auf Tablet und Smartphone.
https://www.vereto.de/vereto/php/h_login.php auf, oder klicken Sie auf der Vereto-Website oben im Menü auf „Vereto öffnen".
Die Anmeldemaske unter h_login.php.
Nach Eingabe von Passwort und Zugangsschlüssel erhalten Sie zusätzlich einen sechsstelligen Code per E-Mail. Geben Sie diesen Code auf der nächsten Seite ein, um die Anmeldung abzuschließen. Der Code ist zeitlich begrenzt gültig; kommt keine E-Mail an, kann ein neuer Code angefordert werden.
Aus Datenschutzgründen meldet Vereto Sie nach einer Zeit ohne Aktivität automatisch ab („Sitzung ist wegen Inaktivität beendet"). Melden Sie sich in diesem Fall einfach erneut an — Ihre bereits gespeicherten Daten gehen dabei nicht verloren, nur ungespeicherte Formulareingaben.
Interessenten können über einen kostenlosen, zeitlich begrenzten Testzugang beantragen — die Bearbeitung dauert in der Regel rund einen Werktag.
↑ Zum InhaltsverzeichnisNach der Anmeldung sehen Sie das Hauptmenü — von hier aus erreichen Sie alle Funktionen.
Das Menü ist in sechs große Bereiche gegliedert. Je nach Praxis-Einstellung (freiberuflich/gewerblich, mit/ohne Aktenführung) sind manche Unterpunkte aus- oder eingeblendet.
| Menübereich | Was Sie dort finden |
|---|---|
| Klientendaten | Klienten anlegen/bearbeiten, Klienten-Übersicht, CSV-Import, Klienten mit angefangener GebüH-Rechnung |
| Abrechnung | GebüH-Rechnung, Unternehmerrechnung, Rechnungsjournal, Rechnung stornieren, Umsatzstatistik, Umsatz ausbuchen, Quittungen, DATEV-Export |
| Stammdaten | Eigene Praxisdaten, Logo, Leistungen/Leistungsketten, Diagnosen, Textvorlagen, Aktenarten, weitere Benutzer einrichten |
| Termine | Terminkalender, Terminliste, ggf. Online-Terminanfragen/-Einrichtung |
| Extras | Vereto-Lizenzrechnungen, Wie-geht-das-Videos, Benutzerverwaltung, Infos zur E-Rechnung |
| Dokumente | Aktuelle Ablage (60 Tage), Briefe/Dokumente, dauerhaftes Archiv (falls gebucht) |
| Downloads | Handbücher, AGB, AV-Vertrag |
Die Startseite nach dem Login (hm_main.php) mit dem Hauptmenü.
Klicken Sie auf einen der sechs Menübereiche (z. B. „Abrechnung"), um die Unterpunkte aufzuklappen. Manche Unterpunkte öffnen wiederum ein weiteres Untermenü (z. B. „Klienten-Übersicht" mit den Filtern „alle" / „in Behandlung" / „nicht in Behandlung"). Auf dem Smartphone/Tablet öffnet ein Tippen auf das Menü-Symbol (drei Striche) oben rechts eine ausklappbare Seitenleiste mit denselben Bereichen.
Oben rechts im Kopfbereich jeder Seite der Anwendung finden Sie den Button „Hilfe". Er öffnet ein Fenster mit einem Hilfetext, der genau zu der Seite passt, die Sie gerade geöffnet haben — Sie müssen also nicht erst suchen, sondern bekommen direkt die Erklärung zur aktuellen Funktion (z. B. beim Ausfüllen einer Rechnung öffnet „Hilfe" die Erklärung zum Rechnungsformular, nicht eine allgemeine Übersicht). Das Fenster lässt sich einfach wieder schließen, ohne dass Ihre bisherige Eingabe verloren geht.
Klienten (Patienten) anlegen, pflegen, importieren und wiederfinden.
Menüpfad:
Das Klientenformular unter — links die Namenssuche mit vorhandenen Klienten, rechts die Stammdaten.
Über die Klienten-Auswahlliste wählen Sie einen bestehenden Klienten aus — dessen Daten erscheinen dann im Formular und er ist als „aktiver Klient" für die Rechnungserstellung ausgewählt. Der ausgewählte Name erscheint anschließend in mehreren Bereichen (z. B. Rechnung, Termin) vorbelegt.
Bei einem bereits geladenen Klienten steht der Button „Klienten kopieren" zur Verfügung. Er übernimmt nur Adress- und Kontaktdaten (Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon, Mobil, Leistungsträger, Firma, Zahlungsziel) in ein neues, noch nicht gespeichertes Formular — praktisch für Familienmitglieder oder Personen im selben Haushalt. Persönliche Daten wie Name, Geburtsdatum, E-Mail und PDF-Passwort bleiben bewusst leer und müssen neu eingegeben werden. Gespeichert wird erst, wenn Sie das Formular selbst absenden.
Über lassen sich mehrere Klienten auf einmal importieren, statt sie einzeln einzutippen. Eine CSV-Datei ist eine einfache Tabellendatei (z. B. aus Excel exportiert) — eine Muster-CSV-Datei mit der korrekten Spaltenreihenfolge steht zum Download bereit. Prüfen Sie nach dem Import die Fehlerübersicht — fehlerhafte Zeilen werden einzeln angezeigt und nicht importiert.
Diese Liste zeigt Klienten, für die bereits eine Rechnung begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurde — praktisch, um offene Vorgänge nicht zu vergessen.
Termine anlegen, verwalten und für sich selbst exportieren.
Menüpfad:
Bei vielen Klienten hilft die Checkbox „Klientenliste: nur 'in Behandlung'" oberhalb der Auswahlliste — sie blendet Klienten aus, bei denen das Häkchen „in Behandlung" (siehe Klientendaten) entfernt wurde, und hält die Liste dadurch übersichtlich.
Klicken Sie auf einen bestehenden Termin im Kalender, um ihn zu bearbeiten. Neben Datum, Zeit und Text lässt sich hier auch der zugeordnete Klient direkt in der Auswahlliste umstellen — praktisch, wenn beim Anlegen versehentlich der falsche Klient gewählt wurde. Ein Löschen und Neuanlegen ist dafür nicht mehr nötig.
Der Kalender zeigt automatisch die Feiertage des in Ihren Praxisdaten hinterlegten Bundeslands an (auch Sonderfälle wie das Kleinwalsertal, das ausschließlich österreichische Feiertage nutzt).
Der Wochenkalender unter .
Am Ende der Terminkalender-Seite finden Sie einen Kalender-Abo-Kasten. Er liefert einen einmalig einzurichtenden Link, den Sie in Ihrer eigenen Kalender-App (z. B. Google Kalender, Apple Kalender, Outlook) als Abonnement hinterlegen können — künftige Termine erscheinen dann automatisch auch dort.
Über sehen Sie alle Termine tabellarisch. Ein einzelner Zeitraum lässt sich zusätzlich als ICS-Datei herunterladen (ein Standardformat, das jede gängige Kalender-App öffnen kann) und z. B. per E-Mail versenden.
↑ Zum InhaltsverzeichnisPatienten können Termine selbst online anfragen — ganz ohne eigenen Vereto-Zugang.
Menüpfad: . Die Einstellungsseite ist in nummerierte Abschnitte gegliedert — die wichtigsten im Überblick:
1. Öffnungszeiten: Legen Sie fest, an welchen Wochentagen und in welchen Zeitfenstern online überhaupt Termine buchbar sind.
2. Terminarten: Hier bestimmen Sie, welche Terminarten online buchbar sind und wie lange sie jeweils dauern. Haben Sie noch keine eigenen Terminarten angelegt, zeigt Vereto Ihnen zusätzlich den Button „Vorlage für Psychotherapie-Praxen laden (4 typische Terminarten)" — ein Klick legt vier bewährte Terminarten (Erstgespräch, Folgesitzung, Kurzsitzung, Gruppensitzung) automatisch an, die Sie danach beliebig anpassen oder ergänzen können. Der Button erscheint nur, solange Ihre Praxis noch keine eigenen Terminarten hat, und verschwindet danach von selbst.
2b. Urlaubszeiträume (optional): Hier legen Sie Zeiträume fest, in denen online gar keine Termine buchbar sind (z. B. Urlaub, Fortbildung) — unabhängig von den unter „1. Öffnungszeiten" hinterlegten wöchentlichen Zeiten. Tragen Sie einfach ein Von-Datum und ein Bis-Datum ein; bereits angelegte Zeiträume erscheinen darunter als Liste, in der Sie Von-Datum, Bis-Datum und Grund jederzeit direkt ändern (Button „Ändern") oder den Zeitraum komplett entfernen können (Button „Löschen").
3. Konfiguration: Unter Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse legen Sie fest, wohin neue Anfragen gemeldet werden. Lassen Sie das Feld leer, gehen Benachrichtigungen automatisch an die E-Mail-Adresse Ihres Hauptbenutzer-Zugangs. Die Vorlaufzeit lässt sich wahlweise in Minuten oder — als reines Komfort-Eingabefeld daneben — in Tagen eingeben; gespeichert wird intern immer der Minutenwert. Zwei weitere Schalter finden Sie hier ebenfalls: Telefonnummer im Buchungsformular als Pflichtfeld verlangen (Standard: aus, bleibt sonst optional) sowie Erinnerungsmail (48h vorher) auch für Termine, die Sie selbst manuell im Terminkalender eintragen — nicht nur für online gebuchte (Standard: aus, nutzt die beim Klienten hinterlegte E-Mail-Adresse; bitte nur aktivieren, wenn diese Adresse tatsächlich für Terminerinnerungen genutzt werden darf).
4. Individuelle Texte (optional): Hier können Sie den Hinweistext im Buchungswidget sowie die Einleitungstexte der Bestätigungs- und Erinnerungsmail durch eigene Formulierungen ersetzen — leere Felder verwenden weiterhin den bewährten Standardtext. Ebenfalls hier: die Absageregelung. Tragen Sie hier Ihren eigenen Absagetext ein, muss der Patient bzw. die Patientin vor dem Absenden einer Online-Buchung eine Checkbox mit genau diesem Text bestätigen (Standard: keine Pflicht-Checkbox). Bleibt das Feld leer, aber die Checkbox ist aktiviert, wird ein bewährter Standardtext angezeigt. Ohne Bestätigung lehnt Vereto die Buchung serverseitig ab. Ebenso frei formulierbar: der Text der Bestätigungsseite (wird angezeigt, nachdem der Patient auf den Bestätigungslink in der E-Mail geklickt hat) sowie der Satz „Wir freuen uns auf Ihren Besuch." in der Bestätigungs-/Erinnerungsmail — praktisch z. B. für Einzelpraxen, die „Ich freue mich…" statt „Wir…" schreiben möchten.
5. Branding (optional): Hier können Sie eine eigene Akzentfarbe für das Buchungswidget wählen (Standard: Vereto-Grün) — mit Live-Vorschau direkt auf der Einstellungsseite, bevor Sie speichern.
7. Code für die eigene Website: Sie erhalten den Code für Ihre Website in drei Varianten: als einbettbares Widget (ein Skript-Tag, empfohlen), als reines iframe (für Homepage-Baukästen wie Wix/Jimdo) oder als reiner Link (z. B. für Instagram/Google-Unternehmensprofil oder die E-Mail-Signatur).
Ist an dem gewünschten Tag kein freier Termin mehr verfügbar, können sich Interessent/innen direkt im Buchungswidget auf eine Warteliste eintragen (Name, E-Mail, Telefon). Löschen Sie später im Terminkalender einen bereits vergebenen Termin an genau diesem Tag, wird die wartende Person automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass wieder ein freier Platz verfügbar ist.
Bei Terminarten, die dafür geeignet sind, kann statt eines Einzeltermins auch eine wiederkehrende Terminserie gebucht werden („Wöchentlich wiederholen") — 2 bis 12 Termine im wöchentlich gleichen Zeitfenster. Vereto prüft dabei alle gewünschten Termine der Serie zusammen: ist auch nur einer davon nicht mehr verfügbar, wird die gesamte Serie nicht angelegt, damit keine Lücken entstehen (der Patient kann es dann mit einer anderen Uhrzeit erneut versuchen). Ist die Serie vollständig buchbar, erhält der Patient eine einzige, kombinierte Bestätigungsmail mit den Bestätigungslinks für alle Termine der Serie.
Menüpfad: . Neue Online-Anfragen erscheinen hier zur Bestätigung oder Ablehnung. Erst nach Ihrer Bestätigung wird der Termin fest im Kalender eingetragen.
Der Kern von Vereto: Rechnungen an Ihre Klienten schreiben.
Menüpfad: (nur sichtbar, wenn Ihre Praxis als freiberuflich geführt wird).
Das GebüH-Rechnungsformular mit ausgewähltem Klienten und Leistungszeilen.
Menüpfad: (nur sichtbar bei gewerblicher Tätigkeit).
Funktioniert im Prinzip wie die GebüH-Rechnung, jedoch mit freier Leistungsbeschreibung/Preis statt eines festen Leistungskatalogs. Bei Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) entfällt die USt.-Auswahl automatisch.
Die Unternehmerrechnung mit freien Leistungs-/Artikelpositionen und automatischer USt.-Berechnung.
Menüpfad: . Eine Rechnung kann storniert werden — eine Stornorechnung wird erzeugt, die Originalrechnung bleibt nachvollziehbar im Rechnungsjournal erhalten (GoBD-konform, kein echtes Löschen).
Zeigt alle, offenen oder überfälligen Rechnungen — filterbar auch nach Jahr/Monat.
Wo Ihre Rechnungen, Briefe und sonstigen Dokumente landen.
Menüpfad: . Alle neu erzeugten Dokumente (Rechnungen, Briefe, Quittungen) liegen zunächst 60 Tage in der Ablage. Von dort aus können Sie Dokumente ansehen, herunterladen oder per E-Mail versenden (der Button „Mailen" erscheint nur in der Ablage, nicht im Archiv).
Die Ablage-Tabelle unter (Testdaten aus der internen Testpraxis).
Wird eine per Mail versendete Rechnung vom Empfänger-Mailserver zurückgewiesen (Bounce), erkennt Vereto das automatisch bei erneutem Öffnen der Ablage und weist Sie darauf hin — so übersehen Sie nicht, dass eine Rechnung den Klienten nie erreicht hat.
Menüpfad: (auch an andere Personen oder als Blanko-Dokument möglich). Nutzen Sie hinterlegte Textvorlagen oder schreiben Sie frei.
Da Vereto in Ihrem Auftrag personenbezogene Patientendaten verarbeitet, schreibt die DSGVO (Art. 28) einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen Ihrer Praxis und uns vor. Solange Sie noch keinen erstellt haben, finden Sie den Menüpunkt — das Dokument wird automatisch mit Ihren Praxisdaten befüllt und gilt elektronisch geschlossen, ganz ohne Unterschrift – einfach herunterladen und zu Ihren Unterlagen nehmen. Das Muster inkl. Anlage 2 (technische und organisatorische Maßnahmen) finden Sie jederzeit unter .
Nach 60 Tagen werden Dokumente automatisch aus der Ablage entfernt — sofern Sie das kostenpflichtige Archiv-Modul gebucht haben, werden sie stattdessen dauerhaft, verschlüsselt und GoBD-konform archiviert (GoBD = die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen) und bleiben über auffindbar. Ohne gebuchtes Archiv gehen Dokumente nach 60 Tagen unwiederbringlich verloren — laden Sie wichtige Dokumente rechtzeitig herunter.
Behandlungsverträge lassen sich direkt erstellen und vom Klienten mit digitaler Unterschrift (Touchscreen/Maus) unterzeichnen.
↑ Zum InhaltsverzeichnisBehalten Sie den Überblick über Zahlungseingänge und Barzahlungen.
Menüpfad: . Zeigt alle Umsätze in einem wählbaren Zeitraum, inkl. Storno-Buchungen.
Das Auswertungsformular der Umsatzstatistik.
Ermöglicht die manuelle Verbuchung eines Zahlungseingangs, der außerhalb des normalen Rechnungsflusses erfolgt ist.
Menüpfad: . Für die Dokumentation von Barzahlungen — ein separates, klassisches Kassenbuch bietet Vereto bewusst nicht an (dafür gelten strenge gesetzliche Auflagen, u. a. eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung), die Quittung deckt den typischen Anwendungsfall ab.
↑ Zum InhaltsverzeichnisÜbergeben Sie Ihre Buchungsdaten direkt an Ihren Steuerberater.
Menüpfad: . Erzeugt eine DATEV-EXTF-Buchungsstapel-Datei aus Ihren GebüH-/Unternehmerrechnungen (inklusive Stornos) für einen wählbaren Zeitraum (jeweils ein Kalenderjahr).
Das DATEV-Export-Formular mit anpassbarer SKR03-Kontenzuordnung.
Ihre Praxis, Leistungen und Textbausteine einmal richtig eingerichtet — spart bei jeder Rechnung Zeit.
Menüpfad: . Adresse, Kontaktdaten, Bankverbindung, Steuernummer, Bundesland (relevant für Feiertage und die zuständige Datenschutzaufsicht).
Das Praxisdaten-Formular unter (IBAN/Telefonnummern hier aus Datenschutzgründen geschwärzt).
Ihr Praxislogo erscheint auf Rechnungen/Briefen und oben links in der Anwendung. Gewerbliche Praxen können zusätzlich ein separates Gewerbe-Logo hinterlegen.
Legen Sie häufig verwendete Leistungskombinationen als „Leistungskette" an — bei der Rechnungserstellung fügen Sie damit mehrere Positionen mit einem Klick ein, statt jede einzeln zu suchen.
Eigene, häufig genutzte Diagnosen können praxisindividuell hinterlegt werden. Textvorlagen dienen als Bausteine für Briefe und Dokumente.
Nur sichtbar, wenn die Patientenakte für Ihre Praxis aktiviert ist — hier definieren Sie, welche Aktenarten (z. B. Anamnese, Befund) zur Auswahl stehen.
↑ Zum InhaltsverzeichnisWeitere Mitarbeiter einrichten und Ihren eigenen Zugang absichern.
Menüpfad: (nur bei freiberuflicher Tätigkeit sichtbar). Legen Sie zusätzliche Benutzerkonten für Ihre Praxis an (z. B. für Mitarbeiter), inklusive eigenem Passwort/Zugangsschlüssel.
Menüpfad: (oder über das Personen-Symbol oben rechts im Menü). Hier verwalten Sie Ihre eigenen Zugangsdaten, z. B. Passwort ändern.
Die 2FA per E-Mail ist fester Bestandteil jeder Anmeldung und schützt zusätzlich vor unbefugtem Zugriff, selbst wenn ein Passwort bekannt würde.
Wo Sie weiterführende Anleitungen finden.
Menüpfad: — kurze Erklärvideos zu den wichtigsten Abläufen (Klienten verwalten, GebüH-Rechnung erstellen, Unternehmerrechnung, Terminkalender, GiroCode/Überweisung, digitale Unterschrift u. a.). Auf jeder Seite der Anwendung öffnet der Button „Hilfe" oben rechts einen kontextbezogenen Hilfetext (siehe Kapitel 2).
Direkt auf der Startseite (hm_main.php) finden Sie unter „Vielleicht ist Ihre Frage schon beantwortet" ein Suchfeld. Tippen Sie ein Stichwort ein (z. B. „Kündigung", „Import" oder „Rechnung stornieren") — passende Antworten aus der FAQ erscheinen sofort als Liste, ohne dass Sie Vereto verlassen oder erst die Website aufrufen müssen.
Die Live-Suche auf der Startseite, hier mit dem Stichwort „Kündigung".
Weitere Downloads unter : „Vereto: Aufruf und erste Schritte" (Einstiegs-PDF), die vollständige Vereto-Dokumentation, AGB und AV-Vertrag.
Zusätzlich zur Hilfe innerhalb der Anwendung gibt es zwei öffentliche Seiten auf vereto.de, die auch ohne Anmeldung erreichbar sind:
vereto.de/hilfe/ mit Link zu diesem Handbuch.
vereto.de/faq/ mit Suchfeld und Themenfiltern.
Bei Fragen, die weder Hilfe-Button noch FAQ beantworten, erreichen Sie den Support unter vereto@concreativ.de.
Wie Sie Ihren Testzugang zu einem Vollzugang machen — und wie eine Kündigung abläuft.
Solange Sie sich noch in der kostenlosen Testphase befinden, erscheint oben im Kopfbereich der Button „Vereto-Bestellung" mit der Anzahl verbleibender Testtage. Darüber gelangen Sie zur Bestellseite und schließen den Wechsel in die reguläre, kostenpflichtige Nutzung mit dem Button „Vereto kostenpflichtig bestellen" ab. Ihre bisherigen Testdaten bleiben dabei erhalten.
Sie erhalten während der Testphase per E-Mail eine Erinnerung: Falls Sie nicht innerhalb von 2 Monaten nach Einrichtung des Testzugangs bestellen, wird der Testzugang automatisch beendet und Ihre Daten werden gelöscht. Möchten Sie Vereto weiter nutzen, schließen Sie die Bestellung rechtzeitig über den genannten Button ab — Ihre Stammdaten (z. B. Klienten) bleiben dabei erhalten.
Eine Kündigung erfolgt formlos in Textform gegenüber dem Support (vereto@concreativ.de). Nach Wirksamwerden der Kündigung bleiben Ihre Daten noch für eine Übergangsfrist zugänglich, danach werden sie gemäß den Aufbewahrungsfristen gelöscht.
vereto.de/preise/.