Hilfe & FAQ

Ja. Unter Termine → Terminbuchung-Einstellungen, Themenkarte „Mails und Erinnerungen“, Gruppe „Online gebuchte Termine“ schalten Sie „Selbst verschieben/stornieren (online gebuchte Termine)“ aus. Danach enthalten die Bestätigungs- und Erinnerungsmails keine Verschieben- und Stornieren-Links mehr, bereits verschickte Links melden „Funktion nicht verfügbar“, und die Mails bitten um eine direkte Antwort. Die Online-Buchung selbst bleibt unverändert. Standardmäßig ist der Schalter an.

Vereto Video, das reine Video-Produkt, kostet 5 € im Monat, berechnet als 60 € netto pro Jahr (zzgl. Umsatzsteuer) mit der Jahresrechnung per SEPA-Lastschrift. Die Video-Sprechstunde ist im Preis enthalten, weitere Positionen kommen nicht hinzu. Nach der Testphase bestellen Administratoren und Hauptbenutzer über die Bestellung.

Brauchen Sie später mehr (Rechnungen, Akte, Dokumente), klicken Sie auf der Startseite auf „Auf die volle Vereto-Version wechseln“ und senden eine Anfrage mit Ihrer Berufsgruppe. Der Support führt den Wechsel durch, Ihre Daten bleiben erhalten und Ihr Nutzungsjahr ändert sich nicht. Für die Restlaufzeit berechnen wir anteilig die Differenz zum regulären Jahrespreis (Differenz zu 60 € netto mal verbleibende Tage durch 365) als eigene Rechnung. Ab dem Folgejahr gilt der reguläre Jahrespreis.

Mit dem Stammdaten-Formular tragen Klientinnen und Klienten ihre Kontaktdaten selbst ein. So schalten Sie es ein:

1. Öffnen Sie Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) und schalten Sie im Bereich „Dokumente bei Erstbuchung“ den automatischen Dokumentenversand ein.
2. Setzen Sie den Haken Zusätzlich einen Link zum Stammdaten-Formular mitschicken und speichern Sie.

Bei der ersten Online-Buchung einer Person enthält die Bestätigungsmail dann einen persönlichen Link. Die Person trägt Name, Anschrift, Geburtsdatum, Telefon und E-Mail ein und stimmt der Übermittlung an die Praxis zu. Der Link ist nur einmal verwendbar und läuft ab.

Die Angaben übernehmen Sie so: Aktivieren Sie die Person in der Klientenverwaltung und öffnen Sie die Zeitleiste. Dort steht Angaben des Klienten prüfen (neu). Sie sehen die bisherigen Werte und die Angaben der Person nebeneinander und wählen, welche Felder übernommen werden. Leere Felder sind vorausgewählt, bereits gefüllte überschreiben Sie nur, wenn Sie sie ankreuzen. Danach aktivieren Sie die Person noch einmal, damit die neuen Daten angezeigt werden.

Automatisch erstattet wird, wenn Sie die Anfrage ablehnen, die Anfrage abläuft, Sie den Termin löschen oder absagen oder die Klientin bzw. der Klient vor Terminbeginn über den Storno-Link storniert. Nach Terminbeginn entscheiden Sie selbst.

Wichtig: „Als abgesagt markieren“ erstattet nicht automatisch. Erstatten Sie in diesem Fall selbst auf der Seite Abrechnung → Zahlungsanforderungen, zum Beispiel wenn Sie stattdessen ein Ausfallhonorar berechnen. Mehr dazu im Handbuch, Kapitel Zahlungslink und Vorkasse.

Hinterlegen Sie in den Terminbuchungs-Einstellungen (Termine → Terminbuchung online) bei einer Terminart einen Preis und schalten Sie „Vorkasse bei Online-Buchung“ ein. Nach der E-Mail-Bestätigung ist der gewählte Termin 30 Minuten reserviert; die Klientin oder der Klient bezahlt online, und erst danach geht die Anfrage an Ihre Praxis. Wird nicht bezahlt, gibt Vereto die Reservierung wieder frei.

Voraussetzung ist ein aktiver Zahlungsanbieter (PayPal, Stripe oder Vereto Connect); Klarna und SumUp werden dafür nicht angeboten. Für wöchentliche Serien und Gruppentermine ist Vorkasse nicht möglich. Mehr dazu im Handbuch, Kapitel Zahlungslink und Vorkasse.

Ja. Seit Vereto 6.60 können Ihre Klientinnen und Klienten zusätzlich zur E-Mail-Erinnerung eine SMS 48 Stunden vor dem Termin erhalten. Sie richten das unter Termine → SMS-Terminerinnerung ein (nur Hauptbenutzer und Administratoren).

Voraussetzungen: eine eigene Einwilligung der Klientin bzw. des Klienten (Feld „SMS-Terminerinnerung“ in den Klientendaten), eine hinterlegte Mobilnummer und ein Prepaid-Guthaben. Die SMS enthält bewusst keinen Namen und keine Angabe zur Behandlung, nur Datum, Uhrzeit und Ihren Praxisnamen.

Jede tatsächlich versendete SMS kostet 25 Cent und wird von Ihrem Prepaid-Guthaben abgezogen. Es gibt keine Grundgebühr und kein Abonnement. Sie laden das Guthaben mit Karte auf (10, 20 oder 50 Euro netto, zuzüglich 19 % Umsatzsteuer; abgebucht werden 11,90, 23,80 bzw. 59,50 Euro, gutgeschrieben wird der Nettobetrag); es verfällt nicht. Für jede Aufladung erhalten Sie automatisch eine Rechnung als PDF per E-Mail. Ist das Guthaben aufgebraucht, ruht der SMS-Versand, die E-Mail-Erinnerung läuft unverändert weiter.

Ja. Eine SMS-Terminerinnerung ist nicht vom normalen Behandlungsvertrag gedeckt. Sie brauchen je Klientin oder Klient eine eigene, dokumentierte Einwilligung, die Sie in den Klientendaten im Feld SMS-Terminerinnerung eintragen. Ohne Einwilligung wird keine SMS versendet. Das System prüft das bei jedem Versand erneut, ein Widerruf wirkt also sofort.

Ja, freiwillig. Beim Aufladen mit Karte können Sie ausdrücklich zustimmen, dass Stripe das Zahlungsmittel für spätere Zahlungen speichert; Vereto speichert nur Referenzen, die Kartenmarke und die letzten vier Ziffern. Danach legen Sie unter SMS-Terminerinnerung → Automatisches Nachladen fest, bei welchem Guthaben wie viel nachgeladen wird. Es wird höchstens einmal in 24 Stunden und höchstens dreimal je Kalendermonat nachgeladen. Schlägt eine Zahlung fehl, wird die Automatik ausgeschaltet. Mit „Zahlungsmittel entfernen“ widerrufen Sie Ihre Zustimmung jederzeit.

Ja. In den Einstellungen der Online-Terminbuchung können Sie bei einer Terminart mit „Video-Call“ den Haken „Link selbst senden“ setzen. Online gebuchte Termine dieser Terminart gehen dann ohne Video-Link in die Terminmails, zum Beispiel in die Bestätigung.

Den Link senden Sie selbst, etwa nach Zahlungseingang: Öffnen Sie den Termin im Terminkalender und klicken Sie auf „Video-Link jetzt an Klient senden“. Der Klient erhält eine E-Mail mit seinem persönlichen Video-Link; danach laufen weitere Mails zu diesem Termin wieder mit Link.

Alle anderen Terminarten und von Hand im Kalender angelegte Termine bleiben unverändert. Bei Gruppenterminen senden Sie den Link über „Einladung an alle senden“.

Die Einstellung finden Sie unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) in der Karte „Mails und Erinnerungen“, im Bereich „Mails und Links für manuell angelegte Termine“. Dort steht der Schalter „Info-Mail bei jedem neuen manuellen Termin“. Schalten Sie ihn ein und klicken Sie auf „Buchungsregeln und Mails speichern“. Über die Seitennavigation kommen Sie direkt zur Karte „Mails und Erinnerungen“.

Ist die Einstellung eingeschaltet, geht die Info-Mail beim Anlegen eines Termins automatisch an den Klienten. Sie müssen dann nicht zusätzlich auf „Termin an Klient senden“ klicken, sonst bekommt der Klient zwei Mails zum selben Termin. Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse beim Klienten.

Ja. Unter Stammdaten → Eigener Anamnesebogen können Sie bis zu zehn eigene Bögen mit unterschiedlichen Titeln anlegen, zum Beispiel für das Erstgespräch, für Kinder oder für bestimmte Behandlungen. Einen Bogen können Sie jederzeit bearbeiten, ansehen oder löschen; bereits eingegangene Antworten bleiben erhalten.

Verschickt wird ein Bogen auf zwei Wegen: Bei der Online-Erstbuchung legen Sie unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) mit „Fragebogen bei Erstbuchung“ fest, welcher Bogen verschickt wird (Automatisch nimmt den ältesten aktiven). Gezielt an einen einzelnen Klienten senden Sie ihn in der Patientenakte unter Anamnese mit „Link an Patient senden (E-Mail)“ und wählen dort den Fragebogen. Der Link ist 7 Tage gültig und nur einmal verwendbar; ein neuer Versand ersetzt einen noch offenen Link.

Die Antworten werden verschlüsselt gespeichert und kommen wie gewohnt bei Ihnen an, Sie übernehmen sie in die Akte.

Ja, mit dem eigenen Anamnesebogen (Stammdaten → Eigener Anamnesebogen). Unter den Fragen können Sie einen eigenen Text ergänzen, zum Beispiel Ihren Behandlungsvertrag, mit einem Zustimmungs-Haken und einem Unterschriftsfeld. Sie legen fest, ob die Zustimmung verlangt wird und ob die Unterschrift aus, optional oder Pflicht ist. Der Text geht mit dem persönlichen Einmal-Link der Erstbuchung an Ihre Klientin oder Ihren Klienten, die oder der ihn liest, zustimmt und mit Maus oder Finger unterschreibt.

In der Patientenakte sehen Sie unter Anamnese → „Antworten ansehen“ den Vertragstext in der damals gültigen Fassung, den Zeitpunkt der Zustimmung und die Unterschrift als Bild; alles lässt sich ausdrucken. Mit „Vorschau / Drucken“ im Editor sehen Sie den leeren Bogen vorab oder drucken ihn für Klienten ohne Computer aus.

Hinweise: Der Text ist Ihr eigener Text, Vereto prüft ihn nicht und ersetzt weder Aufklärung noch Rechtsberatung. Die Zustimmung ist von einer Einwilligung in die Behandlung getrennt. Die Unterschrift ist eine über den persönlichen Link abgegebene einfache elektronische Unterschrift als Bild, ohne Identitätsprüfung.

Ja. Öffnen Sie Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) und legen Sie bei den Öffnungszeiten ein Zeitfenster an. Wählen Sie dort bei „Gilt für“ die gewünschte Terminart, zum Beispiel Ihr kostenloses Beratungsgespräch. Sobald eine Terminart eigene Zeitfenster hat, ist sie nur noch in diesen Zeitfenstern online buchbar (an allen Wochentagen, mehrere Fenster pro Tag sind möglich). Alle anderen Terminarten behalten Ihre allgemeinen Öffnungszeiten.

Auch bei einer Umbuchung über den Link in der Bestätigungsmail werden nur die Zeiten der jeweiligen Terminart angeboten. Löschen Sie eine Terminart, werden ihre Zeitfenster mit gelöscht. Das Buchungs-Widget lässt sich aktivieren, wenn allgemeine Zeitfenster vorhanden sind oder jede online buchbare Terminart eigene Zeitfenster hat.

Ja. In der Testphase ist die Video-Sprechstunde kostenlos und ohne Bindung. Sie aktivieren sie unter „Termine → Video-Sprechstunde“ mit dem Haken „Video-Sprechstunde aktiv“ und können sie sofort ausprobieren.

Kostenpflichtig (24 € netto pro Jahr, 12 Monate Laufzeit) wird sie erst mit Ihrer Bestellung, wenn Sie Kunde werden. Wenn Sie die Video-Sprechstunde dann weiter nutzen möchten, brauchen Sie nichts weiter zu tun, sie läuft einfach weiter.

Vereto Video ist die schlanke Variante für Praxen, die vor allem Gespräche per Video führen: Termine, Klientenkontakte, Einladungslinks und Video-Sprechstunde, ohne Rechnungen, Akte und Abrechnung. Für Praxen mit Selbstzahlern und Privatpatientinnen und -patienten: Heilpraktikerinnen und Heilpraktiker, Psychotherapie (HPG), Physiotherapie, Coaching und Beratung.

Die Gespräche laufen auf unserem eigenen Server in der EU, der Zugang ist nur mit persönlichem Einladungslink möglich, die Übertragung ist verschlüsselt, und es wird nichts aufgezeichnet. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir auf Anfrage bereit. Das Profil richtet unser Support ein; schreiben Sie uns dazu einfach über das Kontaktformular.

Ja. Öffnen Sie im Gespräch in der Symbolleiste das Menü Weitere Einstellungen (drei Punkte) und wählen Sie Whiteboard anzeigen. Alle im Gespräch können darauf gemeinsam zeichnen und schreiben, zum Beispiel für Skizzen oder Übungen.

Daneben stehen Chat, Bildschirmfreigabe, „Hand heben“, Kachelansicht und Vollbild zur Verfügung. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Weitere Informationen finden Sie im Online-Handbuch.

Wartet jemand, erscheint oben im Gesprächsfenster ein Hinweis wie „1 Gast wartet“ mit der Schaltfläche Zulassen. Ein Klick öffnet das Teilnehmer-Fenster: Dort lassen Sie wartende Personen einzeln zu oder lehnen sie ab; warten mehrere, holen Sie mit Alle zulassen alle auf einmal in das Gespräch. Das gilt für Termine und für Ad-hoc-Meetings.

Sind Sie noch nicht im Raum, wenn jemand wartet, schickt Vereto Ihnen eine Warteraum-Mail mit Direktlink (aus Datenschutzgründen ohne Namen). Verlässt jemand das Gespräch und tritt erneut bei, wartet die Person wieder im Wartebereich. Mehr dazu im Online-Handbuch.

Der Gerätecheck ist ein kurzer Test im Browser für Kamera, Mikrofon und Lautsprecher. Ihre Klientinnen und Klienten können ihn vor dem Termin ohne Anmeldung aufrufen: meet.vereto.de/einstieg/?check=1. Jede Terminmail mit Video-Link enthält dazu den Hinweis „Tipp: Prüfen Sie vorab Kamera und Mikrofon“. Auch der Einladungslink selbst beginnt mit demselben Gerätecheck.

Der Test läuft ausschließlich im Browser, es wird nichts aufgezeichnet oder übertragen. Wird die Kamera nicht erkannt, hilft meist die Browser-Berechtigung für die Seite meet.vereto.de; am iPhone und iPad bitte Safari verwenden und den Link nicht in der Vorschau einer Messenger-App öffnen.

Ihre Klientinnen und Klienten brauchen weder ein Konto noch eine Software. Sie erhalten mit der Terminbestätigung einen persönlichen Einladungslink und öffnen ihn im Browser (am iPhone bitte in Safari). Der Link führt auf eine Einstiegsseite: Dort lassen sich Kamera, Mikrofon und Lautsprecher vorab prüfen, danach geht es mit „Gespräch beitreten“ weiter.

Zunächst warten Ihre Klientinnen und Klienten im Wartebereich. Die Praxis wird benachrichtigt und lässt sie zu; erst dann beginnt das Gespräch. Es läuft über unseren eigenen Server in der EU, wird verschlüsselt übertragen und nicht aufgezeichnet. Jeder Link gilt für eine Person und eine gleichzeitige Verbindung. Funktioniert die Einbettung einmal nicht, steht unten auf der Seite immer der Ausweichlink „Gespräch direkt öffnen“. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Online-Handbuch.

Ja. Klicken Sie den Termin im Kalender an und wählen Sie im Termin-Fenster Als abgesagt markieren. Der Termin bleibt im Kalender sichtbar (grau-schraffiert und durchgestrichen), erscheint aber nicht mehr unter „Noch nicht abgerechnete Termine“, löst keine Erinnerung aus und gibt den Zeitraum für Online-Buchungen wieder frei. Ein Video-Link wird ungültig, im Kalender-Abo fehlt der Termin.

Es wird keine E-Mail an die Klientin oder den Klienten gesendet; möchten Sie informieren, teilen Sie die Absage selbst mit. Mit Absage zurücknehmen machen Sie die Markierung jederzeit rückgängig. Bereits abgerechnete Termine lassen sich nicht absagen. Bei einer Terminserie gilt die Markierung nur für den geöffneten Termin.

Öffnen Sie Termine → Wunschtermine / Warteliste. Dort sehen Sie alle Personen, die sich über das Buchungswidget eingetragen haben, mit Eingangsdatum, Wunschdatum, Terminart, Name, E-Mail, Telefon, Wunsch und Status. Melden Sie sich bei der Person und klicken Sie danach auf Erledigt; mit „Wieder öffnen“ machen Sie das rückgängig, „Löschen“ entfernt den Eintrag endgültig.

Bei jedem neuen Eintrag erhalten Sie automatisch eine kurze Info-Mail. Diese ist für alle Praxen standardmäßig eingeschaltet; abschalten können Sie sie unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) beim Warteliste-Haken.

Öffnen Sie Termine, Terminkalender und legen Sie einen neuen Termin an. Setzen Sie den Haken Hausbesuch (Termin außerhalb der Praxisräume) und tragen Sie die Einsatzadresse ein (Pflicht, höchstens 150 Zeichen). Wegezeit (bis 600 Minuten) und Strecke (bis 999,9 km) sind optional und dienen Ihrer Dokumentation; eine Rechnungsposition für Wegegeld legen Sie selbst an.

Die Adresse steht in der Terminmail und als Ort im Kalendereintrag, den die Person erhält; bei einem Hausbesuch wird kein Video-Link mitgeschickt. Ein Hausbesuch ist nicht als Blocker oder Gruppentermin möglich und nicht online buchbar. Die Funktion steht Praxen mit dem Baustein Hausbesuch zur Verfügung (Berufsprofil, vom Support zugewiesen).

Ja. In den Einstellungen der Online-Terminbuchung (Menü Termine → Terminbuchung online (Einrichtung), Abschnitt „2d. Dokumente bei Erstbuchung“) können Sie einschalten, dass Klientinnen und Klienten bei ihrer ersten Online-Buchung zusammen mit der Terminbestätigung automatisch Ihre ausgewählten Textvorlagen (z. B. den Behandlungsvertrag) als sicheren Einmal-Download-Link erhalten. Es wird bewusst kein Dokument als Anhang verschickt; der Link ist aus Datenschutzgründen nur einmal aufrufbar und läuft ab.

Zusätzlich lässt sich ein Link zum digitalen Anamnese-Fragebogen mitschicken. Die Antworten erscheinen in der Patientenakte unter Anamnese als Vorschlag und werden erst nach Ihrer Übernahme verschlüsselt gespeichert.

Bei Folgeterminen und bei Terminarten mit der Markierung „Kein Dokumentenversand“ (z. B. einem kostenlosen telefonischen Erstgespräch) wird nichts mitgeschickt; liegt bereits eine ausgefüllte Anamnese vor, entfällt der Anamnese-Link. Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet.

Ja. Auf der Verschieben-Seite (Link in der Bestätigungsmail) werden zunächst die freien Zeiten der nächsten 14 Tage angezeigt. Mit dem Button „Weitere Termine anzeigen“ kann Ihr Klient Fenster für Fenster weiter in die Zukunft blättern, bis zu dem von Ihnen eingestellten Buchungshorizont. Ihre Regeln (Mindestvorlauf, Öffnungszeiten, Feiertage, Urlaubszeiträume, bereits vergebene Termine) gelten dabei unverändert.

Ja. Seit Vereto 6.43 können Sie im Terminkalender einen Gruppentermin anlegen: Haken „Gruppentermin“ setzen und über die Klientensuche 2 bis 9 Klientinnen und Klienten auswählen. Zusammen mit Ihnen sind höchstens 10 Personen im Video-Raum.

Alle treffen sich im selben Raum, aber jede Person erhält eine eigene Einladung mit eigenem, an sie adressiertem Video-Link und Kalenderdatei – Namen und E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmenden sind darin nicht sichtbar. Moderationsrechte haben nur Sie. Jeder Link gilt nur für eine gleichzeitige Verbindung der eingeladenen Person; entfernen Sie jemanden aus der Gruppe, ist sein Link sofort gesperrt. Verschiebungen (bei eingeschalteter Info-Mail) und Absagen gehen an alle eingeladenen Teilnehmenden; ein einzelner Teilnehmer kann den gemeinsamen Termin nicht absagen oder verschieben. Abgerechnet wird je Person: Beim Erstellen einer Rechnung erscheint der Gruppentermin für jede teilnehmende Person einzeln unter „Noch nicht abgerechnete Termine“. Voraussetzung ist die aktivierte Video-Sprechstunde; Details stehen im Online-Handbuch.

Ja. Wenn Sie einen online gebuchten Termin (erkennbar am vorhandenen Storno-Token) im Kalender löschen, erhält der Patient automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sein Termin storniert wurde, inklusive Datum und Uhrzeit. Bei manuell im Kalender angelegten Terminen passiert das nicht automatisch, da dort keine automatisierte Kommunikation vorgesehen ist und nicht zwingend eine vom Patienten selbst stammende E-Mail-Adresse vorliegt — hierfür gibt es die separate Einstellung „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“.

Ja, über die Einstellung „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“ in den Terminbuchungs-Einstellungen. Ist diese aktiviert, enthalten die Info-Mails zu manuell angelegten Terminen (sowohl der Einzelversand als auch die Sammelmail „Alle Termine per Mail senden“) zusätzlich Links, über die der Patient seinen Termin selbst verschieben oder stornieren kann. Standardmäßig ist diese Einstellung ausgeschaltet.

Ja, über die Einstellung „Info-Mail bei jedem neuen manuellen Termin“ in den Terminbuchungs-Einstellungen. Ist sie aktiviert, wird die Info-Mail automatisch bei jeder Neuanlage eines manuellen Termins verschickt, statt dass Sie jedes Mal selbst auf „Termin an Klient senden“ klicken müssen. Diese Einstellung ist unabhängig von „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“ (s. FAQ „Kann ich auch bei manuell angelegten Terminen dem Klienten Verschieben-/Stornieren-Links geben?“) — Sie können also die automatische Infomail nutzen, ohne dem Patienten gleichzeitig ein Selbststorno zu ermöglichen. Standardmäßig ist auch diese Einstellung ausgeschaltet.

Ein Termin ist in Vereto immer an einen Klienten gebunden, ein Termineintrag ganz ohne Klienten ist nicht vorgesehen. Für Erstgespräche oder andere Termine, bei denen noch keine Kontaktdaten vorliegen, hat sich folgender Workaround bewährt: Legen Sie einen oder mehrere „Dummy-Klienten“ mit Nachnamen wie „!Erstgespräch-1″, „!Erstgespräch-2″ an (das Ausrufezeichen sorgt dafür, dass sie oben in der Liste stehen). Für den neuen Termin nutzen Sie zunächst einen dieser Dummy-Klienten. Sobald die echten Daten vorliegen, legen Sie den tatsächlichen Klienten separat an und benennen den Dummy-Klienten wieder zurück auf „!Erstgespräch-x“, damit er für den nächsten Fall bereitsteht.

Ja. Unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) in der Themenkarte „Kalender-Abgleich“ können Sie die private ICS-Kalender-Adresse Ihres Google-, Outlook/Microsoft-365- oder iCloud-Kalenders hinterlegen und den Haken „Kalender-Synchronisation aktivieren“ setzen. Vereto ruft diese Adresse regelmäßig ab und blockiert Ihre dort eingetragenen Termine (inklusive wiederkehrender Serien) automatisch im Online-Buchungswidget — Patient/innen können dann keinen Termin mehr online buchen, der mit einem privaten oder anderweitigen Termin kollidieren würde. Aus Datenschutzgründen werden dabei standardmäßig nur Zeitblöcke übernommen, keine Titel, Orte oder sonstigen Inhalte Ihrer externen Termine. Wenn Sie möchten, können Sie mit der Option „Titel der externen Termine im Kalender anzeigen“ (Standard: aus) den Titel anzeigen lassen: Er erscheint dann nur im Vereto-Kalender für angemeldete Mitarbeitende mit dem Recht „Patientenakte“ (Lesen), wird verschlüsselt gespeichert und nie in der Online-Buchung, im Kalender-Abo oder in E-Mails gezeigt; Orte und Beschreibungen werden weiterhin nicht übernommen. Für externe Termine ohne Endzeit legen Sie eine Ersatzdauer fest (Standard 60 Minuten). Wie weit im Voraus wiederkehrende externe Termine berücksichtigt werden, wählen Sie mit 3, 6, 12 (Standard) oder 24 Monaten; das gilt unabhängig vom Vorausbuchungshorizont der Online-Buchung.

Ja. Für jeden Termin, den Sie manuell im Terminkalender eintragen, gibt es einen Button „Termin an Klient senden“ (schickt genau diesen einen Termin als Kalenderdatei). Zusätzlich finden Sie auf der Klientenseite den Button „Alle Termine per Mail senden“ — er schickt eine Übersicht aller künftigen Termine dieses Klienten auf einmal, praktisch wenn danach gefragt wird.

In den Terminbuchungs-Einstellungen können Sie zusätzlich die „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“ aktivieren: Dann enthält jede dieser Mails zu jedem Termin auch Links, mit denen der Klient selbst verschieben oder stornieren kann — genau wie bei online gebuchten Terminen. Ohne diese Einstellung bleibt es wie bisher bei reiner Information ohne Selbst-Verwaltungs-Möglichkeit.

Wenn Sie die Info-Mail nicht mehr per Klick verschicken möchten, gibt es außerdem die Einstellung „Sofortmail für manuelle Termine“: Ist sie aktiviert, wird die Info-Mail automatisch verschickt, sobald Sie den Termin im Kalender anlegen — unabhängig davon, ob Sie die Option „Selbst verschieben/stornieren (manuelle Termine)“ aktiviert haben. Sie können also z.B. nur die automatische Benachrichtigung nutzen, ohne dem Klienten eine Storno-/Verschiebe-Möglichkeit zu geben.

Schalten Sie in den Terminbuchungs-Einstellungen unter „4. Individuelle Texte“ den Haken „Bestätigung der Absageregelung vor der Buchung verpflichtend abfragen“ ein (standardmäßig aus). Dann muss der Patient bzw. die Patientin vor dem Absenden einer Online-Buchung eine zusätzliche Checkbox bestätigen; ohne Bestätigung lehnt Vereto die Buchung serverseitig ab. Den Text der Checkbox tragen Sie im Feld „Text der Absageregelung“ ein (z. B. zu Ihrer Stornofrist). Lassen Sie das Feld leer, zeigt Vereto einen Standardtext. Ein Text allein, ohne den Haken, schaltet die Checkbox nicht ein.

Für ganze Tage oder mehrtägige Zeiträume (Urlaub, Fortbildung) tragen Sie unter „Urlaubszeiträume“ in den Terminbuchungs-Einstellungen einfach ein Von- und Bis-Datum ein — an diesen Tagen ist online dann kein Termin mehr buchbar, unabhängig von Ihren sonstigen Öffnungszeiten. Für einzelne Zeitfenster innerhalb eines Tages (z. B. eine Mittagspause) legen Sie im Terminkalender einen neuen Termin an und aktivieren dort die Option „Blocker (kein Klient, z. B. Pause)“ statt einen Klienten auszuwählen — die Zeit ist damit reserviert, ohne dass ein Klientendatensatz nötig ist, und steht dadurch auch im Online-Buchungswidget nicht mehr zur Verfügung.

Ist an einem gewünschten Tag online kein freier Termin mehr verfügbar, können sich Interessent/innen direkt im Buchungswidget mit Name, E-Mail und Telefon auf eine Warteliste eintragen. Löschen Sie später im Terminkalender einen bereits vergebenen Termin an genau diesem Tag, wird automatisch die am längsten wartende Person per E-Mail benachrichtigt, dass wieder ein Platz frei ist — sie muss den Termin dann selbst regulär buchen, eine automatische Reservierung erfolgt nicht.

Ja, bei dafür geeigneten Terminarten kann statt eines Einzeltermins auch eine wöchentliche Serie mit 2 bis 12 Terminen im gleichen Zeitfenster gebucht werden. Vereto prüft dabei alle gewünschten Termine der Serie gemeinsam: Ist auch nur ein Termin nicht verfügbar, wird die gesamte Serie nicht angelegt, damit keine Lücken entstehen — der Patient kann es dann mit einer anderen Uhrzeit erneut versuchen. Ist die Serie vollständig buchbar, erhalten Sie und der Patient jeweils eine einzige, kombinierte Bestätigung für alle Termine.

Ja. Solange Ihre Praxis noch keine eigenen Terminarten für die Online-Buchung angelegt hat, zeigt Vereto in den Terminbuchungs-Einstellungen den Button „Vorlage für Psychotherapie-Praxen laden“ — ein Klick legt vier typische Terminarten (Erstgespräch, Folgesitzung, Kurzsitzung, Gruppensitzung) inklusive passender Dauer an, die Sie danach beliebig anpassen, umbenennen oder ergänzen können. Der Button verschwindet automatisch, sobald Ihre Praxis eigene Terminarten hat.

Ja, unter „Buchungsregeln“ in den Terminbuchungs-Einstellungen können Sie den Schalter „Telefonnummer als Pflichtfeld“ aktivieren. Standardmäßig ist das Feld optional — Patient/innen können also auch ohne Telefonnummer online einen Termin anfragen, wenn Sie diesen Schalter nicht einschalten.

Ja. In den Terminbuchungs-Einstellungen geben Sie den Mindestvorlauf als Zahl mit einer Einheit ein: Minuten, Stunden oder Tage (höchstens 7 Tage). Wählen Sie z. B. „2“ und „Tage“, sind Termine frühestens übermorgen zur selben Uhrzeit buchbar. Sie müssen nicht selbst umrechnen; ein bereits gespeicherter Wert wird automatisch in der passenden Einheit angezeigt.

Ja, unter „4. Individuelle Texte“ in den Terminbuchungs-Einstellungen können Sie den Hinweistext im Buchungswidget, die Einleitungstexte der Bestätigungs- und Erinnerungsmail sowie den Text der Bestätigungsseite (die nach Klick auf den Bestätigungslink in der E-Mail erscheint) durch eigene Formulierungen ersetzen. Auch der Satz „Wir freuen uns auf Ihren Besuch.“ lässt sich anpassen — praktisch etwa für Einzelpraxen, die lieber „Ich freue mich…“ schreiben möchten. Lassen Sie ein Feld leer, verwendet Vereto weiterhin den bewährten Standardtext.

Bei online über das Buchungswidget vereinbarten Terminen versendet Vereto automatisch eine Erinnerungsmail 48 Stunden vorher. Bei Terminen, die Sie selbst manuell im Terminkalender eintragen, ist das NICHT automatisch der Fall — das würde bedeuten, dass jede im System hinterlegte Klienten-E-Mail-Adresse ungefragt für Erinnerungen genutzt wird. Möchten Sie Erinnerungsmails auch für manuell eingetragene Termine, aktivieren Sie dies bewusst unter „3. Konfiguration“ in den Terminbuchungs-Einstellungen („Erinnerungsmail auch für manuell eingetragene Termine“) — bitte nur, wenn die beim jeweiligen Klienten hinterlegte E-Mail-Adresse tatsächlich für diesen Zweck genutzt werden darf.

Die Angaben aus einer Online-Terminanfrage (Name, E-Mail, Telefon, Bemerkung) werden bereits beim Absenden verschlüsselt gespeichert und können erst gelesen werden, wenn Sie sich in Ihrer Praxis anmelden und die Anfrage bestätigen bzw. bearbeiten — ein öffentlicher, nicht angemeldeter Zugriff auf diese Daten ist damit ausgeschlossen. Der abonnierbare Kalender-Feed (siehe „Kann ich meine Vereto-Termine dauerhaft in meinem eigenen Kalender abonnieren?“) zeigt aus demselben Grund bewusst nur Zeitblöcke ohne Patientennamen. Für die Verarbeitung dieser Daten in Ihrem Auftrag gilt wie für die übrige Patientenverwaltung der mit Vereto abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) — sollten Sie noch keinen haben, können Sie ihn direkt in den Einstellungen der Online-Terminbuchung (Punkt „8. Datenschutz-Hinweis für Ihre Website“) ausfüllen. Dort finden Sie außerdem einen kopierbaren Muster-Formulierungsvorschlag für Ihre eigene Datenschutzerklärung — ein unverbindlicher Vorschlag, den Sie bitte vor Veröffentlichung mit Ihrem eigenen Datenschutzbeauftragten besprechen.

Ja. In der Themenkarte „Branding“ der Terminbuchungs-Einstellungen wählen Sie eine eigene Akzentfarbe für das Widget (mit Live-Vorschau vor dem Speichern). Zusätzlich können Sie ein eigenes Foto oder wahlweise Ihr bereits hinterlegtes Praxislogo sowie einen persönlichen Begrüßungstext hinterlegen. Für ein noch individuelleres Erscheinungsbild steht außerdem ein „Experten“-Branding zur Verfügung, mit dem Sie Hintergrund- und Textfarbe, Schriftart, Schriftgröße und Eckenradius frei bestimmen können — Vereto prüft dabei automatisch, ob der gewählte Kontrast noch gut lesbar ist.

Standardmäßig prüfen und bestätigen Sie jede eingehende Anfrage selbst unter Termine → Terminanfragen (online). Wer das nicht möchte, kann in den Terminbuchungs-Einstellungen die Option „Terminanfragen automatisch bestätigen“ aktivieren — offene Anfragen werden dann automatisch verarbeitet, sobald sich jemand aus Ihrer Praxis anmeldet, ohne dass Sie jede Anfrage einzeln durchklicken müssen.

Reagieren Sie 14 Tage lang nicht auf eine eingegangene Terminanfrage, wird sie automatisch verworfen. Der/die Patient/in erhält vorab eine kurze E-Mail mit dem Hinweis, dass die Anfrage leider abgelaufen ist, und kann bei Bedarf direkt erneut einen Termin anfragen. Damit gehen unbeantwortete Anfragen nicht einfach kommentarlos ins Leere. Über die Option „Terminanfragen automatisch bestätigen“ in den Einstellungen können Sie zudem festlegen, dass offene Anfragen automatisch verarbeitet werden, sobald sich jemand aus Ihrer Praxis anmeldet.

In den Terminbuchungs-Einstellungen können Sie eine eigene Benachrichtigungs-E-Mail-Adresse hinterlegen, an die neue Anfragen automatisch gemeldet werden. Lassen Sie dieses Feld leer, gehen die Benachrichtigungen automatisch an die E-Mail-Adresse Ihres Hauptbenutzer-Zugangs – Sie verpassen also auch ohne eigene Eintragung keine Anfrage. Möchten Sie stattdessen eine andere Adresse nutzen (z. B. ein Praxis-Postfach oder eine Kollegin/einen Kollegen), tragen Sie diese einfach unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) ein.

Unter Termine → Terminbuchung online (Einrichtung) legen Sie zunächst Ihre Öffnungszeiten sowie mindestens eine online buchbare Terminart fest. Danach können Sie das Buchungswidget aktivieren und erhalten den passenden Code für Ihre Website in drei Varianten: als einbettbares Widget, als iframe (z. B. für Wix/Jimdo) oder als reiner Link (z. B. für Instagram oder Ihr Google-Unternehmensprofil). Optional lässt sich außerdem eine eigene Akzentfarbe für das Widget wählen sowie Hinweis- und Mailtexte individuell anpassen. Eingehende Terminanfragen sehen und bestätigen Sie anschließend unter Termine → Terminanfragen (online).

Eine ausführliche Übersicht mit Screenshots zu allen Funktionen finden Sie auf unserer Seite Online-Terminbuchung.

Ja. Im Terminkalender finden Sie unter „Kalender-Abo“ einen persönlichen Link – tragen Sie ihn einmalig in Ihrer Kalender-App (Handy/PC) als Kalenderabonnement ein, danach bleiben Ihre Termine dort automatisch aktuell, ohne dass Sie erneut exportieren müssen. Aus Datenschutzgründen zeigt der abonnierte Kalender nur Zeitblöcke („Termin“), keine Patientennamen – für die vollständige Ansicht mit Namen nutzen Sie weiterhin den Terminkalender in Vereto selbst.

Eine direkte Anbindung an externe Anbieter wie Doctolib gibt es nicht. Vereto bietet aber ein eigenes, vollständig in die Anwendung integriertes Online-Terminbuchungssystem: Patient/innen können über ein Widget, ein iframe oder einen reinen Link auf Ihrer Website selbst einen freien Termin anfragen — ganz ohne eigenen Vereto-Zugang. Wie Sie das einrichten, lesen Sie unter „Wie richte ich die Online-Terminbuchung für meine Praxis ein?“.