1. E-Rechnungen erstellen:
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu erstellen, gilt nur unter Geschäftsleuten (B2B = business to business). Diese Pflicht gilt NICHT, wenn die Leistungen, um die es geht, nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG von der Entrichtung der Umsatzsteuer befreit sind, z.B. bei Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin. Damit sind von Heilpraktikern erstellte GebüH-Rechnungen von der E-Rechnungspflicht befreit. Laut § 33 Satz 4 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung sind Kleinbetragsrechnungen bis 250€ ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Wir gehen davon aus, dass Vereto-Benutzerinnen und Benutzer von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen sind, weil die Rechnungsempfänger im Regelfall Privatpersonen sind.
Außerdem gilt die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen frühestens ab 2028, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 in der Diskussion (siehe z.B. hier bei Haufe).
Auch wenn in Einzelfällen die Erstellung einer Vereto-E-Rechnung erforderlich sein sollte (Rechnung für Dienstleistungen oder Produkte über 250€ an eine Firma), gilt die E-Rechnungspflicht hierfür erst in mehreren Jahren. Es gibt daher zur Zeit keine Pläne, Vereto um eine Funktion zur Erstellung von E-Rechnungen zu erweitern.
2. E-Rechnungen empfangen und archivieren:
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in Form einer sog. XML-Datei, die z.B. von einem Buchhaltungsprogramm verarbeitet werden kann. Auf dem deutschen Markt gibt es 2 Formate:
a) „ZUGFeRD“: Das ist eine PDF-Datei, die zusätzlich die XML-Daten enthält (Hybridformat). Dies ist das für Heilpraktiker relevante Format.
b) „XRechnung“: Hier gibt es nur eine XML-Datei, die ausschließlich für weitere Verarbeitung per Programm geeignet ist. Dies ist das Rechnungsformat für den Versand von E-Rechnungen an deutsche Bundesbehörden.
Da die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format nichts anderes als eine PDF-Datei ist, braucht man für den Empfang, das Anzeigen und das Ausdrucken keine neue Vorgehensweise.
Wichtig ist aber das Thema Archivierung: Die E-Rechnung ist das Originaldokument und muss sicher und unveränderbar archiviert werden. Das Archivieren des Ausdrucks reicht für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung nicht aus! Das Abspeichern der PDF-Dateien auf einer (externen) Festplatte erfüllt nicht die Bedingung der Unveränderlichkeit.
Vereto bietet Ihnen die Lösung mit der Zusatzfunktion „Archiv + Akte“: Sie können eingehenden E-Rechnungen ins Vereto-Archiv hochladen und somit vorschriftsgemäß dauerhaft aufbewahren, zusammen mit Ihren in Vereto erstellten Dokumenten. Falls Sie bereits Vereto-Kunde sind und diese Zusatzfunktion noch nicht gebucht haben: Kein Problem, Sie können „Archiv + Akte“ auch nachträglich in Ihren Praxisdaten einschalten (bitte beachten Sie den Hilfetext). Diese Zusatzfunktion kostet z.Zt. 59,90€ pro Jahr.
Einen interessanten Artikel zum Thema E-Rechnungen finden Sie hier beim VFP.
HINWEIS: Alle Informationen und Hinweise auf dieser Website sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Falls Sie rechtlichen Rat benötigen, lassen Sie sich bitte von Ihrem Anwalt beraten.