Ja, mit Vereto können Sie auch eine E-Rechnung erstellen

1. Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, was eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

2. Betrifft mich das?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu erstellen, gilt nur unter Geschäftsleuten (B2B = business to business). Von Heilpraktikern erstellte GebüH-Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht befreit. Kleinbetragsrechnungen bis 250€ sind ebenfalls von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Somit sind nur Heilpraktiker betroffen, die Unternehmerrechnungen an Firmen erstellen (z.B. für Coaching) mit einem Rechnungsbetrag über 250€. Seit Anfang 2025 können Firmen vom Rechnungsersteller verlangen, dass die Rechnung als E-Rechnung übermittelt wird. Ab 2028 müssen Rechnungen zwischen Firmen immer als E-Rechnungen erstellt werden.

3. Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Es handelt sich um eine normale PDF-Datei, die zusätzlich Daten für die maschinelle Verarbeitung enthält. Eine Vereto-E-Rechnung erkennt man daran, dass links unten folgender Text ausgegeben wird: „E-Rechnung EN 16931“.

4. Welche Voraussetzungen müssen in Vereto für die E-Rechnungserstellung erfüllt sein?

  • In den Praxisdaten wird eine Steuernr. gespeichert, bei Tätigkeitsart 3 (freiberuflich + Gewerbe) sind es 2 Steuernummern („Steuernr.“ und „Steuernr. Gewerbe“). Für die E-Rechnung müssen mit DE beginnende Umsatzsteuer-IDs gespeichert sein.
  • In den Praxisdaten muss die Unternehmer-Rechnungsart „Nettorechnung“ ausgewählt sein.
  • Die E-Rechnung wird verschlüsselt per E-Mail an den Empfänger gesendet. Dafür muss in den Klientendaten der Firma eine Mailadresse sowie ein PDF-Passwort, das mit dem Rechnungsempfänger abgesprochen ist, gespeichert sein.

5. Wann gibt Vereto automatisch eine Rechnung als E-Rechnung aus?

  • Es wird eine Unternehmerrechnung mit oder ohne USt. erstellt (keine GebüH-Rechnung).
  • Die auf der Rechnung ausgegebene Steuernr. ist eine mit DE beginnende Umsatzsteuer-ID.
  • Es ist eine Nettorechnung.

6. Wie starte ich den Mailversand einer E-Rechnung?

In der Vereto-Ablage (Dokumente / Ablage) sind E-Rechnungen in der Spalte „Dokument“ durch den Zusatz E-Rechnung gekennzeichnet. Mit Klick auf den Button [Mailen] in der betreffenden Zeile starten Sie den Mailversand.

7. Wie werden E-Rechnungen archiviert?

Die E-Rechnung ist das Originaldokument und muss sicher und unveränderbar archiviert werden. Das Archivieren des Ausdrucks reicht für eine ordnungsgemäße Aufbewahrung nicht aus! Das Abspeichern der PDF-Dateien auf einer (externen) Festplatte erfüllt nicht die Bedingung der Unveränderlichkeit.
Vereto bietet Ihnen die Lösung mit der Zusatzfunktion „Archiv + Akte“: Sie können eingehenden E-Rechnungen ins Vereto-Archiv hochladen und somit vorschriftsgemäß dauerhaft aufbewahren, zusammen mit Ihren in Vereto erstellten Dokumenten. Falls Sie bereits Vereto-Kunde sind und diese Zusatzfunktion noch nicht gebucht haben: Kein Problem, Sie können „Archiv + Akte“ auch nachträglich in Ihren Praxisdaten einschalten (bitte beachten Sie den Hilfetext). Diese Zusatzfunktion kostet z.Zt. 59,90€ pro Jahr.

Einen interessanten Artikel zum Thema E-Rechnungen finden Sie hier beim VFP.

HINWEIS: Alle Informationen und Hinweise auf dieser Website sind allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Falls Sie rechtlichen Rat benötigen, lassen Sie sich bitte von Ihrem Anwalt beraten.